Jak działa KSeF krok po kroku w IFIRMA?

×

Czym jest KSeF i kogo realnie dotyczy?

Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma teleinformatyczna, której zadaniem jest przyjmowanie, nadawanie numerów, udostępnianie oraz przechowywanie tak zwanych faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że cała ścieżka życia faktury – od wystawienia, poprzez doręczenie, aż po archiwizację – może odbywać się w jednym, wspólnym systemie.

Kluczowe jest rozróżnienie między tradycyjną e-fakturą rozumianą jako plik PDF wysłany e-mailem a fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu KSeF. W KSeF faktura nie jest obrazem dokumentu, lecz zbiorem danych zapisanych w jednolitym formacie (najczęściej XML), zgodnie z oficjalnym schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Ten format jest z góry określony – system wymaga, aby konkretne informacje znalazły się w precyzyjnie zdefiniowanych polach.

W praktyce przedsiębiorca nie ma jednak do czynienia z plikiem XML. Wprowadza dane w znajomym formularzu w systemie księgowym online, a dopiero ten system – np. ifirma.pl – tłumaczy je na strukturę wymaganą przez KSeF i wysyła do ministerialnej platformy.

Docelowo obowiązek korzystania z KSeF obejmie większość podatników VAT w Polsce. W szczególności:

• podatników VAT czynnych,
• podatników korzystających ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego),
• podmioty prowadzące działalność w różnych formach prawnych – jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki osobowe i kapitałowe, a także inne jednostki organizacyjne będące podatnikami VAT.

Od wprowadzenia danych w systemie online do wysłania faktury do KSeF

W codziennej pracy przedsiębiorcy proces wystawiania faktury w KSeF nie różni się znacząco od tego, jak przebiegało fakturowanie w starym stylu. Największe zmiany musiały zajść po stronie biur rachunkowych i programów księgowych, które musiały nie tylko wdrożyć integrację z KSeF, ale też możliwie ją zautomatyzować.

Pierwszym krokiem podczas wystawiania faktur w KSeF w IFIRMA jest integracja konta z ministerialnym systemem. Można to zrobić na kilka sposobów, jednak rekomendujemy przejście całego procesu z poziomu aplikacji:

1. Zaloguj się do aplikacji. Na pulpicie znajdź ramkę Połącz z KSeF.
2. Wybierz Pobierz i podpisz wniosek online. Pobierz wniosek.
3. Zaloguj się do Profilu Zaufanego, wgraj wniosek i podpisz go elektronicznie.
4. Wgraj dokument w aplikacji ifrima.pl.

Po poprawnym powiązaniu systemu księgowego z KSeF przedsiębiorca może przystąpić do wystawiania faktur. Przebieg jest zbliżony do dotychczasowego:

• wybór lub dodanie kontrahenta (dane nabywcy),
• wprowadzenie danych dotyczących sprzedaży – nazwy towarów/usług, ilości, cen, stawek VAT,
• określenie daty sprzedaży, formy i terminu płatności, numeru rachunku, ewentualnych adnotacji,
• zapisanie faktury w systemie.

Na tym etapie faktura istnieje w systemie księgowym, ale nie jest jeszcze fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu KSeF. Staje się nią dopiero po wysłaniu do KSeF i przyjęciu przez ten system.

IFIRMA konwertuje wprowadzone dane na format zgodny z aktualną strukturą e-faktury i przesyła je do KSeF za pośrednictwem interfejsu API.

 

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Wystaw pierwszą fakturę  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

Wysyłanie faktury do KSeF w IFIRMA

W systemach takich jak ifirma.pl użytkownik widzi nadal znajomy formularz faktury, jednak każde pole tego formularza odpowiada konkretnemu elementowi struktury e-faktury KSeF. Wystawienie faktury w KSeF za pośrednictwem serwisu IFIRMA obejmuje następujące etapy:

• wybór właściwego formularza faktury,
• uzupełnienie danych dokumentu oraz jego zatwierdzenie,
• wysyłkę faktury do KSeF,
• uzyskanie UPO,
• udostępnienie faktury nabywcy.

W ten sposób przedsiębiorca nie musi poznawać technicznego żargonu ani specyfiki XML, aby w pełni korzystać z dobrodziejstw automatyzacji.

Wysyłanie faktur do KSeF w IFIRMA odbywa się w kilku krokach:

1. Zaloguj się na swoje konto.
2. W zakładce sprzedaż, w sekcji Faktury wybierz nabywcę z listy i uzupełnij informacje na temat towaru lub usługi.
3. Potwierdź dane i wystaw fakturę.
4. Przekazać ją do KSeF, klikając w ikonę na dole strony. Uwaga! Od kwietnia wysyłka do KSeF będzie mogła odbywać się automatycznie, jeśli zaznaczysz taką opcję w ustawieniach.

Numer KSeF i status „przyjęcia” – co to oznacza dla sprzedawcy i nabywcy?

Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany fakturze ustrukturyzowanej w momencie jej przyjęcia przez Krajowy System e-Faktur. Jest on niepowtarzalny i pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w systemie MF oraz w systemach z nim zintegrowanych.

W relacji z nabywcą numer KSeF jest dowodem, że faktura istnieje w systemie i została mu udostępniona. Co istotne, doręczenie faktury w modelu KSeF następuje poprzez jej udostępnienie w systemie Ministerstwa Finansów, a niekoniecznie poprzez tradycyjne przesłanie pliku PDF e-mailem. Oznacza to zmianę dotychczasowego sposobu myślenia o „otrzymaniu faktury” – kluczowy jest dostęp do dokumentu w KSeF.

W IFIRMA numer KSeF jest umieszczony przy danej fakturze i widoczny w podglądzie dokumentu lub w raportach (np. w eksporcie do JPK). Dzięki temu przedsiębiorca nie musi logować się do KSeF, aby odczytać numer – widzi go bezpośrednio w swoim systemie.

Pobieranie dokumentów kosztowych z KSeF w aplikacji IFIRMA

Po stronie nabywcy obieg dokumentów w KSeF wygląda inaczej niż w tradycyjnym modelu wysyłki PDF-ów. Gdy sprzedawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną, wyśle ją do KSeF i otrzyma numer KSeF, dokument staje się dostępny w systemie Ministerstwa Finansów dla uprawnionego nabywcy.

Różnica polega na tym, że źródłem dokumentu jest KSeF, a nie skrzynka pocztowa. Sam e-mail – jeśli jest wysyłany – pełni raczej funkcję pomocniczego powiadomienia niż głównego kanału doręczenia.

W IFIRMA pobieranie dokumentów odbywa się w następujący sposób:

• Na pulpicie odszukaj ramkę Import dokumentów.
• Na górze strony wybierz, z którego miesiąca chcesz pobrać faktury, i kliknij niebieską ikonę Pobierz z KSeF.
• Kiedy pobieranie się zakończy, oznacz dokumenty jako zakupowe lub kosztowe i wybierz status płatności.
• Po zebraniu dokumentów za dany miesiąc, prześlij je do księgowej, potwierdzając kompletność.

W okresie, gdy korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny, wystawienie e-faktury ustrukturyzowanej wymaga zgody nabywcy. Oznacza to, że sprzedawca powinien ustalić z kontrahentem, czy akceptuje on taką formę otrzymywania faktur. Po wejściu w fazę obligatoryjnego stosowania KSeF zasady te ulegają zmianie, a doręczenie następuje zasadniczo poprzez udostępnienie dokumentu w systemie.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF 2.0 zmienia sposób przechowywania faktur, ale nie zwalnia przedsiębiorców z ogólnego obowiązku archiwizowania dokumentów podatkowych i księgowych. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów przez okres określony w przepisach – zgodnie z informacjami publikowanymi przez MF.

Systemy takie jak ifirma.pl umożliwiają przechowywanie danych o fakturach, ich podgląd, generowanie raportów, eksporty do plików (np. JPK, CSV, PDF) oraz codzienną pracę księgową i analityczną.

Dobre praktyki w zakresie archiwizacji e-faktur obejmują m.in.:

• regularne pobieranie kopii bezpieczeństwa danych z systemu księgowego,
• porządkowanie dokumentów według okresów rozliczeniowych i rodzajów operacji,
• monitorowanie poprawności integracji z KSeF (czy wszystkie faktury mają nadany numer KSeF),
• dokumentowanie zmian uprawnień do KSeF w firmie, zwłaszcza przy rotacji personelu,
• okresowe przeglądy procedur z udziałem biura rachunkowego lub doradcy podatkowego.

Wprowadzenie KSeF 2.0 to nie tylko zmiana narzędzia, lecz przede wszystkim zmiana sposobu myślenia o obiegu dokumentów w firmie. Centralny system faktur ustrukturyzowanych tworzy warunki do automatyzacji i większej przejrzystości rozliczeń, ale wymaga jednocześnie świadomego podejścia do kwestii organizacyjnych, technicznych i bezpieczeństwa. Warto traktować ten proces nie jako wyłącznie nowy obowiązek, lecz również jako szansę na uporządkowanie i unowocześnienie finansów przedsiębiorstwa.