Używanie samochodu w działalności – czy to będzie pojazd stanowiący środek trwały firmy, samochód prywatny przedsiębiorcy, czy samochód używany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu – wiąże się z określonymi wydatkami. Oprócz bieżących kosztów eksploatacji, takich jak wymiana części, pojedyncze naprawy, przeglądy, a także zakup paliwa, przedsiębiorca ponosi również koszty związane z ubezpieczeniem takiego pojazdu.
Ubezpieczenie pojazdu
Ubezpieczenia dzielimy na obowiązkowe i dobrowolne. Podstawowym ubezpieczeniem pojazdu jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – OC, które daje ochronę na wypadek wyrządzenia szkody spowodowanej ruchem pojazdów. Do ubezpieczeń dobrowolnych należą przede wszystkim: autocasco (AC) i ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). AC obejmuje szkody polegające na zniszczeniu lub utracie pojazdu, a także elementów jego wyposażenia. NNW dotyczy następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy pojazdu i pasażerów. Zakres ubezpieczeń obowiązkowych jak i dobrowolnych regulują odrębne przepisy.
Sposób rozliczania składek na ubezpieczenie samochodów przez przedsiębiorców jest uzależniony przede wszystkim od rodzaju dysponowania pojazdu w firmie, typu pojazdu, a także od pakietu ubezpieczeniowego. Ograniczenie w zaliczeniu do kosztów składek ubezpieczeniowych nie dotyczy pojazdów konstrukcyjnie przystosowanych do działalności, czyli spełniających kryteria pojazdu ciężarowego, dlatego rodzaj dysponowania pojazdu, o którym mowa w tym artykule będzie obejmował samochody osobowe.
Przedsiębiorca może wykorzystywać samochód w firmie na kilka sposobów, jako:
- prywatny samochód osobowy właściciela firmy, używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu
- samochód firmowy, stanowiący składnik majątku firmy
- samochód używany na podstawie umowy najmu/dzierżawy
- samochód używany na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia
- samochód w leasingu
Pierwsze ograniczenie w rozliczaniu składek, które dotyczy każdego sposobu użytkowania samochodu osobowego w firmie, obejmuje ubezpieczenia dobrowolne, gdzie podstawą wymiaru składki jest wartość samochodu. Tak będzie w przypadku ubezpieczenia Autocasco. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Takie ograniczenie nie wystąpi przy obowiązkowym ubezpieczeniu OC, jak również dobrowolnym ubezpieczeniu NNW, gdyż podstawą wymiaru tych składek nie jest wartość pojazdu.
Ubezpieczenie a koszty uzyskania przychodu
Przy użytkowaniu samochodów osobowych, które są rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (prywatne samochody właściciela firmy, samochody wzięte w najem/dzierżawę, jak również samochody używane na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia) oprócz ograniczenia, o którym mowa, wydatki poniesione na ubezpieczenie tych pojazdów mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. W związku z tym, ustalając kwotę odliczenia dobrowolnego ubezpieczenia AC przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności ustalić limit odliczenia AC przy samochodach osobowych, których wartość przyjęta do celów ubezpieczenia przekracza 20 000 euro, a następnie otrzymany wynik przyrównać do kwoty wynikającej z kilometrówki.
Samochody osobowe stanowiące środek trwały w firmie, a także samochody leasingowane nie mają ograniczenia w postaci ewidencji przebiegu pojazdu, ale stosuje się do nich takie same zasady rozliczeń AC, jak przy samochodach niefirmowych.
Podstawą zapisów po stronie kosztów w przypadku opłacania składek samochodowych, jest polisa ubezpieczeniowa. Podatnicy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (prowadzoną metodą uproszczoną), za dzień poniesienia kosztu uznają dzień wystawienia polisy. Księgowaniu w KPiR w kolumnie „pozostałe wydatki” podlega pełna kwota z polisy, przy uwzględnieniu ograniczenia stosowanego do składki AC i ewidencji przebiegu pojazdu niefirmowego.
W przypadku samochodu wziętego w najem/dzierżawę lub samochodu używanego na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia, podstawą do rozliczania składek ubezpieczeniowych jest zapis w umowie, z którego będzie wynikało, że koszty związane z ubezpieczeniem przedmiotu umowy będzie ponosił najemca lub osoba biorąca pojazd w bezpłatne używanie. Oprócz odpowiedniego zapisu w umowie, podatnik powinien również posiadać potwierdzenie opłaty tych składek.