KSeF a tryb offline w e-commerce – jak dokumentować sprzedaż w razie awarii systemu?

×

KSeF – tryb online i tryb offline

Od momentu uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne na dwa sposoby, tj. w trybie online lub offline. Choć podstawowym sposobem działania systemu jest tryb online, to w praktyce równie ważna jest wiedza na temat tego, jak funkcjonują tryby offline, czyli rozwiązania awaryjne pozwalające na wystawianie faktur nawet wtedy, gdy połączenie z KSeF jest niemożliwe.

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

TRYB ONLINE – STANDARDOWY SPOSÓB WYSTAWIANIA FAKTUR

Tryb online jest trybem domyślnym i podstawowym w zakresie pracy w KSeF, a faktura wystawiana w tym trybie jest:

• wystawiana w czasie rzeczywistym,
• automatycznie przesyłana do KSeF,
• uznawana za „otrzymaną” przez nabywcę w momencie nadania numeru identyfikującego (tzw. numer KSeF).

TRYBY OFFLINE – GDY NIE MOŻNA POŁĄCZYĆ SIĘ Z KSeF

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których nie ma dostępu do Internetu albo KSeF po prostu nie działa. Wówczas można skorzystać z jednego z trzech trybów offline, tj.:

Faktura offline a KSeF – status dokumentu

Faktura wystawiona w trybie offline:

• powstaje poza systemem KSeF,
• pozostaje fakturą objętą obowiązkiem jej późniejszego przesłania do KSeF,
• uzyskuje numer KSeF dopiero po jej przekazaniu do systemu.

Oznacza to, że tryb offline nie wyłącza stosowania KSeF – jedynie odracza moment integracji dokumentu z systemem.

Zastanawiasz się, czy można anulować fakturę w KSeF? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

Co oznaczają „dwa kody QR” na fakturze wystawionej w trybie offline 24?

Wystawiając fakturę w trybie offline 24, podatnik musi oznaczyć dokument dwoma kodami QR – jeden służy do identyfikacji faktury, a drugi do potwierdzenia jej autentyczności.

PIERWSZY KOD QR – IDENTYFIKACYJNY („OFFLINE”)

• Jest generowany automatycznie przez system księgowy lub aplikację do fakturowania.
• Zawiera podstawowe dane faktury, takie jak numer, NIP, kwoty czy daty.
• Umożliwia szybką identyfikację dokumentu – np. nabywca może zeskanować kod i sprawdzić dane faktury, zanim zostanie ona przesłana do KSeF.
• Posiada oznaczenie „OFFLINE”.

DRUGI KOD QR – AUTORYZACYJNY („CERTYFIKAT”)

• Potwierdza autentyczność i integralność faktury.
• Jest generowany przy użyciu certyfikatu KSeF (typu 2), który podatnik wcześniej pobiera z systemu.
• Pełni funkcję zbliżoną do podpisu elektronicznego – potwierdza, że faktura rzeczywiście pochodzi od zarejestrowanego użytkownika KSeF.
• Posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”.

Tryb offline KSeF w e-commerce – praktyczne aspekty

KROK I – ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA I WYGENEROWANIE FAKTURY

Tryb online

• Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
• System e-commerce automatycznie generuje fakturę elektroniczną i natychmiast przesyła ją do KSeF.
• Faktura otrzymuje numer identyfikujący w KSeF, stając się pełnoprawnym dokumentem.
• Klient otrzymuje fakturę w uzgodniony sposób – e-mail, PDF w panelu klienta lub B2B.
• Data wystawienia faktury odpowiada polu P_1 w strukturze FA(3).

Tryb offline

• Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
• System generuje fakturę w trybie offline, jeśli KSeF jest niedostępny z powodu przerwy technicznej lub awarii.
• Faktura zostaje oznaczona jako „OFFLINE” i trafia do kolejki faktur do późniejszego przesłania do KSeF.
• W trybie offline 24 generowane są dwa kody QR:
  • OFFLINE – do identyfikacji faktury
  • CERTYFIKAT – do potwierdzenia autentyczności (jeśli wymagany)
• Faktura jest przechowywana i monitorowana w systemie, aby nie została pominięta przy późniejszym przesyłaniu.
• W przypadku awarii całkowitej KSeF, faktura pozostaje offline i musi być udokumentowana w wewnętrznej ewidencji sprzedaży (lista faktur offline, kopie PDF/XML, raporty sprzedaży).

KROK II – PRZECHOWYWANIE I MONITOROWANIE FAKTUR

Tryb online

• Faktury są przechowywane w systemie z oznaczeniem „przesłane”, gotowe do weryfikacji i archiwizacji.

Tryb offline

• Faktury zapisane w kolejce offline są monitorowane, aby żadna nie została pominięta.
• W przypadku awarii całkowitej KSeF należy prowadzić wewnętrzną ewidencję sprzedaży (lista faktur, kopie PDF/XML, raporty sprzedaży).
• Możliwa jest lokalna korekta faktury zgodnie ze strukturą FA(3).

KROK III – PRZESYŁANIE FAKTUR DO KSEF

Tryb online

• Faktura już została przesłana do KSeF i posiada numer identyfikujący.

Tryb offline

• Po przywróceniu KSeF system automatycznie wysyła faktury offline.
• Numer identyfikujący KSeF zostaje nadany po przesłaniu.
• Terminy przesyłania:
  • planowana przerwa/niedostępność KSeF (najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy),
  • awaria KSeF (w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii),
  • awaria całkowita (faktury offline pozostają w ewidencji wewnętrznej).

KROK IV – UDOSTĘPNIENIE FAKTURY KLIENTOWI

Tryb online

• Faktura jest od razu dostępna klientowi w formie e-maila, PDF lub przez panel klienta.
• Datą otrzymania jest moment nadania numeru w KSeF.

Tryb offline

• Faktura udostępniana klientowi w sposób uzgodniony: e-mail, PDF, panel klienta.
• Datą otrzymania jest moment faktycznego udostępnienia klientowi (szczególnie istotne dla konsumentów lub podmiotów bez NIP).
• W przypadku awarii całkowitej faktura pozostaje offline, a klient otrzymuje dokument w formie uzgodnionej.

KROK V – KONTROLA I ARCHIWIZACJA

Tryb online

• Faktury są automatycznie archiwizowane w systemie (PDF/XML), gotowe do raportów i weryfikacji.

Tryb offline

• Wszystkie faktury offline należy archiwizować elektronicznie.
• System monitoruje przesłanie faktur do KSeF, aby zapewnić kompletność danych i zgodność ze strukturą FA(3).
• W przypadku awarii całkowitej prowadzi się wewnętrzną ewidencję sprzedaży (pozwala to udokumentować transakcje w księgowości i do celów podatkowych).

Więcej na temat KSeF w e-commerce i faktur B2B i B2C w sprzedaży online przeczytaj tutaj.

Jeżeli masz pytania dotyczące obsługi KSeF lub wątpliwości co do poprawności faktur, możesz skontaktować się z infolinią IFIRMA, gdzie doświadczeni konsultanci udzielą wsparcia i podpowiedzą, jak prawidłowo postępować w przypadku korekt, wystawiania faktur oraz ich obsługi w różnych trybach działania KSeF (online oraz offline).

Podsumowanie

KSeF w e-commerce opiera się na modelu hybrydowym, w którym tryb online stanowi standard, a tryb offline pełni funkcję mechanizmu awaryjnego. Kluczowe jest to, że każda faktura – niezależnie od trybu jej wystawienia – musi ostatecznie trafić do KSeF i zostać w nim zarejestrowana. Dla e-commerce oznacza to przede wszystkim konieczność wdrożenia systemów, które obsługują zarówno automatyzację fakturowania, jak i scenariusze wyjątkowe, zapewniając ciągłość sprzedaży bez ryzyka utraty danych lub zgodności podatkowej.