Najczęstsze pytania o faktury na Allegro – FAQ dla sprzedawców

Odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące faktur na Allegro, tłumaczymy w prosty sposób obowiązki sprzedawcy oraz wskazujemy, jak zautomatyzować i uprościć cały proces fakturowania – zgodnie z aktualnym stanem prawnym na 2025 rok.

Czy na Allegro trzeba wystawiać faktury kupującym?

Tak, ale nie zawsze – obowiązek wystawienia faktury zależy przede wszystkim od statusu nabywcy (czy jest osobą fizyczną, czy firmą) oraz od tego, czy nabywca wyrazi taką potrzebę. W 2025 roku zasady te są regulowane zarówno przez przepisy ustawy o VAT, jak i wewnętrzne procedury Allegro.

Dla klientów indywidualnych (konsumentów):

Zgodnie z obowiązującym prawem, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury konsumentowi, o ile ten jej nie zażąda. Zamiast tego wystarczający jest paragon fiskalny (lub wpis do ewidencji sprzedaży, w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej).

Dla firm (nabywców z numerem NIP):

Jeśli kupujący poda numer NIP w trakcie składania zamówienia, transakcja traktowana jest jako sprzedaż B2B, a sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT.

• Taki obowiązek wynika bezpośrednio z art. 106b ustawy o VAT.
• W 2025 roku faktury wystawione w transakcjach B2B podlegają również zgłoszeniu do KSeF, jeśli sprzedawca korzysta z tego systemu (co od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm).

Allegro jako pośrednik – kto odpowiada za faktury?

Warto zaznaczyć, że Allegro nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawcy. Platforma jedynie pośredniczy w transakcji – odpowiedzialność za wystawienie faktury leży wyłącznie po stronie sprzedającego.

• Allegro umożliwia klientom zaznaczenie opcji „Chcę fakturę” lub podanie danych do faktury.
• Te dane trafiają do sprzedawcy, który powinien je przetworzyć zgodnie z obowiązkiem podatkowym.

Integrator e-commerce

Gubisz sie w zarządzaniu sprzedażą online? Skaluj biznes bez wysiłku z IFIRMA! Kontroluj sprzedaż na wielku platformach wygodnie z jednego miejsca.

• Automatyczna obsługa zamówień i fakturowania
• Asystent zbierania i pakowania
• Generowanie etykiet i zamawianie kurierów
• Masowe wystawianie ofert

Do 100 zamówień w pakiecie Faktura+ bez dodatkowych opłat

Powyżej 100 zamówień miesięcznie

41,50 zł/mies.

Sprawdź szczegóły

Jak wystawić faktury na Allegro?

Choć sprzedaż na Allegro odbywa się za pośrednictwem platformy, to obowiązek wystawienia faktury wciąż spoczywa na sprzedawcy. Allegro nie generuje faktur sprzedażowych w imieniu użytkowników – udostępnia jedynie dane niezbędne do ich wystawienia. Na szczęście sprzedawcy mają dziś kilka wygodnych opcji, które pozwalają zrealizować ten obowiązek sprawnie i zgodnie z prawem, również z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obowiązkowego od 2026 roku.

Najprostszym rozwiązaniem, choć coraz rzadziej stosowanym, jest ręczne wystawienie faktury – np. w arkuszu kalkulacyjnym lub prostym programie do fakturowania. Metoda ta może sprawdzić się przy pojedynczych zamówieniach, ale przy większej liczbie transakcji staje się czasochłonna i podatna na błędy. Co więcej, ręcznie przygotowany dokument i tak musi zostać przesłany do KSeF, a to oznacza dodatkowe kroki i formalności.

Zdecydowana większość profesjonalnych sprzedawców korzysta więc z zewnętrznych programów do fakturowania, które nie tylko automatyzują tworzenie dokumentów, ale też integrują się z Allegro. Narzędzia takie jak IFIRMA umożliwiają import danych z zamówień i błyskawiczne generowanie faktur zgodnych z obowiązującymi przepisami.

Dla średnich i dużych sklepów internetowych, które obsługują setki zamówień tygodniowo, najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest integracja systemu sprzedażowego z Allegro za pomocą API. Tego typu połączenie umożliwia pełną automatyzację – dane o zakupach są automatycznie pobierane, faktura generowana, a następnie wysyłana do klienta i do KSeF bez udziału człowieka. Wymaga to jednak odpowiedniego zaplecza technicznego lub współpracy z firmą wdrożeniową.

Niezależnie od wybranej metody, warto pamiętać o kilku zasadach:

• Fakturę należy wystawić w ustawowym terminie – najczęściej do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, ale w praktyce najlepiej zrobić to niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności.
• Klient ma prawo żądać faktury, jeśli podał dane firmy i numer NIP w formularzu zakupu.
• Od 2026 roku faktury muszą być przesyłane przez KSeF – dotyczy to także tych wystawianych do zamówień z Allegro. PDF przesłany e-mailem nie wystarczy, jeśli nie został wcześniej zatwierdzony przez system e-faktur.

Dobór odpowiedniego narzędzia do fakturowania zależy więc przede wszystkim od skali działalności, poziomu automatyzacji i możliwości technicznych sprzedawcy. Dobrze skonfigurowany system pozwoli nie tylko spełnić wymogi prawne, ale też znacząco odciążyć zespół obsługi sprzedaży i uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami ze strony urzędów skarbowych.

Jakie dane trzeba umieścić na fakturze Allegro?

Faktura wystawiana za sprzedaż na Allegro – tak jak każda faktura VAT – musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez przepisy prawa, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Niezależnie od tego, czy wystawiasz ją ręcznie, czy automatycznie, upewnij się, że zawiera poniższe informacje:

• Data wystawienia faktury
• Numer faktury – nadany w sposób ciągły i unikalny
• Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy oraz adres
• NIP sprzedawcy
• Imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz adres
• NIP nabywcy – jeśli faktura jest wystawiana dla firmy
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
• Nazwa towaru lub usługi – najlepiej zgodna z opisem z oferty Allegro
• Ilość oraz jednostka miary
• Cena jednostkowa netto
• Wartość netto (bez VAT)
• Stawka podatku VAT
• Kwota podatku VAT
• Wartość brutto (łącznie z VAT)
• Forma płatności (np. przelew, płatność z góry Allegro Finanse – opcjonalnie)

Dodatkowe zalecenia dla sprzedaży na Allegro:

• Numer zamówienia z Allegro lub ID transakcji – nieobowiązkowe, ale pomocne przy rozliczeniach i reklamacjach.
• Adnotacja „Sprzedaż wysyłkowa” lub „Sprzedaż przez Allegro” – dla przejrzystości.
• Link do oferty lub SKU – przy dużej ilości towarów ułatwia identyfikację produktu.
• Oznaczenie metody dostawy i jej kosztu – np. Allegro One, Paczkomat InPost itp.

Kiedy kupujący otrzymuje fakturę?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży – to podstawowy termin przy fakturowaniu.
• lub nie później niż 7 dni po wykonaniu usługi lub dostawie towaru – jeśli klient zażąda faktury wcześniej.

W przypadku sprzedaży przez Allegro, szczególnie przy przedpłatach i szybkich dostawach, faktura często jest wystawiana tuż po zaksięgowaniu wpłaty lub po wysłaniu paczki.

Jak wygląda to w praktyce? Na Allegro kupujący otrzymuje fakturę w zależności od tego, jak sprzedawca zorganizował proces fakturowania:

• Automatycznie po zakupie – jeśli sprzedawca korzysta z systemu zintegrowanego z Allegro (np. IFIRMA).
• Po wysłaniu towaru – często przy ręcznym fakturowaniu lub w półautomatycznych rozwiązaniach.
• Na żądanie kupującego – gdy klient po zakupie zgłasza chęć otrzymania faktury i podaje dane firmowe.

Na platformie Allegro faktury są zazwyczaj udostępniane w formie elektronicznej, co jest zgodne z aktualnymi przepisami. Mogą zostać przekazane:

• w wiadomości e-mail – bezpośrednio z systemu księgowego,
• w załączniku do wiadomości na Allegro,
• poprzez link do pobrania z panelu klienta (jeśli korzystasz z zewnętrznego oprogramowania),
• w zakładce „Kupione” na koncie kupującego – jeśli udostępniono tam fakturę.

Warto zaznaczyć, że sprzedawca ma obowiązek zapewnić klientowi trwały dostęp do dokumentu – najlepiej w postaci pliku PDF.

Czy Allegro może wystawić fakturę automatycznie w imieniu sprzedawcy?

Obecnie Allegro nie oferuje usługi automatycznego fakturowania sprzedaży w imieniu sprzedawców, jednak umożliwia:

• pobranie danych do faktury przez API lub integracje,
• przekazywanie danych do faktur na podstawie informacji podanych przez kupujących (jeśli zaznaczą chęć otrzymania faktury i uzupełnią NIP).

Niektóre systemy zewnętrzne pozwalają na automatyczne wystawianie i wysyłkę faktur na podstawie danych z Allegro, ale dzieje się to poza samą platformą. To rozwiązania oferowane przez biura rachunkowe, ERP lub programy do fakturowania.

Co z fakturami za prowizje i opłaty Allegro?

Każdy sprzedawca działający na Allegro ponosi różnego rodzaju koszty związane z korzystaniem z platformy – w tym m.in. prowizje od sprzedaży, opłaty za promowanie ofert, wyróżnienia czy abonamenty. Te wydatki muszą być prawidłowo rozliczane w dokumentacji księgowej, a ich podstawą są faktury wystawiane przez Allegro.

Faktury za prowizje i inne opłaty pobierane przez Allegro są wystawiane bezpośrednio przez Allegro sp. z o.o. jako usługodawcę. Stanowią one dokumenty sprzedaży (dla Allegro) i kosztowe (dla sprzedawcy) i nie mają związku z dokumentami, które sprzedawca wystawia klientowi za zakupiony towar.

Jak działa fakturowanie Allegro w kontekście KSeF?

KSeF będzie wdrożony dwuetapowo – od 1 lutego 2026 r., największe firmy z obrotem za 2025 rok powyżej 200 mln oraz od 1 kwietnia 2026 r., pozostali przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.

KSeF to rządowy system teleinformatyczny, w którym przedsiębiorcy wystawiają i przesyłają tzw. faktury ustrukturyzowane – zgodne z określonym wzorcem (XML), zatwierdzanym przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 roku taka forma faktury stanie się obowiązkowa dla wszystkich transakcji dokumentowanych fakturą VAT – również tych realizowanych na platformach e-commerce, jak Allegro.

W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiana przez sprzedawcę na Allegro będzie musiała zostać przesłana do KSeF i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy będzie uznawana za formalnie wystawioną.

Obowiązek dotyczy zarówno transakcji z firmami (B2B), jak i sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C), choć w tym drugim przypadku zakres danych przekazywanych do systemu jest ograniczony ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – dla nich korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, choć rekomendowane.

Jak połączyć Allegro z KSeF i wystawiać faktury zgodnie z przepisami?

Allegro jako platforma nie wystawia faktur sprzedażowych w imieniu sprzedawców – odpowiadasz za to samodzielnie. Aby działać zgodnie z przepisami, musisz zintegrować swój sposób fakturowania z KSeF. Istnieje kilka rozwiązań:

• Korzystanie z programów fakturowych zintegrowanych z KSeF. To rozwiązanie umożliwiające automatyczne przesyłanie faktur do systemu Ministerstwa Finansów zaraz po ich wystawieniu.
• Integracja własnego systemu z API KSeF, jeśli korzystasz z dedykowanego oprogramowania. Wymaga to jednak wdrożenia odpowiednich mechanizmów autoryzacji i podpisu elektronicznego (np. certyfikatu kwalifikowanego).
• Ręczne wystawianie faktur przez bezpłatny portal KSeF, co może być rozwiązaniem dla bardzo małych sprzedawców, choć przy większej liczbie transakcji jest to czasochłonne i mało praktyczne.

Czy można odmówić wystawienia faktury?

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedawca nie musi wystawiać faktury automatycznie, ale ma obowiązek to zrobić na żądanie kupującego, zgłoszone w określonym czasie:

• do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,
• żądanie może być zgłoszone przez Allegro, e-mailowo lub w innej formie pisemnej.

Równolegle, jeśli klient dokonuje zakupu jako firma (czyli chce otrzymać fakturę z NIP-em), to zgodnie z obowiązującymi przepisami:

• NIP nabywcy musi zostać podany podczas składania zamówienia,
• jeżeli nie zostanie podany w momencie transakcji, sprzedawca nie może wystawić faktury z NIP-em po fakcie, nawet jeśli kupujący później o to poprosi.

W praktyce oznacza to, że można odmówić wystawienia faktury z NIP-em, jeśli kupujący nie zaznaczył podczas zakupu, że kupuje jako firma. Potwierdza to m.in. interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2019 roku oraz stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej.

Podsumowanie

Fakturowanie na Allegro to temat, który budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów i rosnących wymagań formalnych. Choć może wydawać się złożone, w rzeczywistości – przy odpowiednim podejściu i narzędziach – można je skutecznie uporządkować i zautomatyzować. Kluczowe jest zrozumienie swoich obowiązków jako sprzedawcy, nadążanie za zmianami prawnymi (w tym wdrożeniem KSeF) oraz zapewnienie klientom czytelnej, terminowej dokumentacji.