Czy wiesz, w jaki sposób możesz wykryć nieprawidłowości na wczesnym etapie i zapobiec marnotrawstwu zasobów? Skorzystaj z mapowania procesów biznesowych!
Każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie (zarządzanie produktem, proces sprzedażowy itd.) można podzielić na określone czynności, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonego celu. Mapowanie procesów biznesowych, o którym właśnie mowa, to graficzna wizualizacja tego, co się dzieje w przedsiębiorstwie i kto odpowiada za poszczególne zadania. Jest to przydatne narzędzie, które pozwala spojrzeć na firmę z szerszej perspektywy. Dzięki niemu jesteś w stanie zauważyć nieprawidłowości procesów, wyeliminować lub ograniczyć ich wpływ, zwiększyć wydajność, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. Wszystkie te kroki są kluczowe dla osiągania zysku.
Do zobrazowania przebiegu poszczególnych procesów możesz posiłkować się stworzonymi do tego narzędziami. Poniżej przytoczymy te, które są najczęściej stosowane w praktyce:
Do jego stworzenia wykorzystuje się określone symbole schematów blokowych np. prostokąty (czyli czynności, wykonywane w ramach procesu), strzałki (wskazujące kierunek działania), romby (będące punktami, gdzie należy podjąć decyzję) itd. Stworzenie takiego diagramu jest bardzo proste i pozwala na zobrazowanie wielu procesów m.in. sprzedażowych czy produkcyjnych.
Jest podobna do powyżej opisanego diagramu przepływu procesu, często wykorzystywana w ramach strategii lean management. Strumień wartości jest rozumiany jako wszystkie działania podejmowane przez przedsiębiorstwo w ramach procesów operacyjnych. Z kolei stworzenie jego mapy polega na zestawieniu stanu obecnego ze stanem przyszłym. Analizując stan obecny, należy w szczególności zwrócić uwagę na czas wykonywania określonych czynności. Stan przyszły (idealny, do którego powinniśmy dążyć) przedstawia czas, w którym produkt powinien być gotowy i trafić do klienta, aby spełnić jego potrzeby. Pojawiające się rozbieżności pomiędzy stanem obecnym, a przyszłym są tzw. wąskimi gardłami, prowadzącymi do marnotrawstwa zasobów i zmniejszonej wydajności.
Jest podobnym sposobem, choć nieco bardziej rozbudowanym od diagramu przepływu. Wynika to z faktu, że oprócz opisu poszczególnych działań w ramach procesu, uwzględnia kategoryzację na działy oraz zawiera osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań. Dzięki temu łatwiej jest zauważyć relacje pomiędzy punktami, biorącymi udział w danym przedsięwzięciu.
Jest to skrót od następujących słów Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customer. Zwraca uwagę na wybranych interesariuszy zaangażowanych w procesy firmy oraz czynności, wynikające z owych procesów.
Na rynku jest wiele narzędzi BPM, które znacząco ułatwiają kierowanie biznesem. Jako jedne z popularniejszych możemy wyróżnić Kissflow, Nintex, Kreator Zoho i wiele innych. W zależności od Twoich potrzeb możesz poszukać najlepszego oprogramowania dla siebie.
Opracowanie mapy procesów biznesowych wymaga poświęcenia nieco czasu i uwagi. Jednakże zapewniamy, że jest to inwestycja, której efekty dostrzeżesz w przyszłych wynik Twojego przedsiębiorstwa. Jakie korzyści dostrzeżesz po zastosowaniu mapowania procesów biznesowych?
Zobrazowanie poszczególnych czynności pozwala im się przyjrzeć z obiektywnej strony, co ułatwi Ci podejmowanie decyzji strategicznych, ulepszanie procesów.
Zidentyfikowanie wąskich gardeł, ograniczających wydajność procesów, jest pierwszy krokiem do usunięcia lub zmniejszenia ich negatywnego wpływu.
Analiza mapy procesów biznesowych umożliwia wykrycie nieprawidłowości przed wystąpieniem większych strat finansowych, naruszeń przepisów prawnych itp.
Dzięki mapowaniu łatwiej jest przypisać zakres obowiązków poszczególnych osób, co również ma znaczenie, aby zachować płynność procesów.
Opisywana technika jest dobrą okazją do uczenia się na własnych błędach, ciągłego doskonalenia i wyodrębnienia pewnego wzorca postępowania, który przyczyni się do osiągnięcia sukcesu przez firmę.
Informacje o przebiegu pracy pochodzą zazwyczaj od osób, które znają proces najlepiej – pracowników. Niemniej jednak opinie są wciąż subiektywnymi osądami, które nie będą wystarczająco obrazować realnej sytuacji lub mogą wynikać z ich postaw (niezadowolenia, frustracji itd.).
Brak systematyki lub ustandaryzowania metody zbierania danych zmniejsza późniejszą wiarygodność otrzymanych wyników. Sporządzanie mapy, która będzie trafnie przedstawiać stan faktyczny przedsiębiorstwa, wymaga cierpliwości oraz zdyscyplinowania. Ponadto zagłębianie się w niektóre komponenty procesu może wydawać się zbyt skomplikowane, prowadzić do nadinterpretacji i pomyłek.
Mapa procesu może być wykorzystana w wielu gałęziach biznesu. Poniżej przedstawimy za pomocą uproszczonego diagramu przepływu procesu oraz SIPOC. Możesz je uszczegółowić wedle swoich potrzeb.
Może on dotyczyć procesu, który w jakiś sposób jest nieefektywny.
Wyznacz początek i koniec danego procesu np. Wyszukiwanie produktów w e-sklepie (początek procesu sprzedażowego) oraz Wysyłka zamówienia do klienta (koniec procesu sprzedażowego). Następnie wyróżnij pozostałą sekwencję czynności, niezbędnych do realizacji przepływu. Przedstaw je za pomocą któregoś z wcześniej wymienionych rodzajów map biznesowych.
Przedstaw sporządzony diagram swojemu zespołowi i omówcie punkty, które wymagają usprawnienia.
Wyznacz obszary, które potrzebują zoptymalizowania. Możesz zastosować do tego rozwiązań strategii szczupłego zarządzania.
Przyglądając się wykonanym mapom, zastanówmy się, na jakich etapach procesów występują wąskie gardła. Mogą to być np.:
Wykorzystanie mapowania procesów może okazać się ważnym czynnikiem udoskonalającym zarządzanie określonymi projektami nie tylko w branży e-commerce, ale również w większości dziedzin biznesu. Zilustrowanie wewnętrznego, jak i zewnętrznego przebiegu określonych działań może okazać się niezwykle potrzebne. W szczególności warto przyjrzeć się czasie i jakości realizacji składowych procesu, możliwym zagrożeniom i zaangażowaniu zespołu oraz podmiotom zewnętrznym.
Zobacz ile wynosi stawka VAT na artykuły spożywcze od kwietnia 2024 r.
W 2024 roku boom na tworzenie kolejnych i kolejnych serwisów społecznościowych mamy już chyba za…
Od kilku lat dużo mówi się o ustawie o ochronie sygnalistów, która do dnia 6…
Czy wiesz, że możesz w kilka chwil otrzymać esencję wielogodzinnego nagrania ze spotkania czy rozmowy…
Od kilku lat mówi się i pisze o objęciu wszystkich przedsiębiorców Krajowym Systemem e-Faktur. Byliśmy…
Co to właściwie jest omnichannel i jakie ma znaczenie dla współczesnego biznesu? Aby zrozumieć, dlaczego…