Księgowanie zaległych składek ZUS

Składki ZUS przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub będącego wspólnikiem spółki cywilnej generalnie mogą pomniejszyć jego zobowiązanie podatkowe. Takie prawo mamy nawet wtedy, gdy składki zostaną opłacone po terminie – zwracając jednak uwagę na pewne obostrzenia.

Składki ZUS – jak księgować?

Co do zasady składki ZUS przedsiębiorcy – w zależności do rodzaju – będą w różny sposób zmniejszały zobowiązanie wobec urzędu skarbowego:

• Składki społeczne – mogą stanowić koszt uzyskania przychodu lub być odliczane od dochodu
• Składka zdrowotna – może być odliczana od podatku dochodowego (w wysokości 7,75% podstawy wymiaru)
• Fundusz Pracy – może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Różne formy rozliczenia składek łączy jedna zasada – mogą one być kosztem lub pomniejszać dochód i podatek dopiero w okresie, w którym zostały opłacone.

Zaległe składki ZUS – rozliczenie

Jeśli przedsiębiorca nie zapłaci składek ZUS w terminie, zasadniczo w ogóle nie ujmuje ich w księdze przychodów i rozchodów w danym miesiącu. Podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy także nie powinien rozliczać niezapłaconych składek społecznych oraz zdrowotnej.

Dobrą wiadomością jest natomiast to, że składki ZUS nie mają generalnie „terminu przydatności do księgowania”. Przedsiębiorca, nawet jeśli spóźnił się z opłaceniem ZUS, nie utraci prawa do rozliczenia uregulowanych po terminie składek – może je rozliczyć w okresie, w którym uregulował zobowiązanie.

Przykład
Właściciel PHU Transport nie uregulował składek ZUS za czerwiec w terminie do 10 lipca. O zaległych składkach przypomniał sobie dopiero 7 sierpnia, i wtedy też dokonał ich zapłaty. W związku z faktem, że składki społeczne właściciel rozlicza w kosztach, składki społeczne za czerwiec zostaną zaksięgowane w KPiR dopiero w sierpniu. Składka zdrowotna zostanie odliczona od podatku w sierpniowej zaliczce na podatek dochodowy.

Uwaga! Opłacając składki ZUS po terminie należy doliczyć odsetki za zwłokę od zaległości składkowych (8%). Co ważne, odsetki płacone od zobowiązań wobec ZUS nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, zatem nie ujmiemy ich w KPiR.

Zaległe składki ZUS pracowników

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest zobowiązany do opłacania za nich części zobowiązań wobec ZUS. Pracownicze składki ZUS również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w firmie. Warunek ich ujęcia jest jednak analogiczny do składek przedsiębiorcy – dopiero opłacone składki ZUS pracowników można zaksięgować w KPiR jako koszt.

Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl