Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zasadzie będą zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Jak długo należy przechowywać dokumenty podatkowe?

Dokumenty podatkowe należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

Faktury wystawione w roku 2022 (gdy termin płatności podatku przypada na rok 2022) należy przechowywać do końca roku 2027. Można je zutylizować dopiero od 1 stycznia 2028.

Przechowywanie faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie 10-letniego okresu archiwizacji w KSeF, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury ustrukturyzowane we własnym zakresie (poza KSeF) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zachowując przy tym wymagania dotyczące przechowywania faktur elektronicznych z art.112 i 112a ustawy o VAT.

Większość faktur w praktyce należy przechowywać przez 6 lat, co oznacza, że 10-letni termin przechowywania w KSeF w całości wyczerpuje ustawowy okres przetrzymywania dokumentów. Jednak mogą się zdarzyć dokumenty z dłuższym czasem upływu terminu przedawnienia zapłaty podatku.

Oczywiście, Krajowy System e-Faktur przechowuje te e-faktury, które zostały wystawione za jego pośrednictwem.

Przykład

1. Faktury wystawione w 2022 roku należy przechowywać do 31.12.2027 r.
2. Termin przechowywania w KSeF powyższych faktur, to 10 lat, czyli zakończy się 31.12.2032 r.
3. Jeśli jednak zobowiązanie podatkowe z pkt.1 przedawniałoby się np.31.12.2033 r., wtedy taki dokument przedsiębiorca już musi przez ostatni rok przechowywać sam, we własnym zakresie, poza KSeF.