Jakie dane powinny się znaleźć na fakturze sprzedaży w przypadku działalności nierejestrowanej?

Działalność bez rejestracji to wciąż działalność, mimo że jej właściciel zwolniony jest z wielu obowiązków. Sprzedaż w ramach tego typu działalności musi zostać udokumentowana. Jak wygląda faktura przy działalności nierejestrowanej? Czy różni się od tych, które wystawiają zaewidencjonowane firmy? Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.

Na jakich zasadach można prowadzić działalność bez rejestracji?

Przepisy dopuszczają prowadzenie działalności gospodarczej bez rejestracji jej w CEiDG oraz bez opłacania składek ZUS po jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków.

Przedsiębiorca:

• w okresie 60 miesięcy poprzedzających działalność nierejestrowaną nie prowadził działalności zarejestrowanej,
• uzyskuje miesięczny przychód, który nie przekracza limitu.

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej to temat, który warto pokrótce poruszyć, ponieważ z dniem 1 lipca 2023 r. nastąpiły zmiany. Do tej daty przychody uprawniające do prowadzenia działalności bez rejestracji wynosiły do 50% najniższego wynagrodzenia. Obecnie limit podwyższono do 75% minimalnej krajowej. Wynika to wprost z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Rejestracja do VAT a działalność bez rejestracji

Ze względu na miesięczny limit przychodów przedsiębiorca prowadzący działalność nierejestrowaną mieści się w limicie przewidzianym dla zwolnienia podmiotowego (z uwagi na wartość sprzedaży poniżej 200 000 zł rocznie).

Jednak są branże zobowiązane do rejestracji do VAT bez względu na wartość sprzedaży. Są to np. przedsiębiorcy

• dokonujący dostaw artykułów kosmetycznych, toaletowych, komputerów, urządzeń elektronicznych, części do samochodów,
• świadczący usługi: prawnicze, doradztwa (tzw. consultingu), jubilerskie.

Pełen katalog branż, które nie mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego wymieniony jest w art. 113 ust 13 Ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Przedsiębiorca prowadzący działalność wpisującą się w którąś z wymienionych branż, ma obowiązek być czynnym podatnikiem VAT (tj. zarejestrować się do VAT), bez względu na to, czy jego działalność jest zaewidencjonowana, czy nie.

Przykład 1

Marta jest jest graficzką prowadzącą działalność bez rejestracji. Usługi graficzne nie podlegają obowiązkowemu opodatkowaniu VAT, zatem Marta może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego.

Przykład 2

Kamil jest doświadczonym managerem i znajoma firma zwróciła się do niego o poradę. Wspólnie uzgodnili cenę za usługę doradztwa w wysokości 500 zł. Kamil musi zarejestrować się do VAT (nawet dla tej pojedynczej transakcji) ponieważ usługi doradztwa nie podlegają zwolnieniu.

Faktura w przypadku działalności nierejestrowanej

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Nie ma oddzielnych przepisów regulujących, jak ma wyglądać ten dokument dla prowadzących działalność bez rejestracji i dla tych, którzy mają działalność zaewidencjonowaną. Elementy, które powinna zawierać każda faktura, porządkuje art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Należą do nich:

• data wystawienia,
• numer faktury,
• imiona i nazwiska sprzedawcy i odbiorcy oraz ich adresy,
• nazwa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
• liczba dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa za towar (usługę),
• wartość opustów lub obniżek cen o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej,
• wartość netto sprzedanych towarów lub usług,
• stawka podatku,
• całościowa wartość sprzedaży (cena netto wraz z podatkiem).

NIP a faktura w działalności nierejestrowanej

Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT uściśla, że faktura powinna zawierać także numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – chodzi tu o nr NIP.

Przedsiębiorca prowadzący działalność bez rejestracji składa wniosek o nadanie nr NIP wtedy, gdy jest do tego zobowiązany. Z kolei takie zobowiązanie ma miejsce np. w przypadku:

• rejestracji do VAT (dobrowolnej lub wynikającej z braku możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego),
• obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Zatem sam fakt prowadzenia działalności bez rejestracji nie obliguje do identyfikowania się NIP-em. Jednak obowiązek jego posiadania może wynikać z odrębnych przepisów.

W świetle powyższego przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT (lub jest objęty obowiązkiem ewidencyjnym do NIP z tytułu innych przepisów), musi umieścić swój nr NIP na fakturze. Ci przedsiębiorcy, którzy nr NIP nie mają, z oczywistych względów nie umieszczają go na fakturze.

Podsumowanie

Osoba, która osiąga przychody z działalności do 2 700 zł miesięcznie, nie musi rejestrować tej działalności. Nie może jedynie zapomnieć o zgłoszeniu się do VAT, jeśli charakter działalności nie pozwala na zwolnienie podmiotowe (tj. z tytułu wysokości przychodu).

Faktura w działalności bez rejestracji nie różni się niczym od faktur, które wystawiają zarejestrowane podmioty. Musi zawierać, m.in. dane przedsiębiorcy, kupującego, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto oraz z podatkiem. Ponadto przedsiębiorca, któremu został nadany NIP, umieszcza go na fakturze.