Blog

Dokumenty magazynowe w firmie

Magazyn w uproszczonej księgowości nie jest wymogiem, jednak właściwie prowadzona dokumentacja magazynowa może być bardzo przydatna. Warto zatem znać popularne dokumenty magazynowe.

Dokumenty magazynowe a kontrahenci zewnętrzni

Współpraca z kontrahentami zewnętrznymi to podstawa każdej działalności gospodarczej. W magazynie, do udokumentowania takich transakcji, użyjemy przyjęcia zewnętrznego (PZ) i wydania zewnętrznego (WZ).

Dokument przyjęcia zewnętrznego stosuje się podczas wprowadzania do magazynu materiału lub towaru handlowego, nabytego od kontrahenta spoza firmy – najczęściej innego przedsiębiorcy, czasem osoby fizycznej, rolnika ryczałtowego etc.

Natomiast wydanie zewnętrzne działa w drugą stronę – przy jego pomocy wykażemy przekazanie gotowego produktu albo towaru handlowego zewnętrznemu odbiorcy – kontrahentowi, osobie fizycznej etc.

Dokumenty magazynowe w ramach przedsiębiorstwa

Prowadząc działalność gospodarczą, możemy wprowadzać i wyprowadzać ze swojego magazynu zapasy we własnym zakresie. W tym wypadku będziemy korzystać z dokumentów przyjęcia wewnętrznego (PW) oraz rozchodu wewnętrznego (RW). Z przyjęcia wewnętrznego korzystamy wtedy, kiedy do magazynu wprowadzamy materiał podstawowy, towar handlowy lub produkt gotowy będący już w posiadaniu przedsiębiorcy. Przykładem może być np. rozbiórka starej firmowej maszyny, a następnie przekazanie powstałych w wyniku tej operacji części do odsprzedaży; lub przyjęcie z produkcji półproduktów i gotowych wyrobów.

Rozchód wewnętrzny zastosujemy w sytuacji, kiedy dany materiał, towar albo produkt zostaje wycofany ze sprzedaży i przekazany na potrzeby własne przedsiębiorcy i jego firmy.

Z takim przykładem mamy do czynienia w firmie handlowej zajmującej się sprzedażą części samochodowych, która przekazuje wybrane części do naprawy popsutego firmowego samochodu; lub w firmie produkcyjnej, przekazującej materiały podstawowe do produkcji.

Zmiana magazynu – jak to udokumentować?

W niektórych firmach zarządzanie magazynami jest bardziej zaawansowane. Kiedy prowadzimy kilka magazynów, wśród dokumentów magazynowych pojawia się przesunięcie międzymagazynowe, określane skrótem MM. Z takiego dowodu korzystają m.in. firmy produkcyjne, przesuwając zapasy z magazynu materiałów podstawowych do magazynu gotowych produktów – np. w sytuacji, kiedy dany materiał został przekazany bezpośrednio do sprzedaży.

Przykład

W firmie produkującej maszyny rolnicze funkcjonują magazyny:

Materiałów podstawowych – zawierające części, smary, oleje itp. materiały niezbędne do stworzenia maszyny,
Produktów – zawierające gotowe maszyny, przeznaczone do sprzedaży.

Do firmy zgłosił się klient z prośbą o odsprzedanie określonych śrub, które chciałby wymienić w swojej maszynie. W tej sytuacji śruby przeznaczone do sprzedaży zostały przeniesione z magazynu Materiałów bezpośrednio do magazynu Produktów.

Przesunięcia między magazynami mają też miejsce w firmie z kilkoma filiami – np. w sytuacji, gdy w filii we Wrocławiu zabrakło danego produktu i jest on przekazywany z magazynu filii w Poznaniu.

Dokumenty magazynowe – choć nieobowiązkowe – są przydatne bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Dlatego też możemy je spotkać zarówno w firmach produkcyjnych, handlowych, jak i niektórych działalnościach usługowych.

Zespół IFIRMA

Kreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.

Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.

W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.

Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.