Samochód osobowy w firmie zakupiony jako towar lub przeznaczony na wynajem – jak rozliczyć koszty i VAT?

×

Podatkowe rozliczanie samochodów osobowych najczęściej kojarzy się z ograniczonym prawem do odliczenia podatku VAT i kosztów. Czy jednak ta zasada jest obowiązująca w każdym przypadku? W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania kosztów i podatku VAT od samochodów osobowych zakupionych do firmy jako towar lub z przeznaczeniem na wynajem.

Samochód osobowy w firmie

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) definiuje samochód osobowy jako pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z licznymi wyjątkami, o których jest mowa w przepisach.

Samochód osobowy najczęściej jest wykorzystywany w firmie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Można go nabyć za gotówkę, ale również poprzez zawarcie umowy najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego czy finansowego. W zależności od opcji zakupu/nabycia przedsiębiorca będzie miał prawo do rozliczania kosztów i podatku VAT naliczonego. Jednak ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia i limity, o czym napiszemy w dalszej części publikacji.

Wynajem pojazdów

Usługa wynajmu samochodów osobowych nie została w sposób szczególny uregulowana w przepisach, a to oznacza, że podlega pod ogólne regulacje ustawy Kodeks cywilny. W takim przypadku zawierana jest umowa pomiędzy dwoma stronami, z których jedna jest określana mianem “wynajmującego” a druga “najemcą”. Umowa powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat zasad rozliczania wynajmu, co pozwoli uniknąć ewentualnych sporów jeśli dojdzie do wypadku, czy innych nieprzewidzianych zdarzeń. Najemca jest zobowiązany do zapłaty czynszu na rzecz wynajmujące w określonej w umowie wysokości. Ważną kwestią będą również zapisy dotyczące odpowiedzialności stron w przypadku awarii, wypadku czy kradzieży samochodu. W umowie powinna być również doprecyzowana sprawa opłaty ubezpieczenia.

Przy umowie najmu samochodu osobowego ważna jest również kwestia ustalenia wartości pojazdu na potrzeby rozliczania czynszu najmu. Ustawodawca wprowadził limity dla droższych samochodów, co ogranicza w takich przypadkach pełne prawo do rozliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Jednak w naszych dzisiejszych rozważaniach skupimy się bardziej na zasadach rozliczania zakupu samochodów przeznaczonych na wynajem, szczegóły poniżej.

Najem pojazdów 2026

W przypadku najmu obowiązują takie same przepisy, jak dla leasingu operacyjnego. Oznacza to, że samochód osobowy pozostaje własnością wynajmującego, który ma prawo do rozliczania odpisów amortyzacyjnych. Przy czym pamiętamy, że w przypadku samochodów osobowych obowiązują limity kwotowe, które począwszy od 2026 roku, będą jeszcze dodatkowo zależały od emisji dwutlenku węgla przy samochodach posiadających silnik spalinowy.

Podane powyżej limity nie będą się jednak odnosiły do przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą, w której wynajmują samochody osobowe. Wynika to wprost z przepisów – art. 23 ust. 5b ustawy PIT. Oznacza to, że wynajmujący ma prawo do rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów pełną kwotę odpisów amortyzacyjnych.

Potwierdza to również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji z dnia 15 stycznia 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.679.2024.2.MF. Przedsiębiorca zadał pytanie, czy prawidłowe jest jego stanowisko, że zgodnie z art. 16 ust. 5b ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 5b PIT), nie musi wyłączać z kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodu osobowego przekraczającej 150.000 zł, ponieważ samochody te są oddawane do odpłatnego używania na podstawie umowy najmu, a najem samochodów stanowi przedmiot jego działalności gospodarczej. W odpowiedzi Dyrektor KIS napisał m.in., że prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmu samochodów wydatki na zakup samochodu pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, tym samym daje to prawo do rozliczania kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne. Stanowią one środki trwałe ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w firmie, a także są przeznaczone wyłącznie do odpłatnego wykorzystywania na podstawie umowy najmu. Na tej podstawie można potwierdzić, że mają tutaj zastosowanie przepisy pozwalające na pełne odliczenie odpisów amortyzacyjnych, nie mają zastosowania limity odnoszące się do samochodów osobowych.

Samochód jako towar handlowy w działalności

W przypadku samochodów osobowych najczęściej mamy do czynienia z ich wykorzystaniem w bieżącej działalności gospodarczej. Jednak przecież samochód może być takim samym towarem handlowym jak każdy inny.

W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR zdefiniowane zostało pojęcie towaru handlowego. Pod pojęciem towaru kryją się:

• towary handlowe,
• materiały podstawowe i pomocnicze,
• niezakończona produkcja,
• wyroby gotowe,
• braki.

Natomiast towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Oznacza to, że zakup samochodu osobowego z przeznaczeniem do sprzedaży powinien się znaleźć w PKPiR w kol. 10, która jest przeznaczona do wpisywania kosztów zakupu towarów i materiałów.

Problematyczna może być kwalifikacja wydatków związanych z naprawą samochodów przeznaczonych do sprzedaży. Wydaje się jednak, że wydatki z tego tytułu można potraktować jako materiały. Pod tym pojęciem rozumie się materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu. W ten sposób definiuje materiały Rozporządzenie, a to oznacza, że koszty ponoszone z tego tytułu powinny się również znaleźć w kol. 10 PKPiR.

Natomiast jeśli chodzi o pozostałe wydatki takie jak przykładowo przeglądy, zakup paliwa czy myjnia znajdą się w kol. 13 PKPiR. Zgodnie z opisem mieszczą się tutaj pozostałe koszty niewymienione w kol. 10-12.

Jeśli w związku zakupem samochodu osobowego przedsiębiorca poniósłby np. koszty dotyczące transportu, załadunku, wyładunku lub ubezpieczenia w drodze, to może je śmiało wpisać w kol. 11 PKPiR. Czytamy o tym wprost w załączniku nr 1 do Rozporządzenia w sprawie PKPiR.

Samochód jako towar handlowy niesprzedany w ciągu roku

Jeśli samochód osobowy traktowany w firmie jako towar handlowy nie zostanie sprzedany w trakcie roku podatkowego, to zgodnie z przepisami Rozporządzenia będzie wykazany w spisie z natury, który jest sporządzany według stanu na 31 grudnia.

Przedsiębiorcy mają obowiązek wpisania do księgi spisu z natury między innymi towarów handlowych i materiałów. Materiały i towary handlowe objęte spisem z natury wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis z natury powinien być uwidoczniony w PKPIR według poszczególnych rodzajów składników lub w jednej pozycji.

Spis z natury przedsiębiorca przechowuje łącznie z PKPiR do upływu okresu przedawnienia. Kwota spisu z natury będzie miała wpływ na rozliczenie rocznego dochodu i rocznej składki zdrowotnej.

VAT wynajem i sprzedaż

W przypadku samochodów osobowych ustawodawca zastrzegł sobie prawo do 50% ograniczenia w odliczaniu podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z takimi samochodami. Jednak w przepisach mówi się również o tym, że to ograniczenie nie obowiązuje w stosunku do samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Jednak w takim przypadku na przedsiębiorców zostały nałożone dodatkowe obowiązki w postaci:

• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• złożenia zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
• opracowania zasad użytkowania samochodów osobowych.

Na szczęście warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

• odsprzedaży,
• sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez przedsiębiorcę,
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności gospodarczej przedsiębiorcy.

To zwolnienie wynika wprost z ustawy o podatku VAT – art. 86a ust. 5.

VAT wynajem i sprzedaż w interpretacjach podatkowych

Prawo do odliczania 100% podatku VAT przy wynajmie i sprzedaży samochodów osobowych potwierdzają również organy podatkowe.

W jednej z interpretacji nr 0113-KDIPT1-3.4012.231.2023.1.AG z dnia 5 czerwca 2023 r. czytamy, że skoro wynajem i dzierżawa stanowi przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej oraz pojazd będzie przeznaczony wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, które to czynności są opodatkowane podatkiem VAT, to przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego przy nabyciu. Nie ma również obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i składania zgłoszenia VAT-26.

W innej interpretacji nr 0114-KDIP4-2.4012.63.2023.2.MB z 19 kwietnia 2023 r. przedsiębiorca zadał pytanie czy przysługuje mu pełne prawo do odliczenia podatku od towarów i usług, naliczonego przy zakupie samochodów osobowych, jak i wskazanych innych kosztów związanych z tymi pojazdami bez zastosowania 50% ograniczenia w odniesieniu do kwoty podatku VAT naliczonego. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że ma możliwość odliczenia w pełnej wysokości kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi oraz wydatków związanych z ich eksploatacją w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu. Jednakże w art. 86a ust. 5 ustawy zostały wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat rozliczania kosztów i podatku VAT od samochodów osobowych zakupionych do firmy z przeznaczeniem na wynajem lub sprzedaż.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, która zajmuje się wynajmem, lub sprzedażą samochodów osobowych zakup pojazdu na gruncie podatku dochodowego jest traktowany jak zakup towarów handlowych i materiałów. Oznacza to, że znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów w kol. 10 a koszty uboczne zakupu w kol. 11. Towar handlowy może być przez przedsiębiorcę zaliczany do kosztów uzyskania przychodów w 100%, pod warunkiem że zostanie wykazany związek przyczynowo-skutkowy z profilem prowadzonej działalności. Oznacza to, że w przypadku wynajmu i sprzedaży samochodów osobowych nie mają zastosowania limity odliczania odpisów amortyzacyjnych.

Podobnie jest w podatku VAT. Pomimo iż ustawodawca wprowadził 50% ograniczenie odliczania podatku VAT naliczonego, to i tak ten przepis nie ma zastosowania do samochodów osobowych, wykorzystywanych tylko w prowadzonej działalności gospodarczej a tak jest w przypadku wynajmu i sprzedaży. Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych.

Stan prawny na dzień: 18.11.2025 r.