Zmiany 2019: Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy pojawiły się nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło? Skróceniu uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę oraz wprowadzona została możliwość prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej. Dowiedz się więcej!

Od 1 stycznia 2019, wraz z nowelizacją Kodeksu pracy, w życie weszły nowe przepisy określające sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło w tym zakresie? O jakich nowych obowiązkach muszą pamiętać pracodawcy i kadry?

Jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – krótszy okres

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.

Akta pracownicze teraz także w wersji elektronicznej

Rewolucyjną zmianą jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników również w wersji elektronicznej (do 31 grudnia 2018 roku akta osobowe musiały być prowadzone w wersji papierowej). Co więcej, nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Jeżeli natomiast zmiana nastąpi w odwrotnym kierunku, tzn. z formy elektronicznej na papierową, wówczas pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk akt osobowych i opatrzeć go:

  • podpisem pracodawcy lub
  • podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość