Wynajęcie mieszkania dla pracownika w delegacji zasadniczo może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu – szczególnie, jeśli rozwiązanie to jest tańsze niż hotel. Delegacja pracownika oraz koszty najmu i pobocznych wydatków z nią związanych – sprawdź jak poprawnie wszystko rozliczyć!
Wynajem mieszkania w kosztach
Generalnie wynajmując lokal mieszkalny dla swojego pracownika, przedsiębiorca może zaliczyć czynsz do kosztów na podstawie dowodu opłaty. Ważne jest także, aby w dokumentacji firmy znalazła się umowa najmu mieszkania.
Uwaga!
Do dokumentacji warto dołączyć dowody uzasadniające podróż służbową pracownika – np. podpisane zlecenie, kontrakt etc. W razie wątpliwości ze strony organu skarbowego przedsiębiorca jest wtedy w stanie uzasadnić skoro delegacja pracownika była długa– nastąpiła konieczność wynajęcia mieszkania.
Media w wynajętym mieszkaniu
Wynajmujący lokal oprócz opłaty za najem reguluje także koszty mediów. W zależności od umowy, można je opłacać:
- W jednej kwocie, wraz z czynszem (ryczałtowo) – koszt księgujemy na podstawie dowodu opłaty
- Odrębnie, ale do wynajmującego (na podstawie umowy) – koszt księgujemy na podstawie dowodu opłaty
- Na podstawie faktur wystawionych na firmę najemcy (po przepisaniu liczników lub przez refakturę od wynajmującego) – koszt księgujemy na podstawie faktury.
Warto wspomnieć, że w ten sposób nie powinno się rozliczać wydatków za Internet oraz telefon – w tym przypadku faktura powinna być wystawiona na przedsiębiorcę. Częstym rozwiązaniem jest wyposażenie pracownika w służbowy telefon i laptop, wraz z Internetem. Dzięki temu znikają wątpliwości co do zaliczenia tego typu wydatków w koszty.
Drobne wyposażenie
Standard mieszkań na wynajem jest różny. Niekiedy nawet delegacja pracownika i pobyt w nowym miejscu wymaga uzupełnienia podstawowego wyposażenia.
Generalnie zakup drobnych rzeczy, takich jak sztućce, naczynia, podstawowe środki czystości nie powinno budzić wątpliwości organów skarbowych co do możliwości zaliczenia poniesionych na nie wydatków do kosztów. Oczywiście, każdy taki wydatek powinien zostać udokumentowany fakturą na dane firmowe. Natomiast wynajmując mieszkanie, warto zadbać aby było ono umeblowane. Ewentualny zakup mebli może być zakwestionowany przez organ skarbowy jako nieuzasadniony ekonomicznie, w porównaniu np. z kosztem noclegów w hotelu.
Uwaga!
Decydując się na wynajem mieszkania warto sprawdzić jego stan techniczny. Usterki, szczególnie wymagające dużego nakładu na naprawy, bywają kwestionowane przez organy skarbowe jako koszt uzyskania przychodu. Tym samym jeśli w wynajmowanym mieszkaniu pojawi się konieczność naprawy – niezwiązana ze zwykłym używaniem rzeczy – warto indywidualnie skonsultować kwestię kosztu z doradcą podatkowym lub urzędem skarbowym.