Przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych w spółce z o.o.

×

Przechowywanie dokumentów księgowych w spółce z o.o.

Przepis art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości reguluje ogólne wymogi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z tego przepisu wynika, że:

• Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych i obrotów, które obejmują:
  • dziennik,
  • księgę główną,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
• Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy użyciu komputera i wówczas są traktowane jak zbiór danych komputerowych (baza danych, zbiór danych, wyodrębnione części), pod warunkiem że są odpowiednio zorganizowane i dostępne do odczytu.
• Każda księga (w tym wersja papierowa i komputerowa) musi być:
  • oznaczona nazwą jednostki (np. spółki),
  • określona nazwą rodzaju księgi (np. dziennik, księga główna),
  • oznaczona rokiem obrotowym oraz okresem sprawozdawczym.
• Księgi rachunkowe muszą być:
  • trwale przechowywane w ustalonej kolejności,
  • w przypadku wersji elektronicznej muszą być zapewnione automatyczne kontrole ciągłości zapisów.
• Na koniec roku obrotowego należy wydrukować księgi rachunkowe lub zapewnić trwały zapis elektroniczny, który umożliwi przechowywanie tych danych przez wymagany okres.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów w spółce z o.o., to obowiązek przechowywania dokumentów rachunkowych również wynika z ustawy o rachunkowości. Z przepisów art. 71 i 73 ustawy o rachunkowości wynika kilka kluczowych zasad dotyczących przechowywania dokumentacji rachunkowej.

• Przechowywanie i ochrona danych [por. art. 71 ustawy o rachunkowości]:
  • księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe (zbiorami) muszą być przechowywane w taki sposób, aby były chronione przed:
    • niedozwolonymi zmianami,
    • nieautoryzowanym dostępem lub rozpowszechnianiem,
    • uszkodzeniem lub zniszczeniem;
  • jeśli księgi rachunkowe są prowadzone elektronicznie, to:
    • należy stosować nośniki danych odporne na zagrożenia,
    • konieczne jest tworzenie regularnych kopii zapasowych danych,
    • musi być zapewniona trwałość zapisu informacji przez cały okres przechowywania dokumentów rachunkowych,
    • konieczne jest stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, które chronią system rachunkowości przed nieautoryzowanym dostępem lub zniszczeniem danych.
• Miejsce i sposób przechowywania danych [por. art. 73 ustawy o rachunkowości]:
  • dokumenty muszą być przechowywane w uporządkowany sposób, zgodny z metodą prowadzenia ksiąg rachunkowych, podzielone na okresy sprawozdawcze i umożliwiające ich łatwe zlokalizowanie;
  • roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych powinny być oznaczone nazwą rodzaju dokumentów oraz symbolami wskazującymi końcowe lata i numery w zbiorze;
  • w przypadku dokumentów księgowych (z wyjątkiem niektórych, jak np. przeniesienie praw majątkowych do nieruchomości czy umowy) ich treść może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych; taki nośnik musi zapewniać trwałość i nienaruszalność danych;
  • dokumenty na nośnikach elektronicznych muszą być przechowywane w taki sposób, by istniała możliwość odtworzenia dowodów w postaci wydruku;
  • po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przechowywane są także dokumenty związane z przyjętymi zasadami rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe zgodnie z zasadami przechowywania, które zostały określone w przepisach;
  • dokumenty mogą być przechowywane poza jednostką, jeżeli zostaną przekazane do przechowywania innej jednostce, która specjalizuje się w przechowywaniu dokumentacji (np. firma oferująca usługi archiwizacyjne).

Poniższa tabela przedstawia okresy przechowywania danych.

Przechowywanie dokumentów podatkowych w spółce z o.o.

Z kolei z przepisu art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej odnosi się do kwestii przedawnienia zobowiązania podatkowego i zgodnie z tym przepisem „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

Z powyższych regulacji wynika, że:

• Podatnik, który prowadzi księgi podatkowe, musi przechowywać zarówno księgi, jak i dokumenty z nimi związane aż do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli do momentu upływu 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
• Nawet jeśli podatnik ulega likwidacji lub rozwiązaniu, nie zwalnia to z obowiązku archiwizacji ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.
• Podatnicy wystawiający rachunki mają obowiązek numerować je kolejno i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia, a dokumenty te muszą być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (czyli zazwyczaj przez co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku).
• Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, ale liczenie tego terminu nie zaczyna się od daty zapłaty podatku, tylko od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Co to oznacza w praktyce? Każdy podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą w formie JDG czy też w formie spółki prawa handlowego, np. spółki z o.o., musi przechowywać dokumenty podatkowe przez pełny okres przedawnienia. Przedawnienie trwa 5 lat, ale liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powinien był zostać zapłacony podatek.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 5 sierpnia 2010 r. , sygn. akt III SA/Gl 597/10:

• „Pięcioletni okres przechowywania faktur wynika m.in. z treści art. 86 § 1 o.p., skoro jest w nim mowa o przechowywaniu ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, a pod pojęciem ksiąg rozumie się także ewidencje i rejestry (art. 3 pkt 4 o.p.) np. ewidencje zakupów i sprzedaży dla celu obliczenia podatku od towarów i usług”.
• „Wyznaczony przez ustawodawcę długi okres przechowywania dokumentów księgowych, powiązany z ustawowym okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, jest konsekwencją wprowadzenia jako zasady w przypadku większości podatków – w tym także podatku od towarów i usług – samoobliczenia zobowiązania. Ma on umożliwić wsteczną kontrolę takiego rozliczenia na podstawie dokumentów posiadanych przez podatnika i jego kontrahentów”.

Z powyższego wyroku wynika pięcioletni obowiązek przechowywania faktur przez podatników. Faktury są dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych, które muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Celem długiego okresu przechowywania dokumentów jest umożliwienie organom podatkowym wstecznej weryfikacji poprawności rozliczeń.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów to specjalna forma przechowywania dokumentów, która zapewnia ich uporządkowanie i zgodność z przepisami prawa. W kontekście dokumentów księgowych oznacza to, że są one przechowywane w sposób zgodny z określonymi normami, przez wymagany czas, w odpowiednich warunkach (np. chronione przed uszkodzeniem czy zniszczeniem) i w sposób umożliwiający łatwe odszukanie w przyszłości. Dokumenty można archiwizować zarówno w siedzibie firmy, jak i w zewnętrznym archiwum, w zależności od preferencji i potrzeb firmy.

Przepis art. 11a ustawy o rachunkowości dotyczy sytuacji, gdy księgi rachunkowe są przechowywane poza siedzibą firmy lub miejscem sprawowania zarządu, np. w zewnętrznym archiwum lub w firmie zewnętrznej zajmującej się przechowywaniem dokumentów. Zgodnie z ww. regulacją w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Jeśli zatem firma (w tym spółka z o.o.) zdecyduje się przechowywać swoje księgi rachunkowe w miejscu innym niż jej siedziba lub miejsce, w którym sprawowany jest zarząd (np. w zewnętrznym archiwum, firmie zajmującej się przechowywaniem dokumentów), to musi spełnić obowiązki określone w przepisie art. 11a ustawy o rachunkowości.

A jeśli zastanawiasz się, jak wygląda postępowanie podatkowe, to przeczytaj ten artykuł.

Podsumowanie

Ile należy przechowywać dokumenty w spółce? Spółka z o.o. ma obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych oraz dokumentów z nimi związanych przez co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W kontekście dokumentów podatkowych oznacza to, że spółka musi przechowywać te dokumenty przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym termin płatności podatku upłynął.