Faktura do paragonu a rejestr sprzedaży VAT

Faktury do paragonu to specyficzny rodzaj dokumentów – w związku z faktem, że sprzedaż została najpierw zewidencjonowana na kasie fiskalnej, faktura staje się poniekąd dokumentem wtórnym. Tymczasem od kiedy czynni podatnicy VAT zostali zobowiązani do wysyłania JPK VAT, zasady ujmowania faktur do paragonu w rejestrze sprzedaży VAT stały się istotniejsze.

Kiedy faktura, kiedy paragon?

Zgodnie z generalną zasadą, jeśli przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania w firmie kasy fiskalnej, każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego powinien udokumentować paragonem fiskalnym. Natomiast sprzedając na rzecz innych firm, podatnik powinien co do zasady wystawić fakturę sprzedaży.

W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy odbiorca towaru lub usługi zwraca się o wystawienie faktury do paragonu. Osoba odbiorcy zasadniczo nie robi tu różnicy – taką fakturę można wystawić zarówno na dane osoby prywatnej, jak i na dane firmowe. Różnica pojawi się natomiast przy ujmowaniu takiej faktury w rejestrze sprzedaży VAT.

Faktura do paragonu w rejestrze sprzedaży VAT

Aby rejestr sprzedaży VAT został uznany za rzetelny, powinna się w nim znaleźć co do zasady każda wystawiona faktura. W przypadku paragonów przepisy nie są tak rygorystyczne – przedsiębiorcy mogą ujmować je w rejestrze VAT na podstawie dobowego albo miesięcznego raportu kasowego.

Jeśli mamy do czynienia z fakturą do paragonu, zasadniczo występują dwa źródła dokumentujące jedną transakcję w zakresie VAT. Wybór właściwego zależy od tego, dla kogo została wystawiona faktura.

Zgodnie z przepisami – a także z opinią organów skarbowych – każda faktura wystawiona na rzecz kontrahenta prowadzącego firmę powinna być ujęta w rejestrze sprzedaży VAT. Oznacza to, że wystawiając fakturę do paragonu na rzecz innej firmy, przedsiębiorca powinien uwzględnić ją w rejestrze sprzedaży VAT, jednocześnie pomniejszając o jej wartość raport z kasy fiskalnej. Co ważne, jeśli faktura zostałaby wystawiona do paragonu już po wysłaniu JPK za dany okres, zgodnie z wyjaśnieniami MF konieczne będzie przesłanie korekty pliku.

Natomiast jeżeli o fakturę do paragonu zwróciła się osoba prywatna, co do zasady przedsiębiorca nie ma obowiązku wykazywania jej odrębnie w rejestrze. W takim przypadku można więc poprzestać na wykazaniu właściwych kwot w ramach raportu fiskalnego, a fakturę – bez księgowania – umieścić w dokumentacji firmy.