Zmiany 2019: Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

dokumentacja pracownicza - przechowywanie

Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy pojawiły się nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło? Skróceniu uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę oraz wprowadzona została możliwość prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej. Dowiedz się więcej!

Od 1 stycznia 2019, wraz z nowelizacją Kodeksu pracy, w życie weszły nowe przepisy określające sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło w tym zakresie? O jakich nowych obowiązkach muszą pamiętać pracodawcy i kadry?

Jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – krótszy okres

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.

Akta pracownicze teraz także w wersji elektronicznej

Rewolucyjną zmianą jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników również w wersji elektronicznej (do 31 grudnia 2018 roku akta osobowe musiały być prowadzone w wersji papierowej). Co więcej, nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Jeżeli natomiast zmiana nastąpi w odwrotnym kierunku, tzn. z formy elektronicznej na papierową, wówczas pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk akt osobowych i opatrzeć go:

  • podpisem pracodawcy lub
  • podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Jakie obowiązki ma przedsiębiorca zatrudniający pracowników? Sprawdź!
▲ wróć na początek
UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość