Usługi przewozu osób, w tym taxi, a KSeF – co powinien wiedzieć każdy przewoźnik?

Czym jest KSeF i jak działa?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna, za pośrednictwem której przedsiębiorcy wystawiają oraz odbierają tzw. faktury ustrukturyzowane. Są to dokumenty w jednolitym formacie elektronicznym, zgodnym ze schemą określoną przez Ministerstwo Finansów. Faktura trafia bezpośrednio do systemu krajowego, gdzie jest rejestrowana i udostępniana odbiorcy.

Faktury w KSeF mają specjalny format, po wprowadzeniu do systemu otrzymują unikalny numer i są oficjalnie uznawane za wystawione.

Docelowo z KSeF korzystać mają wszyscy podatnicy w Polsce dla transakcji B2B. Do systemu można uzyskać dostęp zarówno przez aplikację Ministerstwa Finansów KSeF 2.0, jak i za pomocą zintegrowanych programów księgowych (ifirma.pl)

Dla przewoźników oznacza to konieczność dostosowania sposobu fakturowania do nowych zasad, a także zapewnienia dostępu do dokumentów zakupowych otrzymywanych od kontrahentów.

Od kiedy KSeF obowiązuje w branży taxi i przewozu osób?

Od kiedy KSeF obowiązuje w branży taxi i przewozu osób?

Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla branży transportowej (w tym przewozu osób i taxi) są spójne z ogólnym harmonogramem dla wszystkich podatników w Polsce:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek objął największe podmioty;
• Od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stał się obligatoryjny dla pozostałych podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie najmniejszych przedsiębiorców (w tym taksówkarzy korzystających ze zwolnienia z VAT lub mieszczących się w limicie drobnej sprzedaży). Do końca 2026 roku podmioty te mogą wystawiać faktury poza KSeF, o ile łączna wartość sprzedaży fakturowanej B2B nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

  Uwaga! Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje podatników zasadniczo od 1 lutego 2026 r., niezależnie od późniejszego terminu objęcia ich obowiązkiem wystawiania faktur w systemie.

  Obowiązkiem KSeF objęte są zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze (niezależni taksówkarze, kierowcy Uber/Bolt), jak i spółki dysponujące flotą aut.

  Przeczytaj: KSeF 2027 – co zmieni się, kogo dotyczyć będzie ostatni z etapów wdrożenia KSeF.

  Czy każdy taksówkarz musi wystawiać faktury w KSeF?

  Nie w każdej sytuacji. Kluczowe znaczenie ma to, komu świadczona jest usługa oraz jaki dokument potwierdza sprzedaż.

  Przejazdy dla klientów indywidualnych

  Jeżeli taksówkarz przewozi osobę prywatną i dokumentuje przejazd paragonem – nie przesyła samego paragonu do KSeF. Jeśli pasażer po zakończeniu kursu poprosi o fakturę, nie oznacza to automatycznie obowiązku wystawienia jej w KSeF. W przypadku faktury konsumenckiej nie ma obowiązku wystawiania jej w KSeF, choć można to uczynić dobrowolnie – wtedy taka faktura musi posiadać kod QR (lub inny kod weryfikujący) do wglądu w jej dane, o czym więcej przeczytasz w artykule; Faktura wydana w sposób uzgodniony lub użyta poza KSeF – jak je prawidłowo oznaczać i wydawać?.

  Przejazdy dla firm i innych przedsiębiorców

  Inaczej wygląda sytuacja, gdy klientem jest firma (posiadająca numer NIP). Jeżeli przewoźnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą usługę, co do zasady musi zrobić to w KSeF po objęciu go tym obowiązkiem, chyba że zastosowanie ma konkretne wyłączenie ustawowe.

  Wyjątek: Do końca 2026 r. obowiązują przepisy przejściowe, pozwalające na używanie paragonów z NIP do 450 zł (lub 100 euro) jako faktur uproszczonych oraz wystawianie faktur przez kasy rejestrujące, natomiast od 2027 r. taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę i trzeba będzie do niego wystawić standardową fakturę w KSeF.

  Wyłączenia z KSeF dla branży przewozu osób

  Z obowiązku stosowania KSeF wyłączone są usługi przewozu osób koleją, taborem samochodowym, samolotami lub statkami dokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, zawierającymi zakres danych zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawienia faktur (DzU. 2021 poz. 1979).

  Przykład

  Pracownik w ramach delegacji odbył podróż służbową (pociągiem) do innej miejscowości. Podróż została udokumentowana dwoma jednorazowymi biletami (tam i z powrotem), zawierającymi numer i datę wystawienia, nazwę pracodawcy, jego NIP, informacje określające rodzaj usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem. W takiej sytuacji przewoźnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSEF dokumentującej ww. usługę przejazdu.

  Z KSeF zwolnione są również faktury dokumentujące transakcje rozliczane w ramach procedur szczególnych, w tym świadczenie usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

  Uwaga! Wyłączenie z KSeF nie dotyczy biletów okresowych (np. miesięcznych). Jeśli przedsiębiorca zakupi bilet okresowy i zażąda faktury z NIP (np. na dojazdy autobusem do biura), przewoźnik ma obowiązek wystawić ją w KSeF.

  KSeF a kierowcy współpracujący z aplikacjami przewozowymi

  KSeF dotyczy również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które realizują przejazdy za pośrednictwem platform mobilnych, a także przedsiębiorców współpracujących z partnerami flotowymi.

  Samo korzystanie z aplikacji do zamawiania przejazdów nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków wynikających z przepisów podatkowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na model rozliczeń. W niektórych przypadkach platforma lub partner flotowy może wystawiać faktury w imieniu kierowcy. Aby dany podmiot mógł wystawiać w KSeF faktury w imieniu kierowcy, musi on nadać mu odpowiednie uprawnienia.

  Jak zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia?

  Sposób uzyskania dostępu do systemu zależy od formy prowadzonej działalności.

  Jednoosobowa działalność gospodarcza

  Taksówkarz prowadzący działalność na własny NIP może uwierzytelnić się w KSeF m.in. za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub innych dostępnych metod. Następnie może samodzielnie wystawiać i odbierać faktury albo nadać odpowiednie uprawnienia innej upoważnionej osobie lub podmiotowi.

  Spółka lub inna organizacja

  W przypadku spółek sposób uzyskania dostępu zależy m.in. od posiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP. Jeśli podmiot jej nie posiada, może być konieczne złożenie formularza ZAW-FA, aby wskazać osobę uprawnioną do działania w KSeF w imieniu organizacji.

  Przedsiębiorca powinien zadbać o prawidłowe nadanie uprawnień i sprawdzić, czy osoby odpowiedzialne za faktury rzeczywiście mają dostęp do systemu.

  Szczegółowo tę tematykę omówiliśmy w:

  Standardowy model uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur

  Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo?

  Jak wystawiać faktury w KSeF za usługi przewozowe?

  Faktury można wystawiać m.in. za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF, systemu e-mikrofirma lub programu księgowego zintegrowanego z systemem.

  Po przygotowaniu dokumentu i przesłaniu go do KSeF system sprawdza zgodność faktury z wymaganą strukturą. Po pozytywnej weryfikacji nadaje jej numer identyfikacyjny. Wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a faktura staje się dostępna dla uprawnionego odbiorcy.

  Należy pamiętać, że numer faktury nadany przez przedsiębiorcę w jego programie księgowym i numer KSeF to dwa różne oznaczenia.

  Jeżeli firma realizuje wiele przejazdów dla tego samego kontrahenta w ciągu miesiąca, przydatna może być funkcjonalność faktury z załącznikiem. Aby móc wystawiać w KSeF faktury z załącznikiem, należy zgłosić w usłudze e-Urząd Skarbowy zamiar wystawiania tego typu faktur. Załącznik musi zawierać informacje podatkowe lub dane ściśle z nimi powiązane, dlatego nie zastępuje dokumentów takich jak umowy czy protokoły odbioru. Załącznik stanowi integralną część faktury (pliku xml). Do KSeF nie są przyjmowane załączniki w formie nieustrukturyzowanej, stanowiące odrębny plik od pliku xml faktury.

  Odbieranie faktur zakupowych przez taksówkarzy

  KSeF ma znaczenie nie tylko przy wystawianiu faktur za przejazdy, lecz także przy dokumentowaniu kosztów działalności.

  Taksówkarz kupujący części samochodowe, materiały eksploatacyjne lub inne towary i usługi związane z działalnością może otrzymać fakturę za pośrednictwem KSeF. Aby ją pobrać, musi mieć odpowiednie uprawnienia do przeglądania dokumentów.

  Jeżeli dostawca wystawił fakturę w KSeF, nie ma co do zasady obowiązku przekazania jej dodatkowo w postaci papierowej tylko dlatego, że nabywca o to poprosi. Przedsiębiorca powinien umieć samodzielnie pobrać dokument z systemu lub korzystać z odpowiednio skonfigurowanego programu księgowego.

  Warto więc regularnie kontrolować faktury zakupowe, ponieważ mają one znaczenie dla rozliczeń księgowych i podatkowych.

  Jak przygotować firmę przewozową do KSeF?

  Wdrożenie systemu warto potraktować jako okazję do uporządkowania procesów związanych z fakturowaniem. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:

  Ustalić termin objęcia obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF – z uwzględnieniem wielkości sprzedaży oraz przepisów przejściowych.

  • Sprawdzić program księgowy lub fakturowy – czy obsługuje wymagany format e-faktury i współpracuje z KSeF.
  • Zweryfikować uprawnienia – zarówno właściciela firmy, jak i pracowników czy partnerów uczestniczących w rozliczeniach.
  • Przeanalizować relacje z klientami i platformami przewozowymi – zwłaszcza jeśli stosowane jest samofakturowanie.
  • Uporządkować obieg dokumentów – określić, jak będą obsługiwane faktury, paragony, bilety i dokumenty pozostające poza KSeF.
  • Przygotować się na sytuacje awaryjne – poznać zasady wystawiania faktur w trybach offline i postępowania w razie niedostępności systemu.

  Podsumowanie

  KSeF obejmuje również branżę taxi i przewozu osób. Nowe zasady dotyczą zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i większych firm transportowych, niezależnie od tego, czy obsługują klientów bezpośrednio, czy współpracują z platformami mobilnymi. Najważniejsze jest rozróżnienie pomiędzy fakturami wystawianymi firmom a dokumentowaniem przejazdów dla osób prywatnych, sprawdzenie terminu objęcia obowiązkiem KSeF oraz zapewnienie prawidłowego dostępu do systemu.

  Przeczytaj także: Czy wystawiać w KSeF faktury dla zagranicznych kontrahentów.