Prezenty przekazywane kontrahentom i ich rozliczenie

Przedsiębiorcy często chcąc pozyskać klientów, a także utrzymać dobre relacje biznesowe stosują różne praktyki w swojej działalności, jak na przykład wręczanie klientom prezentów, gratisów czy upominków. W niektórych przypadkach dotyczy to nieodpłatne wydawanych towarów handlowych należących do danego przedsiębiorstwa, ale obejmuje też działania polegające na zakupie towarów, które nie są przedmiotem obrotu, celem ich przekazania jako prezentu/upominku. Stosując takie formy przekazu pojawia się pytanie, czy poniesione w związku z tym wydatki mogą stanowić koszt firmy i czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących tego typu wydatki.

Zakup prezentów a koszty uzyskania przychodu

W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o pdof.

Przekazywanie kontrahentom prezentów może w pewnym sensie przyczynić się do zabezpieczenia źródła przychodów, gdyż celem takiego działania przedsiębiorcy zwykle jest pozyskanie większej liczby klientów, a co za tym idzie osiągnięcie wyższych przychodów ze sprzedaży towarów/usług oferowanych przez firmę.

Istnieją jednak pewne wyłączenia i tak zgodnie art.23 ust.1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszt uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W ustawie nie określono, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji. Przyjmuje się, że wydatki na reprezentację to koszty jakie podatnik ponosi w celu wykreowania pozytywnego wizerunku swojej firmy. Z kolei reklama to rozpowszechnianie informacji o firmie i jej produktach, które mogą być realizowane za pomocą różnych środków przekazu.

Ich przekazywanie ma na celu rozpowszechnianie wiedzy o firmie i oferowanych przez nią produktach/usługach. Takie działanie może stanowić reklamę firmy, w związku z tym wydatki poniesione na przekazywane prezenty/upominki zaopatrzone w logo firmy zasadniczo mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Nie jest to jednak takie oczywiste. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że naniesione logo firmy na prezencie nie zawsze oznacza, że poniesiony wydatek może stanowić koszt firmy. Zdaniem fiskusa, jeżeli wartość takich prezentów będzie wysoka i będą one kierowane tylko do wybranej grupy klientów, wówczas takie działanie może być potraktowane jako reprezentacja, czyli budowanie odpowiednich relacji z klientem w celu stworzenia pozytywnego wizerunku firmy.

Nie powinno natomiast budzić wątpliwości, że rozdawane masowo gratisy o niewielkiej wartości, zawierające logo firmy będą miały charakter reklamowy.

Podsumowując, sprawdzenie wydatku pod kątem tego czy został poniesiony w celach reprezentacyjnych czy reklamowych wymaga indywidualnej oceny. Jeśli przekazywanie kontrahentom prezentów/upominków/gratisów będzie miało na celu reklamę firmy, to wartość tych przedmiotów będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli jednak przekazanie prezentów będzie miało na celu reprezentację firmy, to ich wartość nie będzie kosztem podatkowym.

Zakup prezentów a podatek VAT

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w takim zakresie, w jakim nabywane towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Generalnie opodatkowaniu VAT podlega również nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, jeżeli przy nabyciu tych towarów przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Wyjątek stanowią prezenty o małej wartości, o których mowa w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, które zostały wyłączone z opodatkowania jeżeli przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą. Na podstawie tego przepisu, przez prezenty o małej wartości, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
• których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Istotne jest jednak aby czynność ta była związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ustawa o VAT nie wskazuje jak należy udokumentować nieodpłatne przekazanie prezentów. Nieodpłatne przekazanie towarów, które podlegają opodatkowaniu VAT zwykle odbywa się na podstawie faktury wewnętrznej. Podatnik jednak nie ma obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych. Ważne jest, aby odpowiednio ustalił podstawę opodatkowania i kwotę podatku VAT gdy przekazywany nieodpłatnie towar nie spełnia definicji prezentu o małej wartości.

Zgodnie z art.29a ust.2 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia – koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów.

Przykład 1:

W 2016 roku firma przekazywała nieodpłatnie swoim kontrahentom smycze i długopisy z logo firmy. Jednostkowa cena nabycia i jednostkowy koszt wytworzenia tych przedmiotów nie przekraczały 10 zł. W tym przypadku firma nie była zobowiązana do prowadzenia ewidencji osób obdarowanych i opodatkowania takiego przekazania.

Przykład 2:

W 2016 roku firma wręczała kontrahentom gratisy z logo firmy w postaci kalendarzy i kubków. Jednostkowa cena nabycia i jednostkowy koszt wytworzenia tych przedmiotów przekraczały odpowiednio 20 zł i 10 zł. W tym przypadku firma była zobowiązana prowadzić ewidencję osób obdarowanych. Jednak nie była zobowiązana opodatkować takiego przekazania, gdyż łączna wartości przedmiotów dla jednej osoby w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 100 zł.

Przykład 3:

W styczniu 2016 roku firma przekazała kontrahentowi kalendarz z logo firmy, którego jednostkowy koszt wytworzenia przekroczył 20 zł. W kolejnym miesiącu ten sam kontrahent otrzymał kubek i torbę z logo firmy, których jednostkowy koszt wytworzenia wyniósł odpowiednio 11 zł i 19 zł. Następnie, firma po rozszerzeniu asortymentu sprzedaży, w celach reklamowych wręczyła danemu kontrahentowi etui na tablet z logo firmy, którego koszt wytworzenia przekroczył 60 zł. W tym przypadku, firma była zobowiązana ująć każde nieodpłatne przekazanie w ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osoby obdarowanej. Ponadto, z uwagi na to, że etui spowodowało przekroczenie kwoty 100 zł, firma musiała opodatkować przekazane etui. Jednocześnie każde kolejne nieodpłatne przekazanie dla tego kontrahenta w 2016 roku podlegało już opodatkowaniu VAT, nawet jeśli jednostkowy koszt nie przekraczał 10 zł.

Warto na końcu dodać, że określona przez ustawodawcę kwota 100 zł powinna być rozpatrywana jako wartości netto. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 lipca 2014 r. gdzie czytamy: „Wskazaną w art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (…) łączną wartość prezentów o małej wartości nieprzekraczającą w roku podatkowym kwoty 100 zł należy rozumieć jako cenę ich nabycia netto (bez podatku), a w przypadku braku ceny nabycia, jako koszt wytworzenia towarów, określone w momencie przekazania towaru.”