Korespondencja pomiędzy przedsiębiorcą a organami skarbowymi i ZUS jest obwarowana pewnymi warunkami. Warto znać zasady, regulujące skuteczność doręczenia formalnych pism.

Skuteczne doręczenie pisma – jak i gdzie?

Generalnie zasady skutecznego doręczania pism formalnych reguluje Kodeks postępowania administracyjnego, a w zakresie postępowania podatkowego dodatkowo Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z zapisami tych ustaw, pismo formalne może zostać skutecznie dostarczone:

• Za pokwitowaniem – przez operatora pocztowego, pracownika urzędu w którym toczy się sprawa, lub innego upoważnionego pracownika albo funkcjonariusza,
• Elektronicznie, za urzędowym poświadczeniem odbioru – jeśli strona:
  • Złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu (w przypadku postępowania podatkowego – także przez portal podatkowy),
  • Wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej bądź wyrazi na to zgodę i wskaże adres elektroniczny.

W sytuacji, gdy doręczanie odbywa się za pokwitowaniem, pismo dostarcza się przedsiębiorcy w miejscu jego zamieszkania albo pracy (w tym pod adresem działalności gospodarczej), czasem – jeśli szczegółowe przepisy tego nie wzbraniają – także w danym urzędzie. Dopiero gdyby takie dostarczenie okazało się niemożliwe, doręczenie pisma może odbyć się w każdym możliwym miejscu.

Doręczenie pisma do rąk własnych?

Chociaż mogłoby się wydawać, że skutecznie doręczone jest wyłącznie pismo do rąk własnych adresata, w praktyce wygląda to nieco inaczej. Przede wszystkim organ, dostarczając przesyłkę za pokwitowaniem, może ją zostawić innemu dorosłemu domownikowi, sąsiadowi albo dozorcy domu, jeśli taka osoba podjęła się przekazania pisma adresatowi. W takim przypadku dostarczający powinien umieścić zawiadomienie w tej kwestii w wyraźnym miejscu (w skrzynce, w drzwiach mieszkania lub bramie posesji).

Kolejną możliwością jest przekazanie przesyłki do placówki pocztowej albo właściwego urzędu, gdzie będzie ona oczekiwała na adresata przez 7 dni. Informację o takiej przesyłce również umieszcza się w widocznym miejscu lub w skrzynce pocztowej. Jeśli we wskazanym terminie przesyłka nie zostanie odebrana, wystosowane zostanie ponowne zawiadomienie, tym razem z 14-dniowym terminem odbioru.

Przedsiębiorca jako strona sprawy może mieć również swojego pełnomocnika (lub kilku pełnomocników). Jeśli jest to pełnomocnik właściwy do doręczeń, pismo powinno być kierowane do niego – przekazanie pisma do przedsiębiorcy z pominięciem pełnomocnika jest uznawane za błąd i tym samym uznawane za niedostarczone.