Jak rozliczyć fakturę otrzymaną od portalu Etsy?

×

Coraz więcej przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową korzysta z zagranicznych platform takich jak np. Etsy. Serwis umożliwia dotarcie do klientów z całego świata, jednak korzystanie z jego usług wiąże się również z określonymi obowiązkami podatkowymi.

Faktury wystawiane przez Etsy za korzystanie z platformy, promocję ofert czy obsługę płatności wymagają prawidłowego rozliczenia w polskiej księgowości.

Sposób ujęcia takiej faktury zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT.

Korzystasz z Etsy – musisz zarejestrować się do VAT UE

W przypadku Etsy faktury za te usługi są wystawiane najczęściej przez podmiot z Irlandii. A zakup usług “na firmę” od zagranicznego kontrahenta powoduje obowiązek rejestracji do VAT UE (unijnego VAT). Obowiązek ten dotyczy zarówno czynnych, jak i podatników zwolnionych z VAT.

Rejestracji do VAT UE należy dokonać przed dokonaniem pierwszej transakcji z portalem Etsy. Sama rejestracja do VAT UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT w Polsce.

Po zarejestrowaniu do VAT UE przedsiębiorca otrzymuje aktywny numer NIP poprzedzony prefiksem „PL” (nip unijny, nip europejski), którym powinien posługiwać się m.in. przy zakupie usług od zagranicznych kontrahentów.

Jak rozliczyć podatek VAT od faktury Etsy?

Faktury od Etsy za korzystanie z tego serwisu należy rozliczyć w tzw. trybie importu usług. Oznacza to, że obowiązek rozliczenia podatku VAT spoczywa na polskim nabywcy usługi-przedsiębiorcy, a nie na platformie Etsy. A zatem to płacący za usługi Etsy – jeśli jest przedsiębiorcą (kupuje na “firmę”):

• Powinien naliczyć podatek VAT od zakupu i odprowadzić go do polskiego urzędu.
• Jako czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć ten sam VAT od zakupu.

Aby obliczyć VAT, należy:

1. przeliczyć całościową kwotę wykazaną na fakturze (nawet, jeśli jest w niej zawarty VAT) na polskie złote. Przeliczenia dokonuje się wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wykonania usługi lub zapłatę – w zależności od tego, co było pierwsze.
2. Od obliczonej kwoty w sposób wskazany pkt.1 należy obliczyć VAT wg stawki obowiązującej w Polsce dla danego typu usługi. Dla faktur od Etsy będzie to 23%.

Warto zwrócić uwagę, że na fakturach od Etsy mogą występować różne rodzaje opłat, np. opłaty za wystawienie oferty (Listing Fees), prowizje od sprzedaży (Transaction Fees), opłaty za przetwarzanie płatności (Processing Fees) czy usługi reklamowe (Advertising Fees). Co do zasady wszystkie tego typu opłaty stanowią wynagrodzenie za usługi świadczone przez platformę i podlegają rozliczeniu na zasadach importu usług.

Uwaga na konfigurację konta sprzedawcy:

Jeśli przedsiębiorca nie podał na Etsy swojego aktywnego numeru VAT-UE, platforma automatycznie potraktuje taką osobę jako konsumenta (B2C) i doliczy do rachunku/faktury podatek VAT.

Prawidłowo skonfigurowane konto biznesowe (z podanym VAT z przedrostkiem PL, czyli z unijnym VAT UE) skutkuje otrzymaniem faktury w mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge), czyli z kwotą netto i bez naliczonego podatku przez Etsy.

Jeśli dostałeś fakturę, na której jest wykazany polski podatek VAT, przeczytaj: Dlaczego dostałem od zagranicznego kontrahenta fakturę z VAT?

Rozliczenie faktury Etsy przez podatnika czynnego VAT

Podatnicy, będący VATowcami, obliczony podatek VAT – ujmują zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i zakupów VAT. Co oznacza, że taka transakcja jest neutralna podatkowo.

Zaś w KPiR należy ująć kwotę netto z faktury (bez obliczonego polskiego podatku) w przeliczeniu na polskie złote wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykład 1.

Pani Aleksandra, podatnika VAT, otrzymała fakturę od Etsy z naliczonymi opłatami za wystawianie ofert na portalu z następującymi danymi:

• data wystawienia faktury (invoice date): 30 czerwca 2026
• data wykonania usługi (period): 1 czerwca-30 czerwca 2026
• kwota za usługę: 17 euro
• data zapłaty: 1 lipca 2026

Jak rozliczyć taką fakturę?

1. Rozliczenie w VAT:

a. kurs euro NBP z 29.06.2026: 4,5123 zł

2. Rozliczenie w PIT:

a. kurs euro NBP z 29.06.2026: 4,5123 zł

b. do zaksięgowania w KPIR w dacie wystawienia faktury: 17*4,5123 = 76,71 zł

W przedstawionym przykładzie data wykonania usługi przypada przed datą zapłaty, dlatego do rozliczenia VAT zastosowano kurs z dnia poprzedzającego zakończenie okresu świadczenia usługi. W przypadku innych faktur należy każdorazowo sprawdzić, które zdarzenie nastąpiło jako pierwsze.

Uwaga! Powyżej podaliśmy kursy fikcyjne.

Rozliczenie faktury od Etsy przez podatnika zwolnionego z VAT

Wielu przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT mylnie zakłada, że zakup usług od zagranicznych kontrahentów nie rodzi żadnych dodatkowych obowiązków w VAT. Tymczasem import usług jest wyjątkiem od tej zasady i wymaga samodzielnego rozliczenia podatku, nawet jeśli przedsiębiorca na co dzień nie składa deklaracji VAT.

Podatnicy, niebędący Vatowcami, także mają obowiązek samodzielnego obliczenia podatku VAT oraz odprowadzenia go do polskiego fiskusa za pomocą deklaracji VAT-9M lub VAT-8.

W Księdze Przychodów i Rozchodów, jako koszt, nievatowcy powinni ująć kwotę całościową wykazaną na fakturze po przeliczeniu na polskie złote wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Jako koszt w KPIR można również ująć podatek VAT (obliczony w sposób przedstawiony w nagłówku “Jak obliczyć VAT z faktury Etsy”) – pod warunkiem, że podatek zostanie faktycznie zapłacony.

Przykład 2.

Pan Tomasz, nievatowiec, otrzymał fakturę od Etsy z naliczonymi opłatami za wystawianie ofert na portalu z następującymi danymi:

Jak rozliczyć taką fakturę?

Obliczenie VAT, który należy zapłacić

a. kurs euro NBP z 29.06.2026: 4,5123 zł

b. VAT do zapłaty: (17*4,5123 )*23%=17, 64 zł

Rozliczenie w PIT:

a. kurs euro NBP z 29.06.2026: 4,5123 zł

b. kwota do zaksięgowania w KPIR w dacie wystawienia faktury: 17*4,5123 = 76,71 zł

c. VAT do zaksięgowania w KPIR (w dacie wysyłki VAT-9M lub VAT-8): 17,64 zł

Uwaga! Powyżej podaliśmy kursy fikcyjne.

Różnice kursowe mogą powstać wtedy, gdy kurs zastosowany do ujęcia kosztu jest inny niż kurs wynikający z faktycznej daty zapłaty zobowiązania. W zależności od sytuacji mogą one zwiększać lub zmniejszać koszty uzyskania przychodów.

Faktura od Etsy a podatek PIT (podatek u źródła)

Korzystanie z niektórych usług od Etsy (przede wszystkim z płatnych usług reklamowych, jak np. Advertising Fees/Promoted Listings Fees/Processing Fees) może wiązać się zapłatą podatku PIT, a dokładnie podatku u źródła WHT, przez kupującego przedsiębiorcę.

Podatek u źródła (WHT – Withholding Tax) to mechanizm, w którym polski nabywca określonych usług niematerialnych (m.in. reklamowych, marketingowych czy zarządzania) od podmiotu zagranicznego staje się płatnikiem podatku dochodowego.

Zgodnie z przepisami podatkowymi, płacąc za usługi np. reklamowe Etsy, nabywca sprawia, że Etsy osiąga przychody na terytorium Polski. Oznacza to, że polskie przepisy nakazują standardowo pobrać i odprowadzić od takiej transakcji 20% podatku do polskiego urzędu skarbowego oraz złożyć deklaracje IFT-2/IFT-2R.

Obowiązek ten dotyczy wyłącznie określonych rodzajów usług i nie występuje przy każdej fakturze otrzymanej od Etsy. Dlatego przed rozliczeniem warto ustalić, jakiego rodzaju usługa została zakupiona oraz czy podlega przepisom dotyczącym podatku u źródła.

Szerzej temat został omówiony w artykule: Podatek u źródła – przykłady.

Certyfikat rezydencji Etsy

Nabywca usługi może być jednak zwolniony z PIT – wystarczy uzyskać od Etsy certyfikat rezydencji podatkowej. Dokument ten oficjalnie potwierdza, że Etsy podlega opodatkowaniu na terenie Irlandii.

Posiadanie aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej Etsy za dany rok pozwala zastosować postanowienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy Polską a Irlandią.

Dzięki temu polski przedsiębiorca-nabywca usługi jest całkowicie zwolniony z obowiązku potrącania i odprowadzania 20% podatku u źródła od faktur z Etsy. Wciąż jednak musi złożyć formularze podatkowe IFT-2/IFT-2R.

Certyfikat rezydencji podatkowej można zazwyczaj pobrać bezpośrednio z oficjalnych stron pomocy technicznej oraz paneli informacyjnych dla sprzedawców na platformie Etsy.