Przekąski dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Przekąski dla pracowników w KUP - omówione zagadnienia:

W prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca ponosi szereg różnego rodzaju kosztów. Niekiedy powstaje jednak wątpliwość, czy dany wydatek może się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów. W dzisiejszej publikacji poddamy analizie zakup przekąsek dla pracowników pod kątem rozliczenia w kosztach przedsiębiorcy.

Kto rozlicza koszty uzyskania przychodów?

Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez osobę fizyczną nie jest równoznaczny z możliwością zaliczenia wszystkich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim, czy w ogóle będzie możliwość ujęcia kosztu zależy to od wybranej formy opodatkowania dochodów.

Forma opodatkowania	Rozliczanie kosztów uzyskania przychodów
Skala podatkowa	TAK
Podatek liniowy	TAK
Zryczałtowany podatek dochodowy	NIE

Widzimy więc, kto ma prawo do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, będą to przedsiębiorcy, którzy wybrali zasady ogólne i prowadzą PKPiR.

Definicja kosztu

Zanim przejdziemy do omówienia zasadniczego tematu przypomnimy sobie definicję kosztu uzyskania przychodów, pojawia się ona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ogólnie można pokusić się o stwierdzenie, że kosztem jest to co nie mieści się w art. 23 ustawy o PIT i przedsiębiorca jest w stanie obronić poniesiony wydatek przed urzędem skarbowym.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT

Koszt musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą

Koszt musi być definitywny a więc nie może być zwrócony w jakiejkolwiek formie

Koszt musi być właściwie udokumentowany

Każdy wydatek musi być poddany indywidualnej ocenie pod kątem kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów

Widzimy więc, że przedsiębiorca nie może sobie dowolnie ujmować kosztów w prowadzonej działalności. Każdy dokument będący podstawą księgowania w PKPiR powinien być poddany analizie i spełniać powyższe założenia.

Przekąski dla pracowników w kosztach uzyskania przychodów?

W ustawie o PIT nie ma zbyt wielu informacji na temat konkretnych kosztów uzyskania przychodów. Stworzenie katalogów kosztów graniczyłoby z cudem, więcej informacji jest na temat wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien cieszyć się dobrą znajomością kategorii wyłączeń, żeby w sposób prawidłowy rozliczać wydatki w działalności.

Jeżeli w art. 23 ustawy o PIT nie znajdziemy przepisu, który wykluczałby dany wydatek z kosztów uzyskania przychodów, to co do zasady może się on znaleźć w kosztach, pod warunkiem, że ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą

Jednak nie zawsze proste jest właściwe zdefiniowanie kosztu tylko w oparciu o ustawę PIT. Dlatego w takich sytuacjach odwołujemy się do indywidualnych interpretacji podatkowych. Tak też się dzieje z wyjaśnieniem tematu zakupu przekąsek dla pracowników. W jednej z interpretacji nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK z dnia 30 maja 2022 r. padło pytanie czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki na zakup artykułów spożywczych, takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. udostępniane w biurze firmy pracownikom i współpracownikom podczas ich pracy? Przy czym w tym miejscu warto podkreślić, że pod pojęciem “współpracowników” kryją się osoby, które współpracują z firmą także na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych, nie tylko na umowę o pracę. Zdaniem przedsiębiorcy takie wydatki mogą się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów, ponieważ nie noszą one znamion reprezentacji. Z tym stanowiskiem zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). W uzasadnieniu wskazał m.in., że pojęcie reprezentacji nie obejmuje działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty, o których jest mowa w interpretacji nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów a ponadto mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z pracodawcą a to przekłada się na większą efektywność, skutkiem czego są wyższe przychody w firmie. Takie samo stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 12 listopada 2021 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.438.2021.1.MZA.

Przekąski dla pracowników w kosztach – podsumowanie

Na przestrzeni ostatnich lat zmieniło się podejście organów podatkowych w kwestii zaliczania wydatków na przekąski czy artykuły spożywcze do kosztów uzyskania przychodów. Pracodawcy starają się o zapewnienie dobrej atmosfery w pracy a tego typu działania temu sprzyjają. Pracownicy, którzy szukają zatrudnienia, zwracają uwagę nie tylko na warunki pracy i płacy, dla wielu osób ważna jest atmosfera w pracy. Nie od dziś wiadomo, że lepsze efekty można uzyskać, jeśli jest zapewniona przyjazna atmosfera a to przekłada się na wyższe przychody przedsiębiorcy. W konsekwencji prowadzi to do powiązania wydatku z uzyskiwanymi przychodami w działalności i spełnienia kryterium kosztu. Nic więc dziwnego, że zmienia się podejście fiskusa w tym temacie. Niemniej jednak z uwagi na pojawianie się sprzecznych informacji na ten temat dobrym rozwiązaniem byłoby wydanie objaśnień podatkowych czy interpretacji ogólnej, co definitywnie zakończyłoby dyskusje wokół tego tematu. Dzięki temu przedsiębiorcy nie musieliby kierować wniosków o wydanie interpretacji, która jak wiemy jest wiążąca tylko dla wnioskodawcy.