Co zrobić, gdy faktura VAT ulegnie zniszczeniu albo zostanie zgubiona?

Elementy faktury VAT

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) zawierają regulacje dotyczące faktury VAT. Elementy faktury VAT uregulowane zostały natomiast w przepisie art. 106e ust. 1, zgodnie z którym faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imię i nazwisko bądź nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu usług poprzedzony przedrostkiem PL);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku/podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub datę otrzymania wcześniejszej zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem;
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (zwolnienie przedmiotowe), art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe) albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT – wskazanie:
  • przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług,
  • innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
• w przypadku faktury dokumentującej dostawę towarów dokonywaną w trybie egzekucji — wskazanie nazwy i adresu organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika — imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
• w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL;
• numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Faktura powinna dodatkowo zawierać informacje w postaci:

• metody kasowej – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową;
• samofakturowania – w przypadku, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy;
• odwrotnego obciążenia — w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których zobowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru/usługi;
• mechanizmu podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP.

Zastanawiasz się, czy możliwa jest korekta niezapłaconej faktury? Jeśli tak, przeczytaj ten artykuł.

Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury

Ustawa o VAT, a w szczególności przepis art. 106l, reguluje kwestie związane z postępowaniem w przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury. Tym samym w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

• podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy — zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
• podmiot nabywający od podatnika towary/usługi bądź nabywca towarów/usług, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek podatnika — zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
  WAŻNE — faktury VAT mogą być wystawiane przez nabywców towarów i usług, o ile dotyczą:

  • sprzedaży (tj. dostawy towarów w kraju, świadczenia usług w kraju, eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów), w tym również gdy jest ona dokonywana przez podatników zagranicznych na rzecz „polskich” odbiorców;
  • zaliczek (i wszelkich innych płatności dokonywanych przed dostawą towarów lub świadczeniem usług) na poczet wyżej wskazanych czynności;
  • dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez „polskiego” podatnika, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego;

• organy egzekucyjne (określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji) i komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego wystawiają ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy lub dłużnika — zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.
  WAŻNE — przesłanką do wystawienia duplikatu faktury VAT jest fakt zaginięcia lub zniszczenia faktury, co oznacza, że nie można żądać wystawienia duplikatu faktur, gdy fizycznie znajdują się one w posiadaniu jej nabywcy.

  Co powinien zawierać duplikat faktury VAT?

  Faktura wystawiona ponownie:
  • zawiera datę wystawienia;
  • może zawierać wyraz „DUPLIKAT” [por. art. 106l ust. 2 ustawy o VAT].
  Duplikat faktury VAT to inaczej faktura ponownie wystawiona w związku z zaginięciem bądź zniszczeniem faktury pierwotnej. Z tego powodu „nowa faktura” musi zawierać datę jej wystawienia, natomiast wyraz „DUPLIKAT” może, ale nie musi być wpisany na ponownej fakturze. Sprzedawca nie może odmówić nabywcy ponownego wystawienia faktury, ponieważ jest on z mocy prawa zobowiązany do ponownego wystawienia faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze pierwotnej.
  WAŻNE – duplikat faktury wystawiony w związku z zaginięciem lub zniszczeniem faktury VAT już zaksięgowanej nie podlega ujęciu w księgach rachunkowych.

  Podsumowanie

  Zniszczenie lub zgubienie faktury VAT, nie oznacza braku możliwości ponownego posiadania dowodu księgowego. W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik zobowiązany jest do ponownego wystawienia faktury VAT zawierającej wyraz „DUPLIKAT”. Taka ponowna faktura wystawiana jest zazwyczaj na wniosek nabywcy, a jej wystawca nie może odmówić jej ponownego wystawienia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czym jest faktura pro forma, to przejdź tutaj.