KSeF a obowiązki przedsiębiorców – kto i kiedy musi korzystać z systemu?

×

Ważne terminy dla KSeF

Do najważniejszych terminów związanych z wejściem KSeF należą:

OKRES PRZEJŚCIOWY DLA MŚP – od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

• Podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe (również paragony fiskalne uznane za faktury).
• Dotyczy przedsiębiorców, których łączna sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła 200 000 000 zł.

  OKRES PRZEJŚCIOWY DLA PODATNIKÓW GENERUJĄCYCH MAŁE KWOTY – od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

• Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.
• Przedsiębiorcy tracą prawo do wystawiania faktur poza KSeF od faktury, którą przekroczono limit 10 tys. zł. W praktyce oznacza to, że:
  • pierwsze faktury w miesiącu do limitu 10 tys. zł można jeszcze wystawić tradycyjnie;
  • faktura, która spowoduje przekroczenie 10 tys. zł musi być wystawiona w KSeF;
  • wszystkie kolejne faktury w tym miesiącu również muszą być wystawione w KSeF.

PEŁNE WEJŚCIE W ŻYCIE – 1 stycznia 2027 r.

• Od dnia 1 stycznia 2027 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
• Kary finansowe za niewystawienie faktury w systemie będą wynosić do 100% kwoty podatku lub do 18,7% wartości faktury.
• Przedsiębiorcy będą również mieli obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie przy fakturach z mechanizmem podzielonej płatności (split payment).

KSeF – dla kogo obowiązkowy?

Jeśli chodzi o podmioty, które będą musiały obowiązkowo korzystać z KSeF, to należy wyróżnić:

PODATNIK (WŁAŚCICIEL FIRMY)

• JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza),
• spółki (cywilne, jawne, z o.o., akcyjne itp.),
• grupy VAT,
• jednostki sektora publicznego (np. JST),
• ważne – podatnik odpowiada za prawidłowe wystawianie faktur i nadawanie dostępu innym osobom

PODMIOTY DZIAŁAJĄCE W IMIENIU PODATNIKA

• biuro rachunkowe,
• zewnętrzny księgowy lub doradca podatkowy,
• pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie,
• ważne – uprawnienia nadaje się przez formularz ZAW-FA.

ORGANY EGZEKUCYJNE I KOMORNICY

• organy egzekucyjne (np. naczelnik urzędu skarbowego),
• komornicy sądowi,
• ważne – obowiązek dla tych podmiotów występuje wtedy, gdy korzystają oni z KSeF, jeśli wystawiają faktury w imieniu dłużnika.

OSOBY FIZYCZNE WSKAZANE PRZEZ PODATNIKÓW LUB ORGANY

• pracownicy, współpracownicy lub członkowie rodziny,
• wskazani w ZAW-FA lub upoważnieni przez organ egzekucyjny,
• ważne – mogą wystawiać lub odbierać faktury w imieniu przedsiębiorcy.

Obowiązki dla przedsiębiorców a KSeF

Do najważniejszych obowiązków związanych z KSeF należĄ przede wszystkim:

WYSTAWIANIE FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH (E-FAKTUR)

• O co chodzi? Wszystkie faktury muszą być w formacie XML i przesyłane do systemu KSeF. Papierowe faktury i PDF-y przestają być wystarczające.
• Od kiedy?
• 1 lutego 2026 r. – dla firm z roczną sprzedażą > 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
• 1 stycznia 2027 r. – dla mikrofirm z miesięczną sprzedażą ≤ 10 tys. zł.

ZARZĄDZANIE DOSTĘPEM DO SYSTEMU

• O co chodzi? Przedsiębiorca musi wyznaczyć osoby lub podmioty (pracowników, biura rachunkowe, księgowych), które będą mogły wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF. Za pomocą formularza ZAW-FA można nadawać, modyfikować lub cofać uprawnienia.

PRZESTRZEGANIE TERMINÓW OBOWIĄZKOWEGO FAKTUROWANIA

• O co chodzi? Faktury ustrukturyzowane muszą być wystawiane zgodnie z etapami wprowadzania obowiązku:
  • 1 lutego 2026 r. – firmy z roczną sprzedażą > 200 mln zł,
  • 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
  • 1 stycznia 2027 r. – mikrofirmy z miesięczną sprzedażą ≤ 10 tys. zł.

STOSOWANIE E-FAKTUR W TRANSAKCJACH B2B I Z ORGANAMI PUBLICZNYMI

• O co chodzi? Obowiązek dotyczy czynności podlegających VAT w Polsce, w tym krajowych dostaw towarów i świadczenia usług.
• Od kiedy? Zgodnie z etapami obowiązkowego fakturowania.
  • 1 lutego 2026 r. – firmy z roczną sprzedażą > 200 mln zł,
  • 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
  • 1 stycznia 2027 r. – mikrofirmy z miesięczną sprzedażą ≤ 10 tys. zł.

UWIERZYTELNIENIE W SYSTEMIE

• O co chodzi? Każdy użytkownik KSeF musi być uwierzytelniony, aby mógł korzystać z systemu, co można zrobić za pomocą profil zaufanego (ePUAP), podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub certyfikatu KSeF.
• Od kiedy? Od momentu nadania dostępu do systemu przez przedsiębiorcę lub uprawniony organ.

PRZESTRZEGANIE ZASAD W PRZYPADKU TRANSAKCJI SPECJALNYCH I LIMITÓW

• O co chodzi? Mikrofirmy tracą prawo do wystawiania faktur papierowych po przekroczeniu miesięcznego limitu 10 000 zł (od tej faktury obowiązkowe jest stosowanie KSeF). Dotyczy również innych procedur szczególnych, np. sprzedaży na odległość, usług świadczonych przez zagraniczne podmioty itp.
• Od kiedy? Od momentu obowiązkowego stosowania KSeF dla danego podatnika.

STOSOWANIE KODU QR W FAKTURACH OFFLINE W SYTUACJACH AWARYJNYCH

• O co chodzi? Jeśli system KSeF jest niedostępny (awaria, brak internetu), można wystawić fakturę papierową lub PDF, ale konieczne jest umieszczenie na niej kodu QR umożliwiającego późniejszą weryfikację w systemie.
• Od kiedy? Od 1 stycznia 2027 r. w pełnym obowiązku KSeF, ale zalecane już w okresie przejściowym.

OBOWIĄZEK PODANIA NUMERU KSEF PRZY PŁATNOŚCI (SPLIT PAYMENT)

• O co chodzi? Przy płatnościach objętych mechanizmem podzielonej płatności należy w komunikacie przelewu podać numer identyfikacyjny faktury w KSeF.
• Od kiedy? Od 1 stycznia 2027 r.

KONSEKWENCJE – nieprzestrzeganie tych obowiązków będzie miało poważne konsekwencje finansowe. Wprowadzenie kar pieniężnych od 1 stycznia 2027 r. (do 100% wartości podatku lub prawie 19% wartości transakcji) jest swego rodzaju “obowiązkiem” do bezwzględnego dostosowania się do systemu. Ponadto brak faktury w KSeF w okresie przejściowym może oznaczać dla odbiorcy poważne kłopoty z rozliczeniem: brak możliwości odliczenia VAT oraz brak możliwości zaliczenia wydatku do Kosztów Uzyskania Przychodu (KUP). W praktyce oznacza to obowiązek upewnienia się, że od 1 lutego 2026 r. wszystkie otrzymane faktury są zgodne z nowymi zasadami KSeF.

KSeF A DUŻE FIRMY (OBRÓT > 200 MLN ZŁ W POPRZEDNIM ROKU)

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe wystawianie i odbieranie faktur w KSeF dla dużych firm.

OBOWIĄZKI

• wystawianie faktur w formacie XML przez KSeF lub program z nim zintegrowany,
• odbieranie faktur od kontrahentów w KSeF,
• zarządzanie dostępami dla pracowników i biura rachunkowego (formularz ZAW-FA),
• uwierzytelnianie w systemie (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód, Certyfikat KSeF),
• stosowanie trybu awaryjnego – offline z kodem QR,
• wskazywanie numeru faktury KSeF przy split payment (MPP).

OKRES PRZEJŚCIOWY

• Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub PDF), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.
• Istnieje możliwość wcześniejszego testowania systemu w 2026 r., aby przygotować procedury przed obowiązkiem od lutego 2026 r.

DOSTĘP DO NARZĘDZI

• Dostępne są darmowe aplikacje MF (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) lub komercyjne programy zintegrowane z KSeF.
• Wersje demo pozwalają testować wystawianie i odbieranie faktur przed pełnym wdrożeniem.

KSeF A MAŁE I ŚREDNIE PRZEDSIĘBIORSTWA (MŚP) ORAZ KSeF A JDG (POZA DUŻYMI)

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek KSeF dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.

OBOWIĄZKI

• wystawianie i odbieranie faktur w formacie XML w KSeF,
• zarządzanie dostępami (ZAW-FA) dla pracowników i biura rachunkowego,
• uwierzytelnianie w systemie (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód, Certyfikat KSeF),
• tryb awaryjny offline z kodem QR,
• split payment z numerem faktury KSeF.

OKRES PRZEJŚCIOWY

• Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub PDF), jeśli suma sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł z VAT.
• JDG mają możliwość wcześniejszego testowania i dostosowania systemów w 2026 r. przed obowiązkowym wdrożeniem.

DOSTĘP DO NARZĘDZI

• Dostępne są darmowe aplikacje MF lub komercyjne programy zintegrowane z KSeF 2.0. Wersje demo umożliwiają testowanie procesu fakturowania.

KSeF A MIKROFIRMY (SPRZEDAŻ DOKUMENTOWANA FAKTURAMI ≤ 10 TYS. ZŁ MIESIĘCZNIE)

Od 1 stycznia 2027 r. obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie dotyczyć mikorofirm.

OBOWIĄZKI

• wystawianie faktur w formacie XML przez KSeF lub program zintegrowany,
• odbieranie faktur od kontrahentów w KSeF,
• zarządzanie dostępami (ZAW-FA) dla biura rachunkowego lub współpracowników,
• tryb awaryjny offline z kodem QR,
• split payment z numerem faktury KSeF.

OKRES PRZEJŚCIOWY

• W 2026 r. mikrofirmy mogą testować system i przygotować swoje procedury.
• Przewidziano możliwość wcześniejszego wdrożenia i testowania systemu, prawdopodobnie od lutego lub kwietnia 2026 r.

DOSTĘP DO NARZĘDZI

• Prostsze narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) lub komercyjne programy zintegrowane z KSeF.

KSeF a B2C

Brak obowiązku wystawiania faktur przez KSeF wobec osób fizycznych nieprowadzących działalności.

Możliwość fakultatywna – jeśli konsument poprosi o fakturę w KSeF (np. osoba prywatna z NIP-em), przedsiębiorca może ją wystawić, ale nie ma takiego obowiązku.

Dotychczasowe metody – możliwe wystawianie paragonów i faktur papierowych lub PDF, zgodnie z obecnymi zasadami.

KSeF – działania przed i po wdrożeniu (dla JDG, MŚP i mikrofirm)

Podsumowanie

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie stopniowo wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Różnice między grupami dotyczą głównie terminów wdrożenia i zakresu przygotowań, natomiast sam system wprowadza jednolite zasady wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.