Po wyborze kandydata na pracownika właściciel firmy ma sporo obowiązków (i papierów) do wypełnienia.
Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem. Dokumenty tam zgromadzone mogą służyć jako dowody, szczególnie w przypadku sporów. Gdy dojdzie do konfliktu i pracownik pozwie pracodawcę do Sądu Pracy, aby dochodzić swoich praw, sędziego nie będzie interesować czy pracownik to miły człowiek. Będzie zainteresowany wyłącznie zawartością akt pracownika.
Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części:
- A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
- C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
W części A pracodawca ma obowiązek przechowywać:
- wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzający kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- rzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
W części B powinny znajdować się:
- umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
- także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
- a także dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do rozliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej,
- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
- umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
- korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.
W części C powinny znajdować się:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.