Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą załatwiać sprawy służbowe zarówno w kraju, jak i za granicą. Takie wyjazdy odbywają się z różnych powodów, może to być spotkanie z kontrahentem, międzynarodowe targi, czy inne okoliczności, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W ramach cyklu artykułów na temat delegacji w dzisiejszej publikacji opiszemy zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy.
Wyjazdy służbowe zagraniczne niosą za sobą wiele pytań co można, a czego nie można ujmować w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo często czynny podatnik VAT ma problem, w jaki sposób wykazywać dany wydatek w ewidencjach VAT. Dlatego będziemy po kolei odnosili się do tych problematycznych kwestii.
Koszty delegacji można podzielić na kategorie:
W dalszej części będziemy omawiali rozliczanie delegacji zagranicznej w poszczególnych kategoriach wydatków.
Nie ma ograniczeń co do środka transportu, jaki można wykorzystywać w zagranicznej podróży służbowej, może to być:
Pamiętajmy, że jeżeli posiadamy faktury, rachunki, na których widnieje nazwa firmy i pozostałe dane identyfikacyjne, to taki dokument można bezpośrednio zaksięgować w kosztach uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien dążyć do uzyskania dokumentu zakupu, który będzie zgodny z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR. Z przepisów nie wynika jednoznacznie, że bilety, kupony, paragony, dokumentujące wydatki w podróży służbowej mogą być załączone do dowodu wewnętrznego, który będzie podstawą do zaksięgowania w kosztach firmy.
W przypadku delegacji zagranicznej rozliczanie podatku VAT najczęściej będzie rozpatrywane w kontekście importu usług i miejsca, w którym powinien być ten VAT rozliczony. Przykładowo przy krótkoterminowym wynajmie środków transportu do 30 dni, zgodnie z ustawą o VAT (art. 28j) miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy, a więc VAT będzie rozliczany za granicą, a polski przedsiębiorca nie wykaże importu usług.
Jeżeli w grę będzie wchodził najem długoterminowy powyżej 30 dni, to wówczas miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ustawy o VAT), a więc polski przedsiębiorca rozliczy import usług. W tym przypadku czynny podatnik VAT musi dodatkowo pamiętać o ograniczeniu w odliczeniu podatku VAT naliczonego do 50%, dotyczy to również importu usług.
Zakup paliwa za granicą, czy to do samochodu osobistego, czy wynajmowanego nie rodzi żadnych skutków na gruncie podatku VAT. Skorzystanie z usługi przejazdu taksówką za granicą nie stanowi dla przedsiębiorcy importu usług, ponieważ miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport (art. 28f ustawy o VAT).
Noclegi w zagranicznej podróży służbowej są rozliczane w kosztach podatkowych na podstawie dowodów typu: faktura, rachunek. Z punktu widzenia podatku VAT usługa noclegowa nie stanowi importu usług (art. 28e), miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce położenia nieruchomości.
Najczęściej do innych wydatków zaliczane są wszelkiego rodzaju bilety wstępu na organizowane targi, wystawy, pokazy. Dokumentowanie kosztu będzie dokonywane na podstawie faktury, rachunku, innego dowodu.
Dieta w zagranicznej podróży służbowej ma rekompensować przedsiębiorcy koszty związane z wyżywieniem. Sposób wyliczania diety uregulowany jest w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Wysokość diet oblicza się w następujący sposób:
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach została określona w załączniku do rozporządzenia, o którym mowa powyżej.
Przedsiębiorca, który w zagranicznej podróży otrzyma dokumenty wystawione w walucie obcej musi je przeliczyć na walutę polską. W zależności od sposobu dokumentowania kosztu przeliczenia na PLN dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień:
Wszystkie koszty związane z delegacją zagraniczną przedsiębiorcy są księgowane w PKPiR w kol. 13 “Pozostałe wydatki”.
Zastanawiasz się kogo dotyczy przekazywanie wpłat na ZFŚS do 31 maja? W dzisiejszym artykule odpowiemy…
Zasada stanowi, że udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają dziedziczeniu jak każdy inny składnik…
Wyobraź sobie świat, w którym Twoja firma może tworzyć wciągające, spersonalizowane wideo na każdą okazję,…
Nawet najdoskonalszy produkt czy usługa nie osiągną sukcesu na rynku bez odpowiedniej strategii komunikacji. Jeśli…
Jednym z rozwiązań przyjętych przez Polski Ład jest świadczenie rodzinne, z którego mogą skorzystać rodzice…
Rozpoczynasz ponownie działalność i zastanawiasz się czy masz prawo do niższego ZUSu? W dzisiejszym artykule…