PIM w małym i średnim e-commerce – kiedy wdrożyć i jak uporządkować dane produktowe?

Czym są systemy PIM w e-commerce?

System PIM, czyli Product Information Management, to narzędzie, które pozwala zebrać wszystkie dane o produktach dostępnych na wirtualnych półkach sklepowych w jednym miejscu. Zamiast poprawiać opisy osobno w sklepie, na Allegro i w katalogu hurtownika, wprowadzasz je raz, a PIM rozsyła je dalej, zawsze w tej samej wersji. W efekcie klient widzi tę samą kartę produktu, niezależnie od tego, gdzie robi zakupy.

Warto przy tym wiedzieć, że PIM w sklepie internetowym różni się od innych systemów, które możesz już znać. I tak na przykład, ERP odpowiada za stany magazynowe i finanse, a CMS za treści na stronie. PIM z kolei skupia się wyłącznie na danych produktowych: opisach, zdjęciach, parametrach i wariantach. Jego przewaga polega na tym, że pozwala masowo edytować dane, sprawdzać ich kompletność i wysyłać je tam, gdzie są potrzebne.

Kiedy PIM ma sens w małym i średnim sklepie?

Na początku, gdy dopiero zaczynasz prowadzić sklep internetowy, większość danych produktowych bez trudu można organizować ręcznie, np. przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. Z czasem jednak, gdy rośnie liczba produktów i kanałów sprzedaży, porządek zaczyna się sypać. Wtedy właśnie możesz potrzebować w swoim e-commerce systemu PIM.

Jeśli jednak sklep oferuje jedynie kilkadziesiąt produktów, działa wyłącznie w jednym kanale i nie wymaga rozbudowanej struktury danych, PIM może okazać się zbędny. W takiej sytuacji wystarczy prosty arkusz Excel i konsekwentne trzymanie się ustalonych procesów.

Integrator e-commerce

Gubisz sie w zarządzaniu sprzedażą online? Skaluj biznes bez wysiłku z IFIRMA! Kontroluj sprzedaż na wielku platformach wygodnie z jednego miejsca.

• Automatyczna obsługa zamówień i fakturowania
• Asystent zbierania i pakowania
• Generowanie etykiet i zamawianie kurierów
• Masowe wystawianie ofert

Do 100 zamówień w pakiecie Faktura+ bez dodatkowych opłat

Powyżej 100 zamówień miesięcznie

41,50 zł/mies.

Sprawdź szczegóły

Dlaczego warto wdrożyć PIM w sklepie internetowym?

Istnieją przynajmniej trzy powody.

1. Mniej błędów

   Weźmy na przykład sklep z odzieżą. Jedna sukienka występuje w dziesięciu kolorach i pięciu rozmiarach. Nietrudno o sytuację, w której opis w e-sklepie różni się od opisu zamieszczonego na Allegro, a zdjęcia nie pasują do tego konkretnego wariantu. PIM eliminuje takie problemy. W każdym kanale klient widzi tę samą kartę produktu.

2. Oszczędność czasu

   Inny przykład. Sklep z elektroniką. Technologia ciągle się rozwija, a co za tym idzie, parametry sprzętu wciąż się zmieniają. Nowe modele procesorów, kolejne generacje kart graficznych, różne typy złącz itd. Wprowadzanie tych informacji osobno w każdym kanale to godziny ręcznej pracy. PIM pozwala zrobić to raz, a system sam rozsyła dane we właściwe miejsca.

3. Gotowość do skalowania

   Powiedzmy, że prowadzisz sklep z kosmetykami i zacząłeś od własnej strony. Z czasem pojawia się pokusa wejścia na Allegro, Ceneo czy Amazon. Bez PIM każdy nowy kanał dystrybucji oznaczałoby przepisywanie danych od zera. Z PIM proces jest prostszy. Dane są już uporządkowane i gotowe do użycia w nowym kanale.

Wdrożenie PIM w e-commerce

Korzyści brzmią obiecująco, ale pojawia się pytanie: od czego zacząć? Wdrożenie PIM to nie tylko instalacja systemu, ale przede wszystkim uporządkowanie procesów wokół danych.

1. Przeprowadź audyt danych

Pierwszym krokiem jest dokładne sprawdzenie, skąd pochodzą wszystkie informacje o produktach. Mogą one trafiać z systemu ERP, od dostawców lub z arkuszy Excel. Zanim zaczniesz porządkować bazę, warto wyłapać duplikaty, brakujące kody EAN (międzynarodowe numery identyfikacyjne produktów) i niespójne formaty atrybutów.

Kiedy już znasz stan danych, wybierz jedno źródło nadrzędne, które uznasz za najbardziej wiarygodne. Może to być system ERP, jeśli najlepiej odzwierciedla stany magazynowe i ceny, albo dane od głównego dostawcy. Określenie hierarchii ułatwia późniejsze aktualizacje i zapobiega sytuacjom, w których różne źródła podają sprzeczne informacje.

Uwaga na pułapki:

• Zbyt wiele źródeł bez ustalonej hierarchii.
• Brak weryfikacji poprawności kodów EAN.
• Ignorowanie niespójnych nazw kategorii.

2. Zdefiniuj strukturę i atrybuty

Podziel asortyment na większe grupy produktów, np. buty, T-shirty czy laptopy. Każda z nich powinna mieć zestaw atrybutów dopasowany do tego, czego realnie szuka klient, np. przy butach będą to rozmiar i materiał, przy laptopach procesor, pamięć RAM i przekątna ekranu. Takie dane stają się użyteczne nie tylko w sklepie, ale także w porównywarkach cenowych.

Kolejnym krokiem jest stworzenie słowników wartości, czyli standardowych list kolorów, jednostek czy materiałów. Pozwala to uniknąć błędów przy integracjach, bo Google Shopping czy Allegro mogą odrzucić feed, w którym występują niestandardowe lub nieznane nazwy.

Uwaga na pułapki:

• Zbyt ogólne atrybuty, które nie mają wartości dla klienta.
• Brak standardowych nazw wartości, co utrudnia integrację.
• Tworzenie nowych kategorii dla każdego wariantu produktu.

3. Ustal zasady kompletności danych

Określ, jakie minimum informacji musi mieć każdy produkt, by mógł zostać opublikowany. Mogą to być kod EAN, minimum trzy zdjęcia i opis zawierający co najmniej 500 znaków. Takie wymagania sprawiają, że system wykrywa braki i blokuje niepełne karty produktowe.

Dobrze ustawione zasady chronią przed sytuacjami, w których produkt trafia do sprzedaży z błędnym zdjęciem czy bez podstawowych parametrów. A to może wpłynąć na konwersję, bo im bardziej szczegółowa karta produktu, tym większe szanse, że klient go kupi.

Uwaga na pułapki:

• Zbyt niskie wymagania – klient nie dostaje kompletu informacji.
• Zbyt wysokie wymagania – blokujesz produkty gotowe do sprzedaży.
• Brak kontroli nad formatami zdjęć wymaganych przez marketplace’y.

4. Określ role i odpowiedzialności

Porządek w danych produktowych wymaga jasnego podziału zadań w zespole. Copywriter może odpowiadać za treść opisów, grafik za zdjęcia, a product manager za ostateczne zatwierdzanie kart. Kiedy każdy zna swoje obowiązki, proces przebiega szybciej i bez zbędnych nieporozumień.

Dobrze jest też ustalić prosty workflow, np. „tworzenie → akceptacja → publikacja”. Dzięki temu błędy są wychwytywane na wcześniejszym etapie, zanim produkt trafi do sklepu czy marketplace’u.

Uwaga na pułapki:

• Brak jasno przypisanych ról w zespole.
• Brak kontroli jakości przy publikacji.
• Zbyt skomplikowany workflow, który spowalnia proces.

5. Wdrażaj system etapami

Nie próbuj uporządkować wszystkiego naraz. Najlepiej zacząć od jednej kategorii produktów i jednego kanału sprzedaży. Pierwsze testy pokażą Ci, które elementy wymagają poprawy, zanim zaczniesz wdrażać PIM na szeroką skalę.

Gdy masz już podstawy, możesz stopniowo dodawać kolejne marketplace’y i rozszerzać kategorie. Wprowadzaj też automatyzacje i raporty, które ułatwiają zarządzanie większą bazą.

Uwaga na pułapki:

• Próba wdrożenia wszystkiego jednocześnie.
• Brak testów na małej skali.
• Ignorowanie feedbacku od zespołu.

PIM w sklepie internetowym

Sklep internetowy rozwija się szybciej, gdy dane produktowe są spójne i łatwo dostępne. PIM to narzędzie, które eliminuje chaos i ułatwia codzienną pracę nad ofertą. A skoro o danych i porządku mowa, zobacz, jak działa integrator e-commerce IFIRMA.