Mogą to zrealizować poprzez szybkie dostarczanie wysokiej jakości produktów i usług, nie ponosząc przy tym zbyt dużych kosztów. Jak tego dokonać? Przeczytaj nasz artykuł o teorii ograniczeń Goldratta!

Czym jest teoria ograniczeń?

Podstawą teorii ograniczeń (TOC – Theory of Constraints) jest koncentracja na definiowaniu i usuwaniu przeszkód, które pojawiają się w trakcie procesów operacyjnych firmy. Owe bariery są określane jako tzw. wąskie gardła, o których wspominaliśmy w artykule o koncepcji lean management. Poświęcenie im uwagi może pomóc Ci zoptymalizować koszty Twojej działalności i ułatwić osiąganie celów strategicznych. Jednakże czasami przedsiębiorcy chcą wprowadzać praktyki ciągłego doskonalenia do każdego obszaru firmy, co mija się z celem. Stosując TOC, w pierwszej kolejności skupiamy się na konkretnych problemach, które generują straty.

Rodzaje wąskich gardeł

Prowadząc swoją działalność, możesz zetknąć się z różnymi utrudnieniami, które można sklasyfikować w następujący sposób:

• Paradygmatyczne – dotyczą przekonań, nawyków kierownictwa i pracowników odnośnie do np. przebiegu danego procesu;
• Wynikające z polityki firmy/przepisów prawnych – są to nakazy lub zalecenia dotyczące np. sposobu wykonywania obowiązków przez personel, organizacji pracy;
• Fizyczne – odnoszą się do luk w zasobach np. brak odpowiedniego sprzętu, wykwalifikowanych pracowników itd.;
• Rynkowe – pojawia się w momencie wzrostu konkurencyjności na rynku, większej podaży niż popytu bądź wpływu ceny na decyzje zakupowe konsumentów.

Dane finansowe w teorii ograniczeń

W poszukiwaniu barier uniemożliwiających płynny proces, powinniśmy brać pod uwagę wskaźniki, które dają wgląd w sytuację finansową firmy. Np.:

• Wykaz aktywów i pasywów – obejmuje zasoby majątkowe przedsiębiorstwa, które mają przyczynić się do osiągnięcia korzyści finansowych (aktywa) oraz źródła finansowania tych zasobów np. kapitał własny, zaciągnięte kredyty (pasywa);
• Sprzedaż lub marża brutto – czyli zasoby finansowe otrzymane ze sprzedaży dóbr, usług przed odliczeniem kosztów, podatków itd. lub stosunek zysku brutto do przychodów firmy;
• Koszty operacyjne – ponoszone koszty w związku z podstawową działalnością firmy.

Z reguły powinniśmy podejmować działania, których skutkiem będzie zmniejszenie wydatków i zwiększenie zysków.

Przykłady wąskich gardeł w branży e-commerce

Wraz z rozwojem Internetu i wydarzeń na świecie, biznes e-commerce przeżywa prawdziwy rozkwit. Rozpoczęcie tego rodzaju działalności jest stosunkowo proste, jednakże podobnie do innych branż – tutaj również mamy do czynienia z pewnymi ograniczeniami. Na co powinieneś/-aś zwrócić uwagę?

1. Bezpieczeństwo strony internetowej

Wszelka utrata danych osobowych, informacji o Twoich klientach stanowi poważne zagrożenie w budowaniu zaufania i pozytywnego wizerunku. Regularnie aktualizuj oprogramowanie, co jakiś czas zmieniaj hasła dostępu (możesz skorzystać z managera haseł), a po wprowadzeniu potrzebnych zabezpieczeń – przetestuj je. Koniecznie zainstaluj certyfikat SSL na swoim serwerze.

2. Wzbudzanie zaufania

Wiąże się z punktem powyżej – witryna internetowa jest wizytówką Twojej firmy. Musisz dołożyć wszelkich starań, aby użytkownicy mieli pozytywne skojarzenia z marką i mieli pewność, że ich potrzeby zostaną spełnione. Z tego względu, tak istotne jest ciągłe zwiększanie swojej wiarygodności i profesjonalizmu. Zachęcaj, a zarazem dawaj możliwości szybkiego kontaktu w celu rozwiania wszelkich wątpliwości – umieść adres przedsiębiorstwa, numer telefonu, adres e-mailowy w widocznym miejscu na stronie. Jeżeli posiadasz pozytywne opinie byłych klientów o Twoich usługach, opublikuj je. Oferuj kilka rodzajów płatności oraz dostawy, aby móc spełnić różne potrzeby konsumentów i ułatwić im proces zakupowy.

3. Realizacja zamówień

Szybka i bezproblemowa dostawa jest kluczowym czynnikiem w obsłudze klienta. Rozwiązania logistyczne, pakowanie, a następnie transport produktów bądź wykonanie danej usługi powinny odbywać się bez zakłóceń.

4. Zwroty i reklamacje

Ten obszar niejako jest zintegrowany z realizacją zamówień. Sposób przeprowadzenia procesu reklamacyjnego i stosowanie się do polityki zwrotów ma decydujący wpływ na finalną opinię klienta o działaniach przedsiębiorstwa.

5 kroków do wdrożenia teorii ograniczeń

1. Znajdź ograniczenia (wąskie gardła)

Zastanów się, który element w Twoim przedsiębiorstwie może być wąskim gardłem. Przyjrzyj się osobiście poszczególnym procesom (np. realizacja zamówienia), zapytaj o opinię współpracowników.

2. Zoptymalizuj ograniczenie

Rozwiązując problem (ograniczenie), poprawiasz funkcjonowanie całego procesu (np. ograniczenie zapasów, zmniejszenie kosztów działalności). Kieruj się zasadą kaizen – regularne wprowadzanie nawet niewielkich usprawnień przyniesie lepszy skutek, aniżeli gwałtowne, chaotyczne zmiany.

3. Dostosuj działania i zasoby do ograniczenia

Ograniczenie ma istotne znaczenie dla ogólnej wydajności procesów operacyjnej. W związku z tym wszelkie kolejne modyfikacje powinny być przeprowadzane z ich uwzględnieniem.

4. Wzmocnij ograniczenie

Skup się na najsłabszym ogniwie i dołóż starań, aby zniwelować jego negatywne skutki (np. usprawnienie lejka sprzedażowego, skrócenie czasu dostawy).

5. Powtórz proces

Kierując się ideą ciągłego rozwoju, cała procedura powinna stać się rutynową czynnością w przedsiębiorstwie. Poszukuj kolejnych obszarów, które wymagają poprawy.

Podsumowanie

Wykorzystanie TOC w swojej strategii zarządzania pozwoli znaleźć obszary, które wymagają udoskonalenia. Dzięki temu firma jest w stanie ciągle się rozwijać, co ma przełożenie na ograniczenie marnotrawstwa zasobów, optymalizację kluczowych procesów oraz zwiększenie zysków.