Jak szybko pakować paczki i wysyłać zamówienia bez błędów? Asystent pakowania, kurierzy i automatyzacja w IFIRMA

Wtedy nawet drobne niedociągnięcia w organizacji pracy szybko zaczynają kosztować: kurier zabiera tylko część paczek, do klienta trafia niewłaściwy wariant produktu, a skrzynkę odbiorczą zapełniają pytania o status wysyłki.

---

Przy większej skali sprzedaży nie wystarczy więc pakować szybciej. Trzeba przede wszystkim dobrze zaplanować kolejność realizacji zamówień i ograniczyć ręczne czynności oraz ryzyko pomyłek.

Jak zdecydować, które przesyłki przygotować w pierwszej kolejności? Jak zbierać produkty dla wielu zamówień bez ciągłego chodzenia po magazynie? I jak wykorzystać skanowanie kodów EAN, automatyczne generowanie etykiet oraz synchronizację statusów, żeby usprawnić cały proces?

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak zorganizować pakowanie i wysyłkę zamówień z wykorzystaniem narzędzi IFIRMA – od ustalenia priorytetów, przez kompletację i kontrolę produktów, aż po przekazanie klientowi informacji o przesyłce.

Jak usprawnić pakowanie i wysyłkę zamówień?

Przy sprzedaży wielokanałowej pakowanie paczek to tylko jeden z elementów całego procesu. Dużo większym wyzwaniem staje się koordynacja zamówień pochodzących z różnych źródeł, obsługa kilku przewoźników i pilnowanie terminów nadania.

W sklepie internetowym, np. na WooCommerce, możesz korzystać z osobnych wtyczek dla InPostu, DPD czy Poczty Polskiej. Zamówienia z Allegro są z kolei obsługiwane m.in. przez „Wysyłam z Allegro”, a korzystanie z własnej umowy z InPost wymaga osobnego logowania do Managera Paczkomatów. W efekcie proces wysyłki zostaje rozproszony pomiędzy kilka narzędzi.

Problem staje się szczególnie odczuwalny wtedy, gdy dochodzi presja czasu. DPD może odebrać przesyłki o 13:00, InPost o 15:00, a część zamówień z Allegro trzeba nadać jeszcze tego samego dnia. Jeśli sprzedawca nie ma jednego widoku wszystkich zamówień, musi samodzielnie sprawdzać, które paczki są najpilniejsze i dla którego przewoźnika należy je przygotować w pierwszej kolejności.

W IFIRMA e-commerce proces ten da się uporządkować bezpośrednio z jednej listy zamówień, na której możesz od razu ustalić kolejność realizacji.

Pomagają w tym trzy funkcje:

• Sortowanie według terminu wysyłki z Allegro. Lista może zostać ułożona tak, aby na początku znalazły się zamówienia wymagające najszybszego nadania. Dzięki temu nie trzeba sprawdzać każdej transakcji osobno i łatwiej pilnować deklarowanych terminów wysyłki.
• Filtrowanie według sposobu dostawy. Jeśli wiesz, że za chwilę przyjedzie kurier DPD, masz opcję wyświetlania tylko zamówień przeznaczonych dla tego przewoźnika, skupiając się na ich przygotowaniu. Zestawy filtrów można zapisywać, dlatego przy kolejnych wysyłkach nie trzeba konfigurować ich od początku.
• Masowe generowanie etykiet. Po wybraniu odpowiedniej grupy zamówień możesz zaznaczyć je na liście i zbiorczo utworzyć przesyłki z wydrukiem etykiet. Dotyczy to również zamówień pochodzących z różnych kanałów, np. z WooCommerce i Allegro.

 

Zrzut z Integratora e-commerce IFIRMA

 

Które zamówienia spakować w pierwszej kolejności?

Gdy wiesz już, które zamówienia wymagają najszybszej wysyłki, kolejnym krokiem jest sprawna kompletacja produktów. Przy większej liczbie paczek realizowanie każdego zamówienia osobno rzadko stanowi efektywne rozwiązanie. Pracownik zbiera produkty do jednej paczki, wraca do stanowiska, a przy kolejnym zamówieniu ponownie idzie na te same regały. Im więcej zamówień, tym więcej niepotrzebnych przejść po magazynie.

Alternatywą jest zbiorcze kompletowanie produktów dla wybranej wcześniej grupy zamówień.

W efekcie zamiast kilku osobnych list otrzymujesz informację, ile sztuk danego towaru trzeba pobrać łącznie, np. 10 czarnych kubków i 5 koszul w rozmiarze XL.

Zbiorcza lista zbierania pozwala ograniczyć wielokrotne przemieszczanie się po magazynie. Pracownik podczas jednego przejścia pobiera towary potrzebne do realizacji wybranej grupy zamówień. Zebrane pozycje może zaznaczać ręcznie albo skanować czytnikiem kod EAN. Asystent zbierania i pakowania weryfikuje produkt i pokazuje postęp kompletacji.

Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy wiele zamówień zawiera te same produkty lub ich warianty. Zamiast kilkukrotnie wracać do tego samego regału, można od razu pobrać potrzebną liczbę sztuk, a następnie rozdzielić je pomiędzy poszczególne paczki.

Szybsza kompletacja nie powinna jednak odbywać się kosztem dokładności. Przy dużej liczbie podobnych produktów łatwo pomylić kolor, rozmiar czy wariant i wysłać klientowi niewłaściwy towar.

Dlatego przy pakowaniu można skorzystać z Asystenta zbierania i pakowania zamówień. System na bieżąco weryfikuje, czy do danego zamówienia trafia właściwa pozycja.

Jeżeli produkt jest prawidłowy, pozycja zostaje zaakceptowana i oznaczona na zielono. Jeśli pracownik zeskanuje lub doda niewłaściwy element, Asystent wyświetli ostrzegawczy komunikat wizualny. Dzięki temu pomyłkę można zauważyć jeszcze przed zamknięciem paczki, zamiast dopiero po zgłoszeniu jej przez klienta.

Po poprawnym skompletowaniu wszystkich pozycji Asystent może automatycznie wygenerować przesyłkę i wydrukować etykietę kurierską.

 

Zrzut z Integratora e-commerce IFIRMA – Asystent zbierania i pakowania

 

Automatyczna aktualizacja statusów i numerów przesyłek

Sprawna realizacja zamówienia powinna obejmować nie tylko szybkie skompletowanie i zapakowanie produktów, ale także bieżące przekazywanie informacji o wysyłce. Klient chce wiedzieć, czy jego zamówienie zostało już przygotowane i nadane oraz gdzie może śledzić paczkę. Jeśli status nie jest aktualizowany na bieżąco, rośnie liczba wiadomości i telefonów z pytaniami o przesyłkę. Dla sprzedawcy oznacza to dodatkową obsługę, a w przypadku Allegro szybkie przekazanie numeru listu przewozowego ma również znaczenie dla wskaźników jakościowych konta.

W IFIRMA e-commerce przepływ tych informacji można powiązać bezpośrednio z procesem przygotowania przesyłki. Gdy paczka zostanie wygenerowana, zbiorczo z listy zamówień lub podczas pracy z Asystentem zbierania i pakowania, system może automatycznie zmienić status zamówienia, np. na „Do wysłania”. Jeśli statusy pomiędzy IFIRMA a kanałem sprzedaży zostały odpowiednio zmapowane, zmiana jest następnie przekazywana do zewnętrznego serwisu, np. Allegro, wraz z numerem przesyłki do śledzenia.

 

Przykładowa automatyzacja – źródło własne

 

Automatyczna synchronizacja jest również wygodna dla kupującego. Klient widzi zmianę statusu w swoim panelu w sklepie lub, w przypadku Allegro, w serwisie i aplikacji, a także otrzymuje informację z numerem pozwalającym na śledzenie przesyłki. Może więc samodzielnie sprawdzić, co dzieje się z jego zamówieniem, bez konieczności kontaktowania się ze sprzedawcą.

Szybka realizacja procentuje od pierwszych zamówień – wpływa na ocenę sprzedawcy, widoczność ofert, wzmacnianie zaufania do marki, a także przewagę nad konkurencją. Ręczne aktualizowanie statusów i numerów przesyłek przy każdej paczce wydłuża proces wysyłki i zwiększa liczbę powtarzalnych czynności. Automatyzacja pozwala połączyć kolejne etapy w jeden ciąg: zamówienie zostaje skompletowane i zweryfikowane, przesyłka utworzona, status zaktualizowany, a numer przesyłki przekazany do właściwego kanału sprzedaży i udostępniony kupującemu.

Z poziomu IFIRMA pobierzesz też protokoły nadania przesyłek oraz zamówisz zbiorczo kurierów dla wielu zamówień.

Jak wygląda cały proces realizacji wysyłki w IFIRMA?

 

Schemat procesu realizacji wysyłki – zródło własne

 

Checklista sprawnej logistyki e-sprzedawcy

• Podłącz swoje integracje kurierskie np. InPost, Wysyłam z Allegro, Apaczka czy Furgonetka i generuj etykiety zbiorczo z wielu kanałów sprzedaży
• Wykorzystaj sortowanie po terminie wysyłki z Allegro, by nie przekroczyć deklarowanego czasu nadania.
• Filtruj zamówienia po sposobach dostawy, by przygotowywać paczki seriami przed przyjazdem konkretnego kuriera.
• Uzupełnij kody EAN i SKU na kartach produktów (omówione w Artykule #2) – ułatwią weryfikację w Asystencie pakowania.
• Wykorzystaj skaner kodów kreskowych, aby uniknąć błędów i zautomatyzować zbieranie i pakowanie zamówień.
• Skonfiguruj mapowanie statusów oraz regułę automatycznej zmiany statusu na „Do wysłania” po utworzeniu paczki.

Checklista sprawnej logistyki e-sprzedawcy

Pobierz naszą checklistę dla sprzedawców i sprawdź jak automatyzacje moga wspierwać sprzedaż usług oraz sprzedaż mieszaną w UE!

   

Co dalej? Obsługa posprzedażowa bez stresu

Masz już opanowaną teorię podatkową, zbudowaną bazę towarową i połączone kanały oraz wdrożony ekspresowy proces pakowania i wysyłki.

Jednak handel internetowy nie kończy się na nadaniu paczki. Klienci mają prawo do zwrotu towaru w ciągu 14 dni, zdarzają się anulacje przed wysyłką oraz reklamacje.

Jak więc ograniczyć stres związany z obsługą posprzedażową? Sprawdź wszystkie możliwości i automatyzacje dostępne w IFIRMA!