W tym celu określa się wielkość powierzchni, która jest wyznaczona na działalność np. cała powierzchnia mieszkania to 100 m kw., z której 10 m kw. to obszar pod działalność, więc 10%. Wydatki na czynsz i media przelicza się wg określonego wskaźnika i na podstawie dowodu wewnętrznego zalicza w koszty uzyskania przychodów.

Obowiązek zgłoszenia zmiany przeznaczenia lokalu

Na niektórych podatnikach ciąży obowiązek zgłoszenia zmiany przeznaczenia lokalu właściwemu organowi, w celu ustalenia, czy będzie podlegał pod lokal użytkowy. Jeżeli lokal zostanie zakwalifikowany jako użytkowy, to zwiększy się podatek od nieruchomości. Maksymalne stawki podatku od nieruchomości określa ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Ze względu na inflację co roku wysokość maksymalnych stawek jest aktualizowana i ogłaszana w obwieszczeniu Ministra Finansów.

Wyznaczając powierzchnię pod siedzibę czy miejsce prowadzenia firmy należy wziąć pod uwagę fakt zmiany sposobu użytkowania lokalu. Zmiana sposobu użytkowania wyznaczonej powierzchni będzie miała miejsce np. w przypadku działalności lekarskiej (przystosowanie lokalu pod gabinet lekarski/stomatologiczny). Przy ocenie stanu faktycznego organ bierze pod uwagę warunki określone w art. 71 ustawy Prawo budowlane, zgodnie z którym przez zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się w szczególności:

• podjęcie albo zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego lub pracy, warunki zdrowotne, higieniczno-sanitarne lub ochrony środowiska, bądź wielkość lub układ obciążeń.

Powierzchnia lokalu mieszkalnego wyznaczona pod wspomniany gabinet lekarski będzie zatem pozbawiona funkcji mieszkalnej, a więc zostanie również podwyższony podatek od nieruchomości.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że lokal zachowa funkcję mieszkalną w przypadku, gdy podatnik wyznaczy z niego powierzchnię, ale nie będzie znacząco przystosowywał tej powierzchni pod działalność, ponieważ jej profil nie wymaga takich czynności. Przykładowo, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług programistycznych i w tym celu zaadaptuje 1/3 pokoju, w którym postawi biurko, regał, komputer, czyli wyposażenie potrzebne do pracy. W tej sytuacji podatek będzie opłacany nadal od powierzchni mieszkalnej, więc podatnik nie zgłasza informacji o zmianie sposobu użytkowania lokalu.

Zobacz również nasz film o wykorzystywaniu mieszkania w działalności gospodarczej:

Księgowanie wydatków związanych z siedzibą firmy

Większość małych firm nie posiada oddzielnej siedziby. Jej funkcję pełni zazwyczaj mieszkanie prywatne. Osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo do zaliczenia w koszty części wydatków eksploatacyjnych, związanych z utrzymaniem mieszkania. Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba zgłosić fakt prowadzenia działalności do spółdzielni (administratora).  Lub do urzędu miasta (w przypadku domu i gruntu). Zgłasza się wielkość powierzchni, która jest przeznaczona na działalność, np. 7 m kw. (z 70 m kw. to 10%). Od wielkości powierzchni zależy wzrost opłaty za czynsz (w spółdzielni) lub wzrost podatku od nieruchomości. W zależności od procentowego udziału powierzchni przeznaczonej na działalność liczone są koszty zużycia wody, ciepła itp.

Rachunek za telefon stacjonarny

Domowy można księgować tylko na podstawie billingu, wybierając z niego rozmowy służbowe.

Wydatki na internet

Mogą być księgowane tylko na podstawie faktur wystawionych na firmę. Gdy faktury są wystawiane na osobę prywatną, to ma ona prawo do skorzystania z ulgi na internet w rozliczeniu rocznym PIT.

Wydatki na czynsz i media

Księgujemy na podstawie dowodów opłat lub otrzymanych rachunków w następujący sposób:

• zakładka “Wydatki” ➡ “Dodaj wydatek” ➡ “Dowód wewnętrzny”,
• wybieramy z listy “Wydatki na media niefirmowe”,
• w “Opisie” podajemy numer dokumentu, który jest podstawą wpisu,
• wprowadzamy kwotę brutto z faktury (rachunku) lub wartość czynszu,
• dokonujemy wpisu do KPiR: Pozostałe wydatki,
• następnie zaznaczamy pole “Mnożnik” i wpisujemy wielkość udziału powierzchni (w tym przykładzie będzie to 0,1 = 10%). Jeżeli księgujemy fakturę za telefon na podstawie billingów, to nie zaznaczamy pola “Mnożnik”,
• Dowód Wewnętrzny drukujemy, podpinamy pod niego dokument oryginalny i przechowujemy go w segregatorze z kosztami.

W przypadku posiadania faktury, np. za energię, wystawionej na osobę fizyczną (właściciela firmy), podatnik może ująć w kosztach fakturę w wysokości ustalonej proporcji. Zgodnie z ogólnym stanowiskiem, w przypadku vatowców jeśli umowa z dostawcą została zawarta przed datą rejestracji jako czynny podatnik VAT, zasadniczo można również proporcjonalnie odliczyć podatek VAT z faktury. Fakt, że zapis ten nie wynika bezpośrednio z przepisów. Warto przed dokonaniem takiego odliczenia skonsultować się bezpośrednio z właściwym urzędem skarbowym.

Przykład

podatnik otrzymał fakturę za energię na kwotę netto 100,00 zł, podatek VAT 23,00 zł. Wydatek ten należy zaksięgować następująco:

• zakładka „Wydatki”➡ „Dodaj wydatek” ➡ „Opłata za prąd, wodę, gaz, CO, wywóz śmieci” ➡ „faktura”,
• zgodnie z ustalonym wskaźnikiem w koszty możemy zaliczyć 10% wartości faktury,
• w kwocie netto podajemy 10,00 zł, odliczamy VAT jedynie w wysokości 2,30 zł.