W przedsiębiorstwach bazujących na działalności produkcyjnej bieżąca kontrola materiałów, półproduktów i wyrobów gotowych to podstawa sukcesu. Aby widzieć wszystko czarno na białym, warto wprowadzać dowody wewnętrzne. W jakich sytuacjach mogą się one przydać?

Magazynowe dowody wewnętrzne

Magazyn w działalności produkcyjnej to nie obowiązek, jednak warto o nim pomyśleć. Dzięki dobrze prowadzonej wewnętrznej dokumentacji magazynowej dużo łatwiej jest kontrolować stany magazynowe materiałów podstawowych, półproduktów czy wyrobów gotowych. W tym celu wykorzystuje się następujące dowody wewnętrzne:

PZ – przyjęcie zewnętrzne

PW – przyjęcie wewnętrzne (np. gotowego wyrobu z produkcji)

WZ – wydanie zewnętrzne

RW – rozchód wewnętrzny (np. materiałów do produkcji)

MM – przesunięcia międzymagazynowe.

Wewnętrzne dowody magazynowe nie mają co do zasady wpływu na księgowanie w KPiR.

Niesprzedane materiały i produkty

Zgodnie z ogólną zasadą, zakup materiałów podstawowych przeznaczonych do produkcji wyrobów gotowych księguje się w kolumnie 10 KPiR. Pozostałe wydatki natomiast powinny zostać ujęte w kolumnie 13.

Może się jednak zdarzyć, że nie wszystkie materiały lub produkty rzeczywiście trafią na sprzedaż – w sytuacji gdy:

• Ulegną zniszczeniu, uszkodzeniu, przeterminowaniu, kradzieży
• Zostaną przekazane na cele działalności
• Zostaną przekazane na cele prywatne przedsiębiorcy.

W tym przypadku również wykorzystamy dowody wewnętrzne. W przypadku zniszczenia bądź utraty wyrobów konieczne będzie sporządzenie protokołu zniszczenia, na podstawie którego zaksięgujemy dowód wewnętrzny przesuwający koszt z 10 do 13 kolumny.

Gdyby nastąpiło przekazanie dla celów działalności, również należałoby sporządzić dokumentację i analogicznie jak w poprzednim przypadku, dokonać przeksięgowania. Natomiast w sytuacji, gdy wyroby zostaną pobrane przez przedsiębiorcę, konieczne będzie wystawienie faktury wewnętrznej– dokumentu, na podstawie którego zmniejszymy koszt, a także dokonamy opodatkowania przekazania VAT należnym.