Sprzedaż na Allegro stała się jednym z najpopularniejszych sposobów prowadzenia działalności e-commerce w Polsce. Niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, czy reprezentujesz większą firmę, wystawianie dokumentów sprzedażowych – w tym faktur – stanowi nieodłączny element obsługi klienta i prawidłowego rozliczania podatków.
Przetestuj opcje dla e-commerceOdpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące faktur na Allegro, tłumaczymy w prosty sposób obowiązki sprzedawcy oraz wskazujemy, jak zautomatyzować i uprościć cały proces fakturowania – zgodnie z aktualnym stanem prawnym na 2025 rok.
Tak, ale nie zawsze – obowiązek wystawienia faktury zależy przede wszystkim od statusu nabywcy (czy jest osobą fizyczną, czy firmą) oraz od tego, czy nabywca wyrazi taką potrzebę. W 2025 roku zasady te są regulowane zarówno przez przepisy ustawy o VAT, jak i wewnętrzne procedury Allegro.
Dla klientów indywidualnych (konsumentów):
Zgodnie z obowiązującym prawem, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury konsumentowi, o ile ten jej nie zażąda. Zamiast tego wystarczający jest paragon fiskalny (lub wpis do ewidencji sprzedaży, w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej).
Dla firm (nabywców z numerem NIP):
Jeśli kupujący poda numer NIP w trakcie składania zamówienia, transakcja traktowana jest jako sprzedaż B2B, a sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT.
Allegro jako pośrednik – kto odpowiada za faktury?
Warto zaznaczyć, że Allegro nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawcy. Platforma jedynie pośredniczy w transakcji – odpowiedzialność za wystawienie faktury leży wyłącznie po stronie sprzedającego.
Gubisz sie w zarządzaniu sprzedażą online? Skaluj biznes bez wysiłku z IFIRMA! Kontroluj sprzedaż na wielku platformach wygodnie z jednego miejsca.
Rodzaj kupującego | Obowiązek fakturowania | Uwagi |
---|---|---|
Osoba fizyczna (bez NIP) | Tylko na żądanie | Jeśli klient nie zażąda faktury – wystarczy paragon fiskalny. |
Firma (z NIP) | Tak, zawsze | Obowiązek ustawowy. Faktura powinna zawierać NIP i być przekazana klientowi. |
Allegro | Nie wystawia faktur | Platforma jedynie przekazuje dane, faktury wystawia sprzedawca. |
Choć sprzedaż na Allegro odbywa się za pośrednictwem platformy, to obowiązek wystawienia faktury wciąż spoczywa na sprzedawcy. Allegro nie generuje faktur sprzedażowych w imieniu użytkowników – udostępnia jedynie dane niezbędne do ich wystawienia. Na szczęście sprzedawcy mają dziś kilka wygodnych opcji, które pozwalają zrealizować ten obowiązek sprawnie i zgodnie z prawem, również z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obowiązkowego od 2026 roku.
Najprostszym rozwiązaniem, choć coraz rzadziej stosowanym, jest ręczne wystawienie faktury – np. w arkuszu kalkulacyjnym lub prostym programie do fakturowania. Metoda ta może sprawdzić się przy pojedynczych zamówieniach, ale przy większej liczbie transakcji staje się czasochłonna i podatna na błędy. Co więcej, ręcznie przygotowany dokument i tak musi zostać przesłany do KSeF, a to oznacza dodatkowe kroki i formalności.
Zdecydowana większość profesjonalnych sprzedawców korzysta więc z zewnętrznych programów do fakturowania, które nie tylko automatyzują tworzenie dokumentów, ale też integrują się z Allegro. Narzędzia takie jak IFIRMA umożliwiają import danych z zamówień i błyskawiczne generowanie faktur zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Dla średnich i dużych sklepów internetowych, które obsługują setki zamówień tygodniowo, najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest integracja systemu sprzedażowego z Allegro za pomocą API. Tego typu połączenie umożliwia pełną automatyzację – dane o zakupach są automatycznie pobierane, faktura generowana, a następnie wysyłana do klienta i do KSeF bez udziału człowieka. Wymaga to jednak odpowiedniego zaplecza technicznego lub współpracy z firmą wdrożeniową.
Niezależnie od wybranej metody, warto pamiętać o kilku zasadach:
Dobór odpowiedniego narzędzia do fakturowania zależy więc przede wszystkim od skali działalności, poziomu automatyzacji i możliwości technicznych sprzedawcy. Dobrze skonfigurowany system pozwoli nie tylko spełnić wymogi prawne, ale też znacząco odciążyć zespół obsługi sprzedaży i uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami ze strony urzędów skarbowych.
Faktura wystawiana za sprzedaż na Allegro – tak jak każda faktura VAT – musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez przepisy prawa, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Niezależnie od tego, czy wystawiasz ją ręcznie, czy automatycznie, upewnij się, że zawiera poniższe informacje:
Dodatkowe zalecenia dla sprzedaży na Allegro:
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę:
W przypadku sprzedaży przez Allegro, szczególnie przy przedpłatach i szybkich dostawach, faktura często jest wystawiana tuż po zaksięgowaniu wpłaty lub po wysłaniu paczki.
Jak wygląda to w praktyce? Na Allegro kupujący otrzymuje fakturę w zależności od tego, jak sprzedawca zorganizował proces fakturowania:
Na platformie Allegro faktury są zazwyczaj udostępniane w formie elektronicznej, co jest zgodne z aktualnymi przepisami. Mogą zostać przekazane:
Warto zaznaczyć, że sprzedawca ma obowiązek zapewnić klientowi trwały dostęp do dokumentu – najlepiej w postaci pliku PDF.
Obecnie Allegro nie oferuje usługi automatycznego fakturowania sprzedaży w imieniu sprzedawców, jednak umożliwia:
Niektóre systemy zewnętrzne pozwalają na automatyczne wystawianie i wysyłkę faktur na podstawie danych z Allegro, ale dzieje się to poza samą platformą. To rozwiązania oferowane przez biura rachunkowe, ERP lub programy do fakturowania.
Każdy sprzedawca działający na Allegro ponosi różnego rodzaju koszty związane z korzystaniem z platformy – w tym m.in. prowizje od sprzedaży, opłaty za promowanie ofert, wyróżnienia czy abonamenty. Te wydatki muszą być prawidłowo rozliczane w dokumentacji księgowej, a ich podstawą są faktury wystawiane przez Allegro.
Faktury za prowizje i inne opłaty pobierane przez Allegro są wystawiane bezpośrednio przez Allegro sp. z o.o. jako usługodawcę. Stanowią one dokumenty sprzedaży (dla Allegro) i kosztowe (dla sprzedawcy) i nie mają związku z dokumentami, które sprzedawca wystawia klientowi za zakupiony towar.
KSeF będzie wdrożony dwuetapowo – od 1 lutego 2026 r., największe firmy z obrotem za 2025 rok powyżej 200 mln oraz od 1 kwietnia 2026 r., pozostali przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.
KSeF to rządowy system teleinformatyczny, w którym przedsiębiorcy wystawiają i przesyłają tzw. faktury ustrukturyzowane – zgodne z określonym wzorcem (XML), zatwierdzanym przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 roku taka forma faktury stanie się obowiązkowa dla wszystkich transakcji dokumentowanych fakturą VAT – również tych realizowanych na platformach e-commerce, jak Allegro.
W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiana przez sprzedawcę na Allegro będzie musiała zostać przesłana do KSeF i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy będzie uznawana za formalnie wystawioną.
Obowiązek dotyczy zarówno transakcji z firmami (B2B), jak i sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C), choć w tym drugim przypadku zakres danych przekazywanych do systemu jest ograniczony ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – dla nich korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, choć rekomendowane.
Allegro jako platforma nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawców – odpowiadasz za to samodzielnie. Aby działać zgodnie z przepisami, musisz zintegrować swój sposób fakturowania z KSeF. Istnieje kilka rozwiązań:
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedawca nie musi wystawiać faktury automatycznie, ale ma obowiązek to zrobić na żądanie kupującego, zgłoszone w określonym czasie:
Równolegle, jeśli klient dokonuje zakupu jako firma (czyli chce otrzymać fakturę z NIP-em), to zgodnie z obowiązującymi przepisami:
W praktyce oznacza to, że można odmówić wystawienia faktury z NIP-em, jeśli kupujący nie zaznaczył podczas zakupu, że kupuje jako firma. Potwierdza to m.in. interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2019 roku oraz stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej.
Sytuacja | Czy można odmówić? |
---|---|
Klient nie podał NIP przy zakupie, ale żąda faktury z NIP-em | Tak, faktura bez NIP lub odmowa |
Klient żąda faktury po upływie 3 miesięcy od zakupu | Tak, termin minął |
Klient chce fakturę na inne dane niż przy zamówieniu | Tak, dane muszą być zgodne |
Klient chce fakturę w formie papierowej, a sprzedawca wystawia elektronicznie | Nie, jeśli nie sprzeciwił się e-fakturze |
Klient żąda faktury, ale nie zapłacił za towar | Tak, faktura może być wystawiona dopiero po dostawie/usłudze |
Fakturowanie na Allegro to temat, który budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów i rosnących wymagań formalnych. Choć może wydawać się złożone, w rzeczywistości – przy odpowiednim podejściu i narzędziach – można je skutecznie uporządkować i zautomatyzować. Kluczowe jest zrozumienie swoich obowiązków jako sprzedawcy, nadążanie za zmianami prawnymi (w tym wdrożeniem KSeF) oraz zapewnienie klientom czytelnej, terminowej dokumentacji.
Chcesz poznać bliżej integrator e-commerce albo rozwijać go razem z nami? A może masz pomysł na kolejną integrację? Napisz do nas!
ecom@ifirma.pl