Osoby dokonujące wynajmu poza działalnością gospodarczą, czyli wynajmujące jako osoby prywatne świadcząc usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być zwolnieni z prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Co do zasady ustawa VAT zobowiązuje wszystkich podatników do ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Jednocześnie na podstawie delegacji ustawowej zwolniono z obowiązku stosowania kas na czas określony niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności.

Zwolnienie z obowiązku ewidencji vat przy zastosowaniu kasy rejestrującej z tytułu najmu możliwe jest jeśli spełniony jest jeden poniższych warunków:

Zwolnienia podmiotowe ze względu na limit

1) sprzedaż w 2016 r. na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczyła 20 000 zł,

2) sprzedaż w 2016 r. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności 20 000 zł – dla podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie 2016 r.,

3) przewidywana sprzedaż w 2017 r. nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym 20 000 zł – dla podatników rozpoczynających sprzedaż po dniu 31.12.2016 r.

Zwolnienia przedmiotowe

4) najem w całości został udokumentowany fakturą,

5) wynajmujący otrzyma w całości zapłatę na rachunek bankowy lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Zwolnienia podmiotowo-przedmiotowe

6) udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w 2016 r., wymienionej w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, w część I załącznika, od poz. 1 do poz. 35, w całkowitej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej był w 2016 r. wyższy niż 80%,

7) udział procentowy przewidywanej sprzedaży za okres pierwszych sześciu miesięcy lub za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy, będzie wyższy niż 80% – dla podatników rozpoczynających sprzedaż po dniu 31.12.2016 r.