Wystawianie faktury VAT jest podstawowym obowiązkiem czynnego podatnika. Jak przy wielu tematach podatkowych również tutaj przedsiębiorcy czasami zastanawiają się, w jakim terminie powinna zostać wystawiona faktura sprzedaży towarów lub usług? Przepisy ustawy o podatku VAT odpowiadają na te pytania i w tej publikacji to opiszemy.

W jakich sytuacjach czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę?

Przepisy ustawy o podatku VAT wymieniają wprost sytuacje, w których muszą być wystawione faktury VAT:

1. Sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
2. Sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1.
3. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1.
4. Otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczeniem usług czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Kiedy przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktur?

W ustawie o podatku VAT zostały wymienione również sytuacje odnoszące się do podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z podatku VAT. W takich przypadkach przedsiębiorca nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej, ale należy wystawić fakturę na żądanie nabywcy.

Wystawianie faktur na żądanie nabywcy

Kto i na jakich zasadach ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy zostało uregulowane również w ustawie o podatku VAT i dotyczy następujących sytuacji:

1. Sprzedaż towarów i usług dokonana na rzecz nabywcy niebędącego podatnikiem, nazywanego również konsumentem, z wyjątkiem czynności np. telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób, stałej obsługi prawnej i biurowej.
2. Sprzedaż, która na podstawie przepisów ustawy o VAT jest zwolniona podmiotowo lub przedmiotowo od tego podatku.

Oczywiście przedsiębiorca może wystawić fakturę po tym terminie, ale wtedy to już nie wynika z przepisów tylko z jego dobrej woli.

Termin wystawienia faktury

W praktyce faktura jest najczęściej wystawiana z chwilą dokonania dostawy towarów i usług, ale zgodnie z przepisami fakturę wystawia się, co do zasady:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę,

Przykład
Pani Ania prowadzi sklep z artykułami kosmetycznymi, jest czynnym podatnikiem VAT. Dnia 27.11.2020 r. dokonała sprzedaży towarów na rzecz innego podatnika, ale fakturę wystawiła dopiero 14.12.2020 r. W takim przypadku data sprzedaży towarów, czyli 27.11.2020 r. będzie dniem zaksięgowania w ewidencji VAT sprzedaży, pomimo że faktura została wystawiona w następnym miesiącu.

• jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty a zgodnie z przepisami jest obowiązkiem wystawienia faktury, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Istnieją również przypadki, w których zastosowanie ma szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, ale o tym piszemy w odrębnej publikacji dostępnej tutaj.

Czy faktura musi mieć postać tylko papierową?

Oczywiście odpowiedź może być tylko jedna, już od dawna faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym np. PDF, XML. Przy wystawianiu faktur elektronicznych obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem sprzedawcy/wystawcy faktur elektronicznych jest przesłanie takiej faktury w formacie elektronicznym do nabywcy lub jej udostępnienie tj. zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne „pobranie” takiej faktury. W przypadku faktur elektronicznych wymagana jest akceptacja odbioru faktury. Fakturowanie elektroniczne musi spełniać dodatkowe wymogi, a mianowicie zapewnić autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz jej czytelność. Jednym ze sposobów sprostania tym wymogom jest przeprowadzanie kontroli biznesowych, które zapewniają ścieżkę monitorowania między fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług.