Zakwaterowanie pracowników w hotelach a składki ZUS

Wykonywanie zadań służbowych przez pracowników nie zawsze musi być związane z siedzibą firmy. Zlecenia mogą być realizowane, w zależności od profilu działalności gospodarczej, na terenie całego kraju. Przedsiębiorcy, którzy opłacają hotele dla pracowników zastanawiają się, czy powinni również oskładkowywać takie świadczenia. O tym będziemy pisali w dzisiejszej publikacji.

Jak należy rozumieć nieodpłatne zakwaterowanie?

Pracownicy w ramach nawiązanego stosunku pracy otrzymują wynagrodzenie, które nie zawsze musi być wyrażone w pieniądzu. Jedną z form osiąganych przychodów jest tzw. nieodpłatne świadczenie. Pojęcie to nie zostało sprecyzowane w ustawie o PIT, dlatego można się posiłkować wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego sygn. K 7/13 z 8 lipca 2014 roku, w którym napisano, że za przychody z nieodpłatnych świadczeń można uznać takie korzyści, które:

• są wymierne i istnieje możliwość ich indywidualnego przyporządkowania do danego pracownika,
• przyniosły korzyść pracownikowi,
• pracownik przyjął je w pełni dobrowolnie.

Jeżeli już ustalimy, że takie świadczenie mieści się w kategorii nieodpłatnych, to wówczas będą stanowiły przychód pracownika. A co ze składkami ZUS?

Zakwaterowanie pracowników w hotelach a składki ZUS

Skoro odpłatność za zakwaterowanie pracownika będzie świadczeniem nieodpłatnym ujętym w podstawie do opodatkowania, to również od niego będą należne do pobrania i odprowadzenia składki ZUS.

Na takim stanowisku stoi także organ ZUS. W jednej z interpretacji sprawa numer: DI/200000/43/297/2021 z dnia 13 kwietnia 2021 roku, skierowanej do ZUS przedsiębiorca zadał pytanie, czy postąpi prawidłowo nie obliczając składek ZUS od kosztów zakwaterowania pracowników w miejscu świadczenia przez nich pracy. ZUS nie zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. W uzasadnieniu wskazał, że świadczenie w naturze w postaci nieodpłatnego zakwaterowania stanowi dla pracownika dodatkowy składnik wynagrodzenia przekazany w innej formie niż pieniężna. Co w konsekwencji prowadzi do wniosku, że taki składnik będzie stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tak jak pozostałe składniki wynagrodzenia.

W związku z powyższym należy przyjąć, że opłata za zakwaterowanie pracownika w hotelu będzie stanowiła dla niego nieodpłatne świadczenie, które powinno się znaleźć, jako składnik wynagrodzenia podlegający pod składki ZUS.