Jak rozliczyć sprzedaż przez internet?

Obecnie to codzienność zarówno dla firm, jak i osób prywatnych. Popularność platform takich jak Allegro, OLX, Vinted, Etsy czy Amazon sprawiła, że coraz więcej osób zaczyna zarabiać online — niestety nie zawsze zdając sobie sprawę z obowiązków podatkowych, jakie mogą się z tym wiązać.

Umiejętne prowadzenie własnego sklepu internetowego pozwala z powodzeniem budować opłacalny biznes. Kluczowe jest jednak dopełnienie określonych obowiązków gwarantujących legalność podejmowanych w tym obszarze działań.

Przybliżamy, jak założyć sklep internetowy, uwzględniając postawy startowania z działalnością.

 

Zapoznaj się również z naszym materiałem na Youtube.

 

---

Kiedy sprzedaż przez internet wymaga założenia działalności gospodarczej?

Nie każda sprzedaż internetowa oznacza konieczność zakładania firmy. W polskim prawie kluczowe znaczenie ma to, czy Twoje działania noszą znamiona działalności gospodarczej. W praktyce, nawet jeśli nie jesteś „zarejestrowanym przedsiębiorcą”, możesz być tak traktowany przez urząd skarbowy, jeżeli regularnie zarabiasz na sprzedaży online.

Jeśli więc:

• Sprzedajesz regularnie i w sposób zorganizowany (np. przez sklep internetowy, Allegro, Etsy, OLX),
• Twoja sprzedaż ma na celu zarobek (np. kupujesz hurtowo i odsprzedajesz z zyskiem),
• Masz zorganizowany system działania (np. opisy, cenniki, wysyłka, zwroty),
• Działasz w sposób powtarzalny lub ciągły (np. wystawiasz kilka–kilkanaście przedmiotów miesięcznie),

to urząd skarbowy może uznać, że prowadzisz działalność gospodarczą, nawet jeśli nie dokonałeś jej formalnej rejestracji.

Przykłady, kiedy konieczne jest założenie działalności:

• Sprzedajesz rękodzieło, biżuterię lub produkty handmade przez Etsy.
• Kupujesz towar w hurtowniach i odsprzedajesz z zyskiem na Allegro.
• Masz własny sklep internetowy z odzieżą, akcesoriami, elektroniką.
• Regularnie wystawiasz nowe produkty na marketplace’ach, np. Amazon, OLX, Vinted.
• Zatrudniasz osoby do pomocy lub inwestujesz w reklamy.

Kiedy nie musisz rejestrować firmy?

Jeśli sprzedajesz:

• sporadycznie (np. raz na jakiś czas pozbywasz się własnych rzeczy),
• rzeczy używane, których nie kupiłeś z myślą o dalszej odsprzedaży,
• rzeczy, które były Twoją własnością przez co najmniej 6 miesięcy,

to taka sprzedaż ma charakter okazjonalny i nie podlega obowiązkowi zakładania działalności gospodarczej.

Przykład:

• Sprzedajesz na OLX używany rower lub telewizor, którego używałeś przez 2 lata.
• Wyprzedajesz ubrania dziecięce po swoich dzieciach.

Sprzedaż przez internet jako działalność nierejestrowana

Samo prowadzenie sprzedaży internetowej nie wymaga założenia firmy.

Wybór takiego rozwiązania przynosi wiele korzyści, do których zalicza się brak konieczności opłacania składek ZUS oraz rejestracji do ZUS. Dodatkowo taką działalność rozlicza się całościowo tylko raz w roku, do końca kwietnia. Równolegle należy jednak zachować także ostrożność, uwzględniając najważniejszy limit przychodów – 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie kwotę 3 499,50 zł, której nie możemy miesięcznie przekroczyć.

Warunki skorzystania:

• Nie prowadziłeś działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy.
• Przychody miesięczne nie przekraczają limitu.
• Nie wykonujesz działalności wymagającej koncesji lub wpisu do rejestru.

Sprzedaż bez działalności gospodarczej a rozliczenia

Wiele osób zaczyna swoją przygodę ze sprzedażą w internecie od okazjonalnego wystawienia kilku rzeczy na OLX, Allegro, Vinted czy Marketplace na Facebooku. Pojawia się wtedy naturalne pytanie: czy taka sprzedaż wymaga rejestracji firmy i zgłoszenia do urzędu skarbowego?

W 2025 roku wciąż obowiązuje zasada, że nie każda sprzedaż internetowa oznacza konieczność założenia działalności gospodarczej. Ale to, czy musisz się rozliczyć i jak to zrobić, zależy od kilku kluczowych czynników: częstotliwości sprzedaży, rodzaju przedmiotów, wysokości przychodów i tego, czy działalność ma charakter zarobkowy.

Nawet jeśli nie prowadzisz firmy, w niektórych przypadkach sprzedaż może się wiązać z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego. Wpływa na to głównie czas użytkowania danego przedmiotu przed jego sprzedażą.

Jeśli sprzedajesz rzecz, którą posiadałeś i używałeś przez minimum 6 miesięcy, liczonych od końca miesiąca zakupu – przychód z takiej sprzedaży nie podlega opodatkowaniu. Zwolnienie to przewiduje art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT.

Przykład: Kupiłeś telefon w maju 2024 r., sprzedałeś go w styczniu 2025 r. – nie musisz płacić podatku, ponieważ minęło 6 miesięcy.

Jednak, gdy sprzedasz rzecz wcześniej (np. kupiłeś laptop i po 2 miesiącach sprzedałeś go drożej), dochód z tej transakcji trzeba wykazać w zeznaniu rocznym PIT-36 jako „Odpłatne zbycie rzeczy określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d ustawy” i zapłacić od niego podatek dochodowy.

Jak wygląda to w przypadku działalności nierejestrowanej? Wybierając to rozwiązanie, nie musisz rejestrować firmy ani opłacać ZUS-u. Koniecznością jest natomiast prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów. Dodatkowo dochód rozlicza się raz w roku w zeznaniu PIT-36, w specjalnej rubryce.

Choć formalności są ograniczone, warto zadbać o minimum dokumentacji, zwłaszcza że urzędy coraz częściej mają dostęp do informacji o sprzedaży internetowej.

Dobrą praktyką jest:

• prowadzenie prostej ewidencji sprzedaży,
• zbieranie potwierdzeń płatności (np. przelewy bankowe, raporty z Vinted, OLX, Allegro),
• zachowywanie dowodów zakupu – przydadzą się w razie wątpliwości skarbówki.

Od 2024 roku nowe obowiązki na platformy sprzedażowe nałożyła również dyrektywa DAC7. Obecnie Allegro, OLX, Vinted, Etsy, eBay i inne muszą raportować dane o użytkownikach, którzy dokonują sprzedaży.

Do urzędów trafiają informacje m.in. o:

• liczbie transakcji,
• łącznej kwocie sprzedaży,
• danych konta bankowego,
• danych identyfikujących użytkownika (imię, nazwisko, adres, NIP – jeśli dotyczy).

Dane są przekazywane do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) raz w roku, a urzędy mogą je wykorzystać do weryfikacji, czy dana osoba prawidłowo rozliczyła sprzedaż.

JDG a sprzedaż internetowa

Prowadzenie JDG łączy się z pewnymi zmianami w kontekście ZUS-u. Po pierwsze założenie działalności gospodarczej rodzi obowiązek opłacania składek. Jednocześnie przedsiębiorca może skorzystać z różnych ulg – ulga na start, składki preferencyjne, mały ZUS+. Takie ulgi mogą trwać nawet przez 3-4 lata.

Wraz z opłacaniem składek pojawia się też opcja pobierania wszelkiego rodzaju zasiłku – zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy ojcowski. Dodatkowo przy JDG można rozliczać koszty oraz wybrać formę opodatkowania. Przy prowadzeniu nierejestrowanej działalności dostępna jest jedynie skala podatkowa. Natomiast zarejestrowanie firmy wprowadza podatek liniowy, ryczałt. Wszystko w zależności od formy prowadzenia i indywidualnych preferencji.

W zależności od wybranej formy opodatkowania, przedsiębiorca prowadzący sprzedaż przez internet ma obowiązek:

• prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (KPiR) – przy skali podatkowej lub podatku liniowym,
• prowadzenia ewidencji przychodów – w przypadku opodatkowania ryczałtem,
• przechowywania dokumentów sprzedaży i zakupu (np. faktur, rachunków),
• prowadzenia ewidencji VAT (jeśli jest czynnym podatnikiem VAT),
• przechowywania raportów z platform sprzedażowych (np. Allegro, Amazon, Etsy).

Sprzedaż przez internet – jak założyć firmę?

Cały proces należy rozpocząć od złożenia przez stronę biznes.gov.pl wniosku CIDG. Kolejny krok to rejestracja do ZUS-u oraz, w zależności od naszych preferencji lub wymagań, rejestracja do VAT-u.

Na tym etapie kluczowe staje się też zastanowienie nad tym, co i gdzie chcemy sprzedawać. Istotne jest tutaj uwzględnienie samych platform, form pozyskiwania klientów czy strategii marketingowych. Prowadzenie sklepu internetowego rodzi także obowiązek opracowania przejrzystego regulaminu, polityki zwrotów czy prywatności.

Również skupiając się na przykładzie jednoosobowej działalności gospodarczej, regulamin stanowi absolutną podstawę. Dodatkowo należy zadbać o właściwą ewidencję wszystkich transakcji kupna i sprzedaży. W praktyce, przy nabywaniu towarów, przejawia się to poprzez konieczność pamiętania o zabieraniu faktur kosztowych na te towary, które docelowo umożliwią ich rozliczenie w kosztach.

Podobnie wygląda to w przypadku ewidencjonowania transakcji sprzedażowych. Tutaj także wystawiamy faktury lub prowadzimy ewidencję przychodów, dbając by wszystko zostało prawidłowo udokumentowane.

A jak wygląda to w kontekście działalności nierejestrowanej? Osoby wybierające tę opcję również powinny zadbać o swoją działalność od strony ewidencyjnej. Najważniejsze, by pamiętać, że sam paragon nie jest wystarczający. W tym ujęciu podstawę stanowi paragon imienny.

Kasa fiskalna przy sprzedaży online

Każda osoba decydująca się na założenie sklepu internetowego, jeszcze przed pierwszą sprzedażą, ma za zadanie dokładnie zweryfikować jakie sprzęty czy towary będzie sprzedawać. Umożliwia to sprawdzenie, czy nasza oferta jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży, co dotyczy na przykład elektroniki czy sprzętu fotograficznego.

W sytuacji gdy nasze produkty zaliczają się do pozostałych towarów, pojawia się limit 20 tysięcy złotych rocznie na sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Równolegle możemy tutaj też korzystać dalej z tego zwolnienia ze względu na sprzedaż i płatności, które otrzymujemy online.

Warto podkreślić, że sam rodzaj sprzedawanego towaru nie wpływa na formę opodatkowania, którą wybieramy na początku działalności gospodarczej.

Sklep internetowy a rejestracja do VAT-u

Obowiązek rejestracji sprzedaży do VAT-u powiązany jest z określonymi rodzajami towarów, które formułują stosunkowo sporą listę. Dlatego też przed pierwszą sprzedażą należy upewnić się, czy nasze towary podlegają opodatkowaniu VAT.

W Polsce podstawowa stawka VAT wynosi 23%, ale dostępne są również stawki obniżone (8%, 5%) i zwolnienia. Obowiązek rejestracji do VAT nie zawsze pojawia się od razu – wielu początkujących przedsiębiorców korzysta z tzw. zwolnienia podmiotowego z VAT.

W 2025 roku limit przychodu dla zwolnienia z VAT, który obowiązuje nas do sprzedaży w Polsce, wynosi 200 tysięcy zł. Jeśli Twój roczny obrót nie przekroczy tej kwoty, możesz nie rejestrować się do VAT, o ile nie świadczysz usług ani nie sprzedajesz towarów, które z urzędu nie podlegają zwolnieniu (np. towary objęte akcyzą, niektóre usługi doradcze).

Kolejną ważną kwestią jest uwzględnienie samego kontrahenta, a właściwie faktu, czy sprzedajemy dla kontrahentów zagranicznych, czy dla osób fizycznych z zagranicy. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli sprzedajesz towary klientom z innych krajów UE (np. z Niemiec, Francji, Czech), to – zgodnie z przepisami unijnymi – sprzedaż taka podlega opodatkowaniu w kraju odbiorcy.

Skupiając się na sprzedaży towarów dla firm z UE, zastosowanie ma WDT. W takiej sytuacji nie pojawiają się ani limity przychodów, ani możliwość skorzystania z VAT OSS.

Inaczej wygląda to jednak przy sprzedaży na rzecz osób prywatnych z UE. Aby uniknąć konieczności rejestrowania się do VAT w każdym państwie członkowskim, możesz skorzystać z tzw. procedury OSS (One Stop Shop), która pozwala rozliczać VAT od sprzedaży zagranicznej w jednej deklaracji, składanej w Polsce.

W związku z tym pojawia się też dodatkowy limit sprzedaży towarów dla osób fizycznych w Unii Europejskiej – 42 tysiące złotych rocznie. Przy czym przed limitem taką sprzedaż należy traktować jako sprzedaż krajową. Natomiast już po jego przekroczeniu musimy zarejestrować się do VAT-u OSS.

Sytuacja	Obowiązek VAT?	Dodatkowe uwagi
Sprzedaż w Polsce poniżej 200 000 zł	NIE (zwolnienie podmiotowe)	O ile nie sprzedajesz towarów objętych VAT-em obowiązkowym
Sprzedaż za granicę (UE) powyżej 10 000 euro	TAK, ale wyłącznie w krajach nabywców * W Polsce wciąż można być zwolnionym, jeżeli nie przekroczono limitu 200 tys. zł.	Rejestracja do OSS
Sprzedaż towarów objętych obowiązkowym VAT	TAK	Np. elektronika, alkohol
Sprzedaż okazjonalna (np. prywatna osoba na OLX)	ZWYKLE NIE	O ile nie ma cech działalności gospodarczej
Sprzedaż z odbiorem osobistym	CZĘSTO TAK	Obowiązek kasy fiskalnej

Sprzedaż przez internet – prowadzenie ewidencji

Prowadzenie własnego sklepu internetowego łączy się także z koniecznością wystawiania faktur, co, zwłaszcza wśród początkujących, może wzbudzać pewne wątpliwości. Jak więc zadbać o prawidłową ewidencję oraz sprawne wystawianie faktur?

Obecnie dużym wsparciem okazują się dostępne systemy, które dostosowują rodzaj samej faktury do rodzaju wykonywanej sprzedaży. Inaczej wygląda więc przykładowo faktura wystawiana dla kontrahenta polskiego oraz dla kontrahenta zagranicznego.

Dodatkowo należy upewnić się, czy dana faktura zawiera obowiązkowe elementy, do których zalicza się:

• dane sprzedawcy,
• dane nabywcy,
• datę sprzedaży,
• datę wystawienia,
• towar,
• cenę towaru.

Chociaż sama postawa musi pozostać niezmienna, formaty faktury mogą podlegać zmianom.

Podsumowanie

Rozpoczęcie sprzedaży przez internet łączy się z koniecznością dopełnienia licznych obowiązków. Już od początku działalności należy zadbać o prowadzenie ewidencji tak, aby wszystkie transakcje były widoczne dla urzędu. Kolejne istotne kwestie to deklaracje VAT-owskie, wyliczenia podatku dochodowego czy wysyłanie do ZUS-u DRA comiesięcznie z naszymi składkami.

Oczywiście możliwe jest samodzielnie działanie w tym obszarze, jednak czasami, szczególnie dopiero rozpoczynając swoją biznesową przygodę, warto skorzystać z pomocy specjalistów. W IFIRMA oferujemy wsparcie osobistej księgowej, a innowacyjne narzędzie do e-commerce umożliwia łatwiejsze obsługiwanie zamówień i przesyłek, automatyzując cały proces fakturowania. Dodatkowo możliwe staje się zintegrowanie sklepu z marketplace i bankami.

Stan prawny na dzień: 8.10.2025