Czy faktury przekazywane za pomocą portalu zastępują potwierdzenie odbioru faktury korygującej?

Faktury korygujące są nieodzownym elementem w prowadzonej działalności gospodarczej. Trudno uniknąć błędów, pomyłek, zwrotów towarów. Sam fakt wystawienia faktury korygującej nie jest kłopotliwy tylko konstrukcja przepisów ustawy o VAT, w której świetle przedsiębiorca musi posiadać potwierdzenie odbioru takiej faktury nieco komplikuje ten proces. O co tak naprawdę chodzi?

Dlaczego potrzebne jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej?

W przypadku wystawienia faktury korygującej, jeżeli po stronie wystawcy dojdzie do obniżenia podstawy opodatkowania w VAT, czyli zmniejszenia podatku VAT należnego, wówczas niezbędne jest posiadanie potwierdzenia odbioru korekty. W przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania, czyli zwiększenia podatku VAT należnego, nie ma wymogu posiadania potwierdzenia odbioru. Prawo do obniżenia podatku należnego przysługuje dopiero w momencie posiadania dowodu doręczenia korekty faktury.

W jakiej formie może nastąpić potwierdzenie odbioru?

Przepis dotyczący potwierdzenia odbioru faktury jest bardzo ogólny i brak w nim szczegółowych informacji na temat formy, w jakiej powinno się to odbyć. Jest to dość stary przepis, który obowiązuje od wielu lat, a na przestrzeni tego czasu informatyzacja na wszystkich polach poczyniła niesamowity postęp. Mamy przecież możliwość wystawiania, odbioru, archiwizowania faktur VAT w postaci elektronicznej. Usprawnianie pracy z wykorzystaniem narzędzi informatycznych i środków porozumiewania się na odległość jest już nieodzownym elementem funkcjonowania. O słuszności tej drogi przekonaliśmy się chociażby w ostatnich miesiącach, gdy doszło do paraliżu funkcjonowania zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym z powodu pandemii.

Po tym dość przydługim wstępie czas na konkrety. Lata praktyki, wydawania interpretacji podatkowych, przyczyniło się do wypracowania katalogu form odbioru faktur korygujących, które są akceptowane przez organy skarbowe. To m.in.:

• wiadomość e-mail ze zwrotnym potwierdzeniem otrzymania,
• fax potwierdzający odbiór,
• potwierdzenie osobiste bądź za pośrednictwem poczty.

Coraz częściej fiskus jest również skłonny uznać doręczenie faktury korygującej w przypadku właściwego udokumentowania próby doręczenia korekty w przypadku problemów z uzyskaniem potwierdzenia.

Czy faktura korygująca przekazana za pomocą portalu klienta zastępuje potwierdzenie odbioru?

Oczywiście szukanie odpowiedzi w przepisach podatkowych jest bezcelowe, ponieważ nic na ten temat nie jest napisane. Z pomocą przyjdą nam indywidualne interpretacje podatkowe, w których stanowisko organów podatkowych jest korzystne dla przedsiębiorcy.

Jako przykład można tu przywołać interpretację Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16.05.2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.174.2019.1.MT. Wnioskodawca przedstawił następujący stan faktyczny:

“Faktury klientom flotowym są przekazywane w postaci elektronicznej, za pośrednictwem specjalnie do tego celu dedykowanego portalu. Klient flotowy wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną na podstawie podpisanego oświadczenia. Po podpisaniu stosownego dokumentu klient otrzymuje login do swojego indywidualnego konta na portalu. Podczas pierwszego logowania ustawia swoje hasło i akceptuje regulamin korzystania z portalu. Faktury są przechowywane na każdym indywidualnym koncie klienta, do których klient ma bezpieczny i łatwy dostęp. (…) Zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego o wartości wykazane na wystawionej fakturze korygującej, w tym okresie rozliczeniowym, w którym faktura korygująca została umieszczona na indywidualnym koncie klienta flotowego, na dedykowanym do tego celu portalu i otrzymała w systemach informatycznych X status „wysłana”, a na skrzynkę e-mailową klienta flotowego została wysłana informacja o umieszczeniu na portalu nowego dokumentu, wraz z załączonym skanem/obrazem tej faktury i linkiem do niej na portalu.”

Dyrektor w wydanej interpretacji uznał takie stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.

W innej interpretacji podatkowej z dnia 17.04.2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.107.2020.1.JG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowe w podobnej sprawie uznał stanowisko Wnioskodawcy również za prawidłowe.

Biorąc pod uwagę fakt, że stanowisko organów podatkowych w wydawanych interpretacjach jest przychylne dla przedsiębiorcy nie należy jednak zapominać, że są to interpretacje wydawane w konkretnej sprawie i stanowią zabezpieczenie jedynie dla Wnioskodawcy. Niemniej jednak jest to ważny sygnał dla ustawodawcy, że jest to właściwy kierunek. Być może niedługo taka informacja znajdzie się w wyjaśnieniach publikowanych na stronach Ministerstwa Finansów.

Przeczytaj również: Faktury korygujące – zmiany planowane w SLIM VAT