Blog

Czym jest forma dokumentowa zawierania umów?

Zawierane w obrocie gospodarczym umowy stanowią podstawę prowadzonej działalności gospodarczej. Jest bardzo duża swoboda jeśli chodzi o formę i treści takich umów. W umowie określone są wzajemne prawa i obowiązki pomiędzy jej stronami, jest to rodzaj zobowiązania. Nas będzie interesowała forma dokumentowa zawieranych umów i na ten temat będzie dzisiejsza publikacja.

Jakie znamy formy zawierania umów?

Jeżeli chodzi o ustawę Kodeks cywilny, umowa może być zawarta w dowolnej formie, o ile nie sprzeciwia się temu ustawa i wola stron umowy. Strony mogą wypracować indywidualny sposób zawierania umów, który jest dla nich najbardziej odpowiedni.

Typowe formy zawieranych umów:

ustna,
pisemna,
elektroniczna,
w postaci aktu notarialnego,
w postaci dokumentowej.

Najbardziej powszechną od wielu lat była forma pisemna zawierania umowy. Obecnie obowiązuje również szereg umów, w stosunku do których wymagane jest w dalszym ciągu zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważna jest możliwość takiego trybu zawierania umów, który pozwoli na sprawne i szybkie jej potwierdzenie. Kwestia niezwykle istotna również z powodu ograniczeń związanych z pandemią.

Forma dokumentowa zawarcia umowy

Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dalej w ustawie można przeczytać, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Pojęcie dokumentu zostało tak zdefiniowane, aby umowa mogła być zawarta na różnych nośnikach danych, nie tylko papierowych. Mogą to być m.in.:

wiadomości e-mail,
sms-y,
uzgodnienia telefoniczne,
nośniki informatyczne,
skany podpisanych umów,
pliki komputerowe.

W dobie trwającej pandemii i związanych z nią utrudnień wielu przedsiębiorców domaga się, aby forma dokumentowa mogła być stosowana bez ograniczeń. Jedną z takich branż jest branża leasingowa, która zawiera rocznie setki tysięcy umów, które muszą być zawierane w formie pisemnej, co niezwykle utrudnia i wydłuża całą procedurę.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.