Faktury elektroniczne: zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury

×

Przez wiele dekad przedsiębiorcy wystawiali i wysyłali faktury tylko w postaci papierowej. Z czasem zaczęto odchodzić od tych praktyk na rzecz faktur elektronicznych, które mają tę przewagę, że nie zajmują zbyt wiele miejsca. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie jak zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej.

Faktura elektroniczna

Faktury wystawiane przez przedsiębiorców, które trafiły do obrotu prawnego, powinny zawierać niezbędne dane, o których jest mowa w ustawie o podatku VAT. Oznacza to, że nie ma znaczenia, w jakiej postaci faktura będzie odwzorowana – papierowej czy cyfrowej, każda z nich posiada taką samą moc prawną.

Jak sprawdzić, czy faktura jest autentyczna?

Z ustawy o podatku VAT wynika wprost, że przedsiębiorca określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zdefiniowane zostało również, co się kryje pod pojęciem autentyczności i integralności faktury.

Ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób przedsiębiorca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury. Mówi jedynie, że można to zapewnić, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, nie wskazując jednak, na czym takie kontrole powinny polegać.

Kontrole biznesowe w firmie

Pojęcie kontroli biznesowej jest bardzo szerokie. W piśmie dotyczącym zasad wystawiania faktur, zamieszczonym na stronie podatki.gov.pl czytamy, że kontrole biznesowe zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jest to proces, za pośrednictwem którego przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania faktury nie zostały zmienione żadne dane, w tym dotyczące podatku VAT. Kontrola biznesowa będzie spełniać swoją rolę, o ile da się powiązać fakturę z dokumentami handlowymi takimi jak np.:

• kopia zamówienia,
• zlecenie,
• umowa,
• potwierdzenie dostawy,
• potwierdzenie zapłaty.

Natomiast wiarygodna ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do sprawdzenia związek pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pozwala na sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji, co potwierdzają posiadane dowody, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Sposób, w jaki przedsiębiorca przeprowadzi ścieżkę audytu, nie jest narzucony. Może to być dowolna forma pozwalająca powiązać dokumenty związane z przeprowadzoną transakcją, takie jak na przykład: zamówienie, faktura i dokument transportowy.

W interpretacji podatkowej z dnia 19 maja 2025 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.58.2025.2.JSU czytamy, że pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. (…) Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” (…) oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów (…) Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy których wykorzystaniu, podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W tym rozstrzygnięciu czytamy również, że faktury w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w dowolnej formie. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Na żądanie organu podatkowego takie faktury powinny być bez zbędnej zwłoki udostępnione. Powinien być zapewniony ich pobór i przetwarzanie.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat faktur elektronicznych, w jaki sposób przedsiębiorca może zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Faktura elektroniczna jest to dokument w postaci cyfrowej, takiej jak np. plik PDF, XML, JPK. Taka e-Faktura jest przesyłana z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej w wiadomości e-mail, z wykorzystaniem platform elektronicznych lub przez system EDI. Odbiorca faktury powinien wyrazić w dowolnej formie zgodę na otrzymywanie faktury elektronicznej.

W przypadku faktur elektronicznych ustawodawca wymaga, aby została zachowana autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. W przepisach mówi się o przeprowadzaniu kontroli biznesowej, jednak pojęcie to nie zostało nigdzie zdefiniowane. W interpretacjach podatkowych czytamy, że rolą kontroli biznesowej i ścieżki audytu, która jest z nią związana, jest wykazanie, że dana transakcja została faktycznie przeprowadzona. Przedsiębiorca może to udowodnić jeśli przykładowo wykaże, że wystawiona faktura, otrzymana płatność jest powiązana ze złożonym zamówieniem. Przy czym warto podkreślić, że nie wiąże się to z nałożeniem dodatkowych formalności w postaci tworzenia regulaminów czy procedur.

W stosunku do faktur ustrukturyzowanych, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, przedsiębiorca nie będzie musiał już zapewniać autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Wszystkie te informacje dostępne będą w centralnym rejestrze faktur prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Stan prawny na dzień: 28.09.2025 r.