Skrócona nazwa spółki cywilnej – czy można się nią posługiwać na fakturach?

Niektóre przepisy, a może ich brak, od lat sprawiają problemy przedsiębiorcom i nic się z tym nie dzieje. Kierowane są zapytania do Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji, a rozstrzygnięcia bywają różne i wiemy, że są wiążące tylko dla pytającego. Nie inaczej jest z tematem zamieszczania nazwy spółki cywilnej osób fizycznych na wystawianych fakturach VAT. I tym tematem zajmiemy się w dzisiejszej publikacji.

Forma organizacyjna spółki cywilnej

W naszych rozważaniach odnosimy się do spółki cywilnej osób fizycznych. Powstanie i funkcjonowanie spółki cywilnej jest możliwe pod warunkiem, że co najmniej przez dwie osoby zostanie zawarta umowa zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, a więc nie może występować we własnym imieniu np. przed sądem. Na gruncie przepisów podatkowych sprawa wygląda następująco:

Skrócona czy pełna – jaka nazwa spółki na fakturze?

Skoro spółka posiada numer NIP, tym samym staje się podatnikiem VAT, a to oznacza, że na gruncie ustawy o VAT jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Problematyczne i dyskusyjne od wielu lat jest zamieszczanie na fakturze nazwy spółki. Mianowicie chodzi o to, czy powinny się tam znaleźć wszystkie imiona i nazwiska wspólników, czy wystarczy podanie jedynie nazwy skróconej z oznaczeniem “s.c”. Skoro numer NIP identyfikuje spółkę i nie ma wątpliwości o jaką spółkę chodzi nie powinno to stanowić problemu przed organami podatkowymi. Jak się okazuje nic bardziej mylnego. Fiskus upiera się, że na wystawianych fakturach powinny się znaleźć wszystkie imiona i nazwiska wspólników i ewentualnie nazwa, jeśli taką posiada spółka. Argumenty, które są często podnoszone, że zamieszczenie pełnej nazwy przy większej ilości wspólników może być bardzo kłopotliwe, a więc utrudnione, ze względu na dużą ilość znaków, pozostają niezauważalne. W wydawanych interpretacjach najczęściej pojawia się stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), że wymagane jest wpisywanie pełnej nazwy na wystawionej fakturze. W jednej z interpretacji z dnia 05.09.2022 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.376.2022.1.KP można przeczytać, że pomimo, iż spółka posiada własny numer NIP, co umożliwia wystawienie jednej faktury w imieniu spółki, to nie zmienia to faktu, że wspólnicy spółki cywilnej są przedsiębiorcami, a nie spółka. W ocenie Dyrektora KIS prawidłowe oznaczenie spółki cywilnej polega na wyszczególnieniu wszystkich jej wspólników i dodania wzmianki o spółce cywilnej. Umieszczanie w nazwie spółki cywilnej elementów abstrakcyjnych czy też fantazyjnych jest dozwolone, jednak mogą one mieć jedynie charakter dodatkowy. Tylko w nielicznych interpretacjach organ podatkowy przyznaje, że na fakturze wystawianej przez spółkę może się znaleźć nazwa skrócona. Takie stanowisko zostało zajęte w interpretacji nr 0111-KDIB3-2.4012.72.2020.2.MN z dnia 05.05.2020 r. W uzasadnieniu Dyrektor KIS napisał m.in., że w sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację spółki jest zgodna z danymi wykazanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym dla celów podatku VAT (NIP-2), jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy w obrocie gospodarczym (dokumentach księgowych w tym na fakturach) wystawianych przez spółkę cywilną jest prawidłowe. Najczęściej jednak organy podatkowe są odmiennego zdania, a takie podejście organów podatkowych nie zadowala przedsiębiorców, dlatego szukają w sądach głosu rozsądku.

Skrócona nazwa spółki cywilnej – czy można się nią posługiwać na fakturach?

Jedna z takich spraw dotyczących rozstrzygnięcia zamieszczania nazwy spółki na fakturach trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Warszawie. W tej sprawie został wydany wyrok sygn. akt III SA/Wa 2457/22 z dnia 23.02.2023 r. a dotyczył skargi na interpretację indywidualną nr 0114-KDIP1-3.4012.311.2022.1.LK z dnia 02.09.2022 r. Spółka cywilna zwróciła się z zapytaniem odnośnie posługiwania się w obrocie gospodarczym, m.in. na wystawianych fakturach skróconą nazwą spółki. W ocenie spółki nie ma przeszkód w tym zakresie. Innego zdania był Dyrektor KIS, który uznał, że na wystawianych fakturach powinna się znaleźć pełna nazwa spółki cywilnej. W uzasadnieniu napisał m.in., że spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą, przedsiębiorcami są jej wspólnicy, będący osobami fizycznymi. W takim przypadku danymi identyfikacyjnymi podatnika będącego osobą fizyczną jest imię i nazwisko. Prawidłowe oznaczenie spółki cywilnej składa się więc z wymienienia wszystkich wspólników i dodania wzmianki o spółce cywilnej. Z tym stanowiskiem nie zgodziła się spółka i złożyła skargę do sądu WSA w Warszawie, który przyznał rację spółce. W ocenie sądu organ podatkowy dysponuje wszystkimi niezbędnymi danymi, które pozwalają na identyfikację spółki cywilnej. Chodzi o imiona, nazwiska i powiązaną z nimi nazwę spółki. Nie ma więc przeciwwskazań, żeby spółka używała skróconej nazwy na wystawianych fakturach.

Skrócona nazwa spółki cywilnej – podsumowanie

Temat związany z zamieszczaniem skróconej nazwy spółki cywilnej na wystawianych fakturach sprzedaży przewija się od bardzo dawna. Organy podatkowe najczęściej stoją na stanowisku, że powinna to być pełna nazwa, czyli imiona i nazwiska wszystkich wspólników, co bardzo często jest kłopotliwe z uwagi na ilość znaków. Spółki cywilne nie zgadzają się z takim podejściem organów podatkowych, a przepisy są nieostre i tak naprawdę nie ma uzasadnionych powodów, dla których spółka miałaby stosować do tych zaleceń. Dlatego też kierowane są zapytania w takich sprawach do KIS, a w przypadku niekorzystnych rozstrzygnięć przedsiębiorcy nie dają za wygraną i składają także skargi do sądu, co jak widać daje efekty. Rozstrzygnięcie WSA w Warszawie jest korzystne dla przedsiębiorcy, jednak nie jest jeszcze prawomocne, a to oznacza, że sprawa może mieć swój ciąg dalszy. Pozostaje mieć nadzieję, że na kolejnych etapach również zachowany zostanie zdrowy rozsądek, a przedsiębiorca otrzyma zielone światło do zamieszczania skróconej nazwy spółki m.in. na wystawianych fakturach.