|
|
9 minut czytania

Najczęstsze pytania o faktury na Allegro – FAQ dla sprzedawców

Sprzedaż na Allegro stała się jednym z najpopularniejszych sposobów prowadzenia działalności e-commerce w Polsce. Niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, czy reprezentujesz większą firmę, wystawianie dokumentów sprzedażowych – w tym faktur – stanowi nieodłączny element obsługi klienta i prawidłowego rozliczania podatków.

Przetestuj opcje dla e-commerce
faktury na Allegro

Odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące faktur na Allegro, tłumaczymy w prosty sposób obowiązki sprzedawcy oraz wskazujemy, jak zautomatyzować i uprościć cały proces fakturowania – zgodnie z aktualnym stanem prawnym na 2025 rok.

  • Faktury na Allegro wystawia sprzedawca – platforma nie robi tego w jego imieniu.
  • NIP nabywcy musi zostać podany podczas składania zamówienia, jeżeli nie zostanie podany w momencie transakcji, sprzedawca nie może wystawić faktury z NIP-em po fakcie, nawet jeśli kupujący później o to poprosi.
  • Faktury na Allegro muszą zawierać wszystkie dane wymagane przez prawo (zgodnie z art. 106e ustawy o VAT).
  • Czy na Allegro trzeba wystawiać faktury kupującym?

    Tak, ale nie zawsze – obowiązek wystawienia faktury zależy przede wszystkim od statusu nabywcy (czy jest osobą fizyczną, czy firmą) oraz od tego, czy nabywca wyrazi taką potrzebę. W 2025 roku zasady te są regulowane zarówno przez przepisy ustawy o VAT, jak i wewnętrzne procedury Allegro.

    Dla klientów indywidualnych (konsumentów):

    Zgodnie z obowiązującym prawem, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury konsumentowi, o ile ten jej nie zażąda. Zamiast tego wystarczający jest paragon fiskalny (lub wpis do ewidencji sprzedaży, w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej).

    Uwaga: Jeśli klient indywidualny zgłosi chęć otrzymania faktury (np. poprzez uzupełnienie danych do faktury podczas zakupu na Allegro), sprzedawca ma obowiązek ją wystawić – i to niezależnie od wartości zamówienia.

    Dla firm (nabywców z numerem NIP):

    Jeśli kupujący poda numer NIP w trakcie składania zamówienia, transakcja traktowana jest jako sprzedaż B2B, a sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT.

    • Taki obowiązek wynika bezpośrednio z art. 106b ustawy o VAT.
    • W 2025 roku faktury wystawione w transakcjach B2B podlegają również zgłoszeniu do KSeF, jeśli sprzedawca korzysta z tego systemu (co od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm).

    Allegro jako pośrednik – kto odpowiada za faktury?

    Warto zaznaczyć, że Allegro nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawcy. Platforma jedynie pośredniczy w transakcji – odpowiedzialność za wystawienie faktury leży wyłącznie po stronie sprzedającego.

    • Allegro umożliwia klientom zaznaczenie opcji „Chcę fakturę” lub podanie danych do faktury.
    • Te dane trafiają do sprzedawcy, który powinien je przetworzyć zgodnie z obowiązkiem podatkowym.

    Integrator e-commerce

    Gubisz sie w zarządzaniu sprzedażą online? Skaluj biznes bez wysiłku z IFIRMA! Kontroluj sprzedaż na wielku platformach wygodnie z jednego miejsca.

    • Automatyczna obsługa zamówień i fakturowania
    • Asystent zbierania i pakowania
    • Generowanie etykiet i zamawianie kurierów
    • Masowe wystawianie ofert
    Do 100 zamówień w pakiecie Faktura+ bez dodatkowych opłat
    Powyżej 100 zamówień miesięcznie
    41,50 zł/mies.
    Sprawdź szczegóły
    Rodzaj kupującego Obowiązek fakturowania Uwagi
    Osoba fizyczna (bez NIP) Tylko na żądanie Jeśli klient nie zażąda faktury – wystarczy paragon fiskalny.
    Firma (z NIP) Tak, zawsze Obowiązek ustawowy. Faktura powinna zawierać NIP i być przekazana klientowi.
    Allegro Nie wystawia faktur Platforma jedynie przekazuje dane, faktury wystawia sprzedawca.

    Jak wystawić faktury na Allegro?

    Choć sprzedaż na Allegro odbywa się za pośrednictwem platformy, to obowiązek wystawienia faktury wciąż spoczywa na sprzedawcy. Allegro nie generuje faktur sprzedażowych w imieniu użytkowników – udostępnia jedynie dane niezbędne do ich wystawienia. Na szczęście sprzedawcy mają dziś kilka wygodnych opcji, które pozwalają zrealizować ten obowiązek sprawnie i zgodnie z prawem, również z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obowiązkowego od 2026 roku.

    Najprostszym rozwiązaniem, choć coraz rzadziej stosowanym, jest ręczne wystawienie faktury – np. w arkuszu kalkulacyjnym lub prostym programie do fakturowania. Metoda ta może sprawdzić się przy pojedynczych zamówieniach, ale przy większej liczbie transakcji staje się czasochłonna i podatna na błędy. Co więcej, ręcznie przygotowany dokument i tak musi zostać przesłany do KSeF, a to oznacza dodatkowe kroki i formalności.

    Zdecydowana większość profesjonalnych sprzedawców korzysta więc z zewnętrznych programów do fakturowania, które nie tylko automatyzują tworzenie dokumentów, ale też integrują się z Allegro. Narzędzia takie jak IFIRMA umożliwiają import danych z zamówień i błyskawiczne generowanie faktur zgodnych z obowiązującymi przepisami.

    Dla średnich i dużych sklepów internetowych, które obsługują setki zamówień tygodniowo, najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest integracja systemu sprzedażowego z Allegro za pomocą API. Tego typu połączenie umożliwia pełną automatyzację – dane o zakupach są automatycznie pobierane, faktura generowana, a następnie wysyłana do klienta i do KSeF bez udziału człowieka. Wymaga to jednak odpowiedniego zaplecza technicznego lub współpracy z firmą wdrożeniową.

    Niezależnie od wybranej metody, warto pamiętać o kilku zasadach:

    • Fakturę należy wystawić w ustawowym terminie – najczęściej do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, ale w praktyce najlepiej zrobić to niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności.
    • Klient ma prawo żądać faktury, jeśli podał dane firmy i numer NIP w formularzu zakupu.
    • Od 2026 roku faktury muszą być przesyłane przez KSeF – dotyczy to także tych wystawianych do zamówień z Allegro. PDF przesłany e-mailem nie wystarczy, jeśli nie został wcześniej zatwierdzony przez system e-faktur.

    Dobór odpowiedniego narzędzia do fakturowania zależy więc przede wszystkim od skali działalności, poziomu automatyzacji i możliwości technicznych sprzedawcy. Dobrze skonfigurowany system pozwoli nie tylko spełnić wymogi prawne, ale też znacząco odciążyć zespół obsługi sprzedaży i uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami ze strony urzędów skarbowych.

    Jakie dane trzeba umieścić na fakturze Allegro?

    Faktura wystawiana za sprzedaż na Allegro – tak jak każda faktura VAT – musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez przepisy prawa, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Niezależnie od tego, czy wystawiasz ją ręcznie, czy automatycznie, upewnij się, że zawiera poniższe informacje:

    • Data wystawienia faktury
    • Numer faktury – nadany w sposób ciągły i unikalny
    • Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy oraz adres
    • NIP sprzedawcy
    • Imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz adres
    • NIP nabywcy – jeśli faktura jest wystawiana dla firmy
    • Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
    • Nazwa towaru lub usługi – najlepiej zgodna z opisem z oferty Allegro
    • Ilość oraz jednostka miary
    • Cena jednostkowa netto
    • Wartość netto (bez VAT)
    • Stawka podatku VAT
    • Kwota podatku VAT
    • Wartość brutto (łącznie z VAT)
    • Forma płatności (np. przelew, płatność z góry Allegro Finanse – opcjonalnie)

    Dodatkowe zalecenia dla sprzedaży na Allegro:

    • Numer zamówienia z Allegro lub ID transakcji – nieobowiązkowe, ale pomocne przy rozliczeniach i reklamacjach.
    • Adnotacja „Sprzedaż wysyłkowa” lub „Sprzedaż przez Allegro” – dla przejrzystości.
    • Link do oferty lub SKU – przy dużej ilości towarów ułatwia identyfikację produktu.
    • Oznaczenie metody dostawy i jej kosztu – np. Allegro One, Paczkomat InPost itp.

    Kiedy kupujący otrzymuje fakturę?

    Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę:

    • do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży – to podstawowy termin przy fakturowaniu.
    • lub nie później niż 7 dni po wykonaniu usługi lub dostawie towaru – jeśli klient zażąda faktury wcześniej.

    W przypadku sprzedaży przez Allegro, szczególnie przy przedpłatach i szybkich dostawach, faktura często jest wystawiana tuż po zaksięgowaniu wpłaty lub po wysłaniu paczki.

    Jak wygląda to w praktyce? Na Allegro kupujący otrzymuje fakturę w zależności od tego, jak sprzedawca zorganizował proces fakturowania:

    • Automatycznie po zakupie – jeśli sprzedawca korzysta z systemu zintegrowanego z Allegro (np. IFIRMA).
    • Po wysłaniu towaru – często przy ręcznym fakturowaniu lub w półautomatycznych rozwiązaniach.
    • Na żądanie kupującego – gdy klient po zakupie zgłasza chęć otrzymania faktury i podaje dane firmowe.

    Na platformie Allegro faktury są zazwyczaj udostępniane w formie elektronicznej, co jest zgodne z aktualnymi przepisami. Mogą zostać przekazane:

    • w wiadomości e-mail – bezpośrednio z systemu księgowego,
    • w załączniku do wiadomości na Allegro,
    • poprzez link do pobrania z panelu klienta (jeśli korzystasz z zewnętrznego oprogramowania),
    • w zakładce „Kupione” na koncie kupującego – jeśli udostępniono tam fakturę.

    Warto zaznaczyć, że sprzedawca ma obowiązek zapewnić klientowi trwały dostęp do dokumentu – najlepiej w postaci pliku PDF.

    Czy Allegro może wystawić fakturę automatycznie w imieniu sprzedawcy?

    Obecnie Allegro nie oferuje usługi automatycznego fakturowania sprzedaży w imieniu sprzedawców, jednak umożliwia:

    • pobranie danych do faktury przez API lub integracje,
    • przekazywanie danych do faktur na podstawie informacji podanych przez kupujących (jeśli zaznaczą chęć otrzymania faktury i uzupełnią NIP).

    Niektóre systemy zewnętrzne pozwalają na automatyczne wystawianie i wysyłkę faktur na podstawie danych z Allegro, ale dzieje się to poza samą platformą. To rozwiązania oferowane przez biura rachunkowe, ERP lub programy do fakturowania.

    Co z fakturami za prowizje i opłaty Allegro?

    Każdy sprzedawca działający na Allegro ponosi różnego rodzaju koszty związane z korzystaniem z platformy – w tym m.in. prowizje od sprzedaży, opłaty za promowanie ofert, wyróżnienia czy abonamenty. Te wydatki muszą być prawidłowo rozliczane w dokumentacji księgowej, a ich podstawą są faktury wystawiane przez Allegro.

    Faktury za prowizje i inne opłaty pobierane przez Allegro są wystawiane bezpośrednio przez Allegro sp. z o.o. jako usługodawcę. Stanowią one dokumenty sprzedaży (dla Allegro) i kosztowe (dla sprzedawcy) i nie mają związku z dokumentami, które sprzedawca wystawia klientowi za zakupiony towar.

    Jak działa fakturowanie Allegro w kontekście KSeF?

    KSeF będzie wdrożony dwuetapowo – od 1 lutego 2026 r., największe firmy z obrotem za 2025 rok powyżej 200 mln oraz od 1 kwietnia 2026 r., pozostali przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.

    KSeF to rządowy system teleinformatyczny, w którym przedsiębiorcy wystawiają i przesyłają tzw. faktury ustrukturyzowane – zgodne z określonym wzorcem (XML), zatwierdzanym przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 roku taka forma faktury stanie się obowiązkowa dla wszystkich transakcji dokumentowanych fakturą VAT – również tych realizowanych na platformach e-commerce, jak Allegro.

    W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiana przez sprzedawcę na Allegro będzie musiała zostać przesłana do KSeF i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy będzie uznawana za formalnie wystawioną.

    Obowiązek dotyczy zarówno transakcji z firmami (B2B), jak i sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C), choć w tym drugim przypadku zakres danych przekazywanych do systemu jest ograniczony ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – dla nich korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, choć rekomendowane.

    Jak połączyć Allegro z KSeF i wystawiać faktury zgodnie z przepisami?

    Allegro jako platforma nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawców – odpowiadasz za to samodzielnie. Aby działać zgodnie z przepisami, musisz zintegrować swój sposób fakturowania z KSeF. Istnieje kilka rozwiązań:

    • Korzystanie z programów fakturowych zintegrowanych z KSeF. To rozwiązanie umożliwiające automatyczne przesyłanie faktur do systemu Ministerstwa Finansów zaraz po ich wystawieniu.
    • Integracja własnego systemu z API KSeF, jeśli korzystasz z dedykowanego oprogramowania. Wymaga to jednak wdrożenia odpowiednich mechanizmów autoryzacji i podpisu elektronicznego (np. certyfikatu kwalifikowanego).
    • Ręczne wystawianie faktur przez bezpłatny portal KSeF, co może być rozwiązaniem dla bardzo małych sprzedawców, choć przy większej liczbie transakcji jest to czasochłonne i mało praktyczne.

    Czy można odmówić wystawienia faktury?

    Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedawca nie musi wystawiać faktury automatycznie, ale ma obowiązek to zrobić na żądanie kupującego, zgłoszone w określonym czasie:

    • do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,
    • żądanie może być zgłoszone przez Allegro, e-mailowo lub w innej formie pisemnej.

    Nie można odmówić wystawienia faktury, jeśli klient zgłosi się w tym terminie, nawet jeśli nie podał NIP-u przy zakupie. W takim przypadku należy wystawić fakturę na dane konsumenckie (bez NIP).

    Równolegle, jeśli klient dokonuje zakupu jako firma (czyli chce otrzymać fakturę z NIP-em), to zgodnie z obowiązującymi przepisami:

    • NIP nabywcy musi zostać podany podczas składania zamówienia,
    • jeżeli nie zostanie podany w momencie transakcji, sprzedawca nie może wystawić faktury z NIP-em po fakcie, nawet jeśli kupujący później o to poprosi.

    W praktyce oznacza to, że można odmówić wystawienia faktury z NIP-em, jeśli kupujący nie zaznaczył podczas zakupu, że kupuje jako firma. Potwierdza to m.in. interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2019 roku oraz stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej.

    Sytuacja Czy można odmówić?
    Klient nie podał NIP przy zakupie, ale żąda faktury z NIP-em Tak, faktura bez NIP lub odmowa
    Klient żąda faktury po upływie 3 miesięcy od zakupu Tak, termin minął
    Klient chce fakturę na inne dane niż przy zamówieniu Tak, dane muszą być zgodne
    Klient chce fakturę w formie papierowej, a sprzedawca wystawia elektronicznie Nie, jeśli nie sprzeciwił się e-fakturze
    Klient żąda faktury, ale nie zapłacił za towar Tak, faktura może być wystawiona dopiero po dostawie/usłudze

    Podsumowanie

    Fakturowanie na Allegro to temat, który budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów i rosnących wymagań formalnych. Choć może wydawać się złożone, w rzeczywistości – przy odpowiednim podejściu i narzędziach – można je skutecznie uporządkować i zautomatyzować. Kluczowe jest zrozumienie swoich obowiązków jako sprzedawcy, nadążanie za zmianami prawnymi (w tym wdrożeniem KSeF) oraz zapewnienie klientom czytelnej, terminowej dokumentacji.

    Autor ifirma.pl

    Oliwia Józefowiak

    Autorka treści poruszających tematykę zarówno biznesową, e-commercową, oraz księgową. W tekstach tworzonych na ifirma.pl dąży do kreatywnego, ale też zrozumiałego omówienia często zawiłych aspektów z obszaru ekonomii, ułatwiając przedsiębiorczym osobom stawianie pierwszych kroków w świecie biznesu. Jako absolwentka Rachunkowości i Controllingu, przekłada zdobytą wiedzę również na praktyczne działania, które przybliża czytelnikom w formie efektywnych rozwiązań. Na co dzień przyjmuje analityczną perspektywę, przemieniając nawet pozornie zwyczajne otoczenie w cenne źródło inspiracji.

    Napisz do nas w sprawie integracji → ecom@ifirma.pl

    Faktury na Allegro - omówione zagadnienia:

    Pokaż więcej ↓

    Porozmawiajmy!

    Chcesz poznać bliżej integrator e-commerce albo rozwijać go razem z nami? A może masz pomysł na kolejną integrację? Napisz do nas!

    ecom@ifirma.pl
    Napisz do nas lub zadzwoń +48 735 209 003