Faktura uproszczona – czym jest i do jakiej kwoty można ją wystawić?

W artykule wyjaśniamy, czym jest faktura uproszczona, jakie dane powinna zawierać i w jakich sytuacjach można ją wystawić. Omawiamy również, do jakiej kwoty można wystawić fakturę uproszczoną oraz kiedy paragon fiskalny z NIP nabywcy może pełnić jej funkcję.

Czym jest faktura uproszczona?

Zgodnie z przepisem art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura uproszczona może zostać wystawiona, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Jest to szczególny rodzaj faktury VAT, który charakteryzuje się ograniczonym zakresem wymaganych danych w porównaniu ze standardową fakturą.

Zatem uproszczona faktura a to szczególny rodzaj faktury VAT, który można wystawić, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. W takim przypadku dokument może zawierać mniej danych niż standardowa faktura, pod warunkiem że spełnia wymagania określone w ustawie o podatku od towarów i usług.

Jakie elementy powinna zawierać faktura uproszczona?

Faktura uproszczona powinna zawierać dane wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

• datę wystawienia faktury;
• kolejny numer faktury, który pozwala ją zidentyfikować;
• numer identyfikacyjny sprzedawcy, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer identyfikacyjny nabywcy, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer jest wymagany;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• dane pozwalające określić rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• kwotę należności ogółem.

Jakich elementów nie musi zawierać faktura uproszczona?

W przypadku faktury uproszczonej można pominąć niektóre informacje wymagane przy wystawianiu standardowej faktury VAT, w tym:

• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adres;
• miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi;
• wartość sprzedaży netto;
• stawki podatku VAT;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną;
• kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki VAT.

Możliwość pominięcia powyższych danych nie oznacza jednak, że faktura może nie zawierać informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatku. Dokument musi umożliwiać określenie kwoty VAT dla poszczególnych stawek podatku.

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Faktury uproszczonej nie można stosować do dokumentowania transakcji wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Ograniczenie to dotyczy między innymi:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość;
• sprzedaży na odległość towarów importowanych;
• dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej, gdy miejscem opodatkowania jest inne państwo członkowskie Unii Europejskiej, a zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca.

Faktury uproszczonej nie można również wystawić, jeżeli kwota należności ogółem przekracza 450 zł albo 100 euro. W takim przypadku należy zastosować zasady wystawiania standardowej faktury VAT.

Paragon fiskalny jako faktura uproszczona

Paragon fiskalny może pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeżeli spełnia warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może nie zawierać niektórych danych wymaganych dla zwykłej faktury, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro i dokument zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

W praktyce oznacza to, że paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy i dokumentujący sprzedaż o wartości nieprzekraczającej 450 zł brutto może zostać uznany za fakturę uproszczoną, pod warunkiem że zawiera pozostałe wymagane dane. Taki dokument stanowi fakturę w rozumieniu przepisów o VAT, dlatego co do zasady nie wystawia się do niego kolejnej faktury dokumentującej tę samą sprzedaż.

Jakie dane powinien zawierać paragon fiskalny?

Paragon fiskalny musi zawierać elementy określone w przepisach regulujących stosowanie kas rejestrujących. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących należą do nich w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• kolejny numer wydruku;
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną identyfikację;
• cenę jednostkową towaru lub usługi;
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi wraz z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, jeżeli występują;
• wartość sprzedaży brutto oraz wysokość podatku według poszczególnych stawek, po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku wraz z oznaczeniem literowym;
• łączną wysokość podatku;
• łączną wartość sprzedaży brutto;
• oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, co najmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
• kolejny numer paragonu fiskalnego;
• numer kasy oraz oznaczenie kasjera – jeżeli jest wymagane w przypadku danej organizacji stanowisk kasowych;
• logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy rejestrującej.

Jeżeli paragon ma pełnić funkcję faktury uproszczonej, powinien ponadto zawierać NIP nabywcy. Numer ten należy podać przed zakończeniem sprzedaży i wydrukowaniem paragonu.

Faktura uproszczona a KSeF – co zmieni się od 2027 roku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia zasady wystawiania faktur, w tym dokumentowania zakupów o niewielkiej wartości. Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne z NIP nabywcy, których kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł, mogą po spełnieniu warunków ustawowych nadal pełnić funkcję faktur uproszczonych i nie muszą być przesyłane do KSeF.

Z kolei od 1 stycznia 2027 r. paragon fiskalny z NIP nabywcy nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną na dotychczasowych zasadach. Jeżeli przedsiębiorca będzie potrzebował faktury dokumentującej zakup, konieczne będzie wystawienie jej zgodnie z przepisami obowiązującymi od tej daty, z uwzględnieniem zasad korzystania z KSeF i przewidzianych wyjątków. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni uwzględnić nadchodzące zmiany przy dokumentowaniu zakupów firmowych i dostosować swoje procedury do nowych zasad.

Należy przy tym pamiętać, że zmiana dotycząca paragonów z NIP nie oznacza, że każda sprzedaż detaliczna będzie wymagała wystawienia faktury w KSeF. Sprzedaż na rzecz konsumentów podlega odrębnym zasadom, a obowiązek wystawienia faktury i sposób jej przekazania zależą od rodzaju transakcji oraz aktualnych przepisów.

Więcej na temat: Faktura uproszczona a KSeF – czy trzeba ją wystawiać w systemie e-Faktur?

Podsumowanie