Przedsiębiorca może, z różnych powodów, potrzebować kopii dokumentów złożonych do urzędu skarbowego. Co do zasady zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat i w tym okresie powinniśmy być w posiadaniu wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi.

Może się zdarzyć, że np. dokumenty ulegną zniszczeniu lub zagubieniu, co wbrew pozorom wcale nie należy do rzadkości. Bardzo często jest to kopia złożonego zeznania rocznego, ale również mogą to być inne dokumenty, w których posiadaniu jest urząd. W takiej sytuacji najprostszą i najszybszą drogą jest zwrócenie się do organu z wnioskiem o wydanie kopii dokumentów.

Czy istnieją jakieś przepisy, które to regulują?

Otóż jak najbardziej tak. Przedsiębiorca ma nie tylko obowiązki, ale również prawa i wystąpienie z wnioskiem o wydanie kopii zeznania rocznego jest jednym z takich praw. Takie uprawnienia zostały zapisane w ustawie Ordynacja podatkowa art. 178 § 3:

“Strona może żądać wydania jej kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy.”

Na podstawie tego przepisu urząd skarbowy wyda nam kopie wszystkich dokumentów, które dotyczą naszych rozliczeń podatkowych. W przypadku zeznań rocznych nie ma również znaczenia czy zeznanie było składane w formie elektronicznej, czy też papierowej.

W jaki sposób wystąpić do urzędu o wydanie kopii zeznania?

Oczywiście nie ma jakiegoś określonego wzoru dokumentu, na którym należy dokonać zgłoszenia takiej prośby, ale dość powszechną praktyką urzędów skarbowych są gotowe wzory, na których przedsiębiorca zaznacza zakres swojego wniosku.

Na przykładzie wniosku, który można odnaleźć w internecie www.mazowieckie.kas.gov.pl widzimy zakres danych, jakie powinny się na nim znaleźć:

• miejsce złożenia wniosku,
• dokładne dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, dokładne dane adresowe,
• zakres danych, o jakie występuje przedsiębiorca – deklaracja czy inny rodzaj dokumentów,
• w jakiej ilości egzemplarzy,
• w jakim celu,
• sposób odbioru: osobiście czy przez pełnomocnika, w urzędzie, przez e-PUAP, czy przez Pocztę Polską,
• data i podpis.

Wniosek powinien być załatwiony bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia otrzymania. Termin może zostać przedłużony, o czym urząd musi powiadomić i wyznaczyć nowy termin na załatwienie wniosku.

Jeżeli urząd wydałby postanowienie o odmowie wydania kopii złożonego zeznania z jakiś powodów przedsiębiorcy przysługuje prawo do złożenia zażalenia nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia doręczenia postanowienia.

Jakie są pobierane opłaty za wniosek o wydanie kopii dokumentów?

Wysokość opłaty skarbowej będzie uzależniona od kilku czynników. Z uwagi na to, że wydanie dokumentów może być dokonane za poświadczeniem i bez poświadczenia to będzie pobrana opłata lub nie.

1. Z poświadczeniem kopii “za zgodność z oryginałem” wówczas wiąże się to z opłatą skarbową w wysokości 5 zł od strony zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie opłaty skarbowej.
2. Bez poświadczenia – brak opłaty.

Za sporządzenie kserokopii dokumentu dodatkowo zostanie pobrana opłata na podstawie Rozporządzenia w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów:

• format A4 jednostronny – 0,60 zł,
• format A4 dwustronny – 0,80 zł,
• format A3 jednostronny – 0,90 zł,
• format A3 dwustronny –1,20 zł,
• za sporządzenie jednej strony zeskanowanego dokumentu papierowego opłata wynosi 0,40 zł.

Przedsiębiorca może w każdym przypadku wystąpić o kserokopie dokumentów, nie tylko zeznania rocznego. Forma w jakiej dokonano takiej prośby nie jest znormalizowana, ale najlepiej dokonywać zgłoszenia do dostępnych drukach Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).