Duplikat faktury w KSeF – czy nadal można go wystawić?

×

Czy w KSeF można wystawić duplikat faktury?

W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF nie stosuje się przepisów dotyczących duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy), o których mowa w art. 106l ustawy o VAT.

Wynika to z faktu, że każda taka faktura jest przechowywana w systemie KSeF przez 10 lat, więc nie ma ryzyka jej zagubienia lub zniszczenia.

W praktyce oznacza to, że:

• nie wystawia się „duplikatu” faktury ustrukturyzowanej,
• fakturę można w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF,
• nabywca ma możliwość wielokrotnego dostępu do dokumentu (bez informowania sprzedawcy o pobraniu).

A zatem, jeśli kontrahent prosi o „duplikat”, w rzeczywistości chodzi o ponowne udostępnienie tej samej faktury z oznaczeniem kodem QR, a nie wystawienie ponownie takiego samego dokumentu.

Na ponownie udostępnionych fakturach nie należy wskazywać nowej daty wystawienia ani wyrazu „DUPLIKAT”.

Co z duplikatami w KSeF? (mechanizm techniczny)

Choć formalnie nie wystawia się duplikatów, w KSeF działa mechanizm blokowania tzw. duplikatów technicznych. Chodzi o sytuację, w której ta sama faktura zostałaby wysłana do systemu ponownie i mogłaby otrzymać drugi numer KSeF.

Jak działa weryfikacja?

System sprawdza jednocześnie trzy elementy:

• NIP sprzedawcy;
• numer faktury nadany przez podatnika;
• rodzaj faktury.

Jeżeli wszystkie te dane są identyczne jak w fakturze już zapisanej w KSeF, nowy plik XML zostanie odrzucony. W takiej sytuacji system zwraca komunikat z kodem błędu 440 („Duplikat faktury”). Oznacza to, że faktura nie została ponownie przyjęta, nie otrzyma nowego numeru KSeF, a w obrocie pozostaje wyłącznie pierwotny dokument.

Weryfikacja unikalności obejmuje okres 10 lat wstecz, zgodnie z czasem przechowywania faktur w systemie KSeF.

Wydanie faktury w sposób uzgodniony

W niektórych przypadkach konieczne jest przekazanie faktury poza systemem KSeF (np. jako PDF lub wydruk), szczególnie gdy nabywcą jest:

• konsument,
• podmiot zagraniczny,
• podmiot nieposługujący się NIP,
• podatnik korzystający ze szczególnych procedur (np. SME),
• lub gdy miejsce świadczenia znajduje się poza Polską.

Co istotne, w tych przypadkach nie dochodzi do ponownego wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli uprzednio przekazana wizualizacja – która w praktyce pełni funkcję faktury – ulegnie zniszczeniu lub zaginie, podatnik nie wystawia duplikatu, lecz ponownie udostępnia fakturę odbiorcy na jego wniosek, zachowując odpowiednie oznaczenia – jeśli faktur jest wystawiana w KSeF.

Duplikaty faktur poza KSeF (gdy nie ma obowiązku korzystania z systemu)

Jeżeli faktury są wystawiane poza KSeF (np. w okresie dobrowolności albo w sytuacjach wyłączonych z obowiązku), obowiązują standardowe przepisy ustawy o VAT, które dopuszczają wystawienie duplikatu w przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentu lub na wniosek nabywcy.

Zasady te dotyczą zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych, np. w formacie PDF.

Przeczytaj także: Zgubienie faktury i otrzymanie duplikatu – jak zaksięgować VAT?

Duplikat a faktura poza KSeF i faktura w KSeF

 

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Wystaw pierwszą fakturę  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

Duplikat faktury ustawa o VAT

O duplikacie faktury stanowi art. 106l ustawy o VAT. Brzmi on:

“ 1. W przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana lub faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, oznaczając ją kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.

2. W przypadku gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1. na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę albo
2. wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

3. W przypadku gdy faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

1. na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika albo
2. zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do osoby upoważnionej przez podatnika do wystawiania faktur, podmiotu, o którym mowa w art. 106c, nabywcy, o którym mowa w art. 106d ust. 1, oraz dłużnika.

5. Faktura wystawiona ponownie:

1. zawiera datę wystawienia;
2. może zawierać wyraz “DUPLIKAT””.

Zwróćmy uwagę, że w przypadku faktur wystawionych w KSeF (ust. 1), a także faktur elektronicznych poza KSeF (ust. 2), przepisy mówią przede wszystkim o ponownym udostępnieniu faktury nabywcy, a nie o jej ponownym wystawianiu.

W praktyce oznacza to, że najpierw powinno się po prostu jeszcze raz przekazać tę samą fakturę. Wystawienie duplikatu ma znaczenie raczej wyjątkowe i dotyczy sytuacji, gdy faktura rzeczywiście została zniszczona albo zaginęła po stronie podatnika (sprzedawcy). Przy fakturach elektronicznych nie powinno się to zdarzać często, gdyż sprzedawca co do zasady dysponuje ich zapisami w “systemach informatycznych”, na e-mailu, na dysku itd.

Dlatego co do zasady przy fakturach elektronicznych mówimy o ponownym udostępnieniu dokumentu, a duplikat pojawia się wtedy, gdy faktycznie nie ma już dostępu do pierwotnej faktury.

Tryb offline i awaria KSeF a duplikat faktury

Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline albo w czasie awarii, a następnie przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF, nie wystawia się do niej duplikatu – w razie potrzeby należy ją jedynie ponownie pobrać lub udostępnić z systemu.

Jeśli zaś faktura wystawiona w trybie offline zaginęła/zniszczyła się przed jej dosłaniem do KSeF: wtedy wystawia się duplikat faktury na podstawie pierwotnych danych (z możliwością oznaczenia „DUPLIKAT”).

Taka faktura, jeśli jest udostępniana poza KSeF, powinna być dodatkowo oznaczona odpowiednimi kodami QR „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT” (art. 106nda ust.14 ustawy o VAT).

Analogiczne zasady mają zastosowanie w trybie awaryjnym (niedostępności KSeF), przy czym w tym przypadku przepisy dopuszczają zarówno ponowne udostępnienie faktury przed jej przesłaniem do KSeF, jak i jej ponowne wystawienie (również jako „DUPLIKAT”). Również w tym trybie, w przypadku udostępniania faktur poza KSeF, konieczne jest ich oznaczenie odpowiednimi kodami (art. 106 nf ust.13 ustawy o VAT).

Poniżej przytaczamy odpowiedź Krajowej Informacji Skarbowej.

“(…)

Tryb offline24

Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT.

W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony powyżej jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy VAT, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz “DUPLIKAT”.

Sposób udostępnienia faktury nabywcy

W trybie offline24 oraz w trybie offline – niedostępność KSeF krajowy podatnik posiadający NIP otrzymuje fakturę w KSeF. Nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, otrzymuje fakturę w sposób z nim uzgodniony.

Natomiast w trybie awaryjnym nabywca otrzymuje fakturę w postaci uzgodnionej (poza KSeF lub w KSeF)”.