KSeF a kontrole podatkowe – jak system zmieni relacje z organami skarbowymi?

Krajowy System e-Faktur to nie tylko techniczne narzędzie do wystawiania faktur, ale także system, który całkowicie zmienia sposób, w jaki dane o sprzedaży trafiają do organów skarbowych. W praktyce oznacza to, że urząd skarbowy zyskuje dostęp do informacji o transakcjach w czasie rzeczywistym, co może wpływać na sposób prowadzenia kontroli podatkowych i ich częstotliwość.

KSeF a kontrole podatkowe – omówione zagadnienia:

KSeF a kontrola podatkowa

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 281 §2, „Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”.

Kontrola podatkowa to procedura mająca na celu weryfikację poprawności rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty przez 5 lat, aby urząd mógł je sprawdzić i w razie potrzeby zażądać uzupełnień lub dopłat. Kontrola podatkowa to sposób, w jaki urząd skarbowy sprawdza, czy podatnik prawidłowo rozlicza podatki, wystawia faktury i składa deklaracje w terminie.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

Sprawdź również: Playlistę o KSeF na naszym kanale.

PRZEBIEG KONTROLI:

Rozpoczęcie kontrolę po doręczeniu przedsiębiorcy upoważnienia i okazaniu legitymacji służbowej przez urzędnika.
Zakończenie kontrolę przez doręczenie protokołu kontroli.

MOŻLIWOŚCI PODATNIKA:

Zgodzenie się z ustaleniami i skorygowanie deklaracji.
Brak zgody na ustalenia i zgłoszenie w ciągu 14 dni wyjaśnień i zastrzeżeń oraz przedstawienie dodatkowe dowody.
Oczekiwanie na rozpatrzenie zgłoszonych uwag przez urząd w terminie 14 dni.

TERMINY:

Zakończenie kontroli powinno nastąpić w terminie wskazanym w upoważnieniu.
W razie przedłużenia poinformować o przyczynach i nowym terminie zakończenia.
Dokumenty zebrane po terminie są uznane za bez znaczenia prawnego, chyba że wyznaczono nowy termin.

ZAKRES KONTROLI:

Urząd może sprawdzać dokumenty nawet do 5 lat wstecz, w tym:
- raporty z kas fiskalnych,
- faktury sprzedaży i zakupu,
- pliki i deklaracje elektroniczne (np. JPK_V7),
- księgi przychodów i rozchodów,
- dokumenty rejestracyjne, potwierdzenia przelewów i korzystania z ulg.

Jak KSeF zmieni sposób prowadzenia kontroli?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w jednolitym formacie elektronicznym i automatyczne przesyłanie ich do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Dzięki temu urzędy skarbowe uzyskują natychmiastowy dostęp do danych przedsiębiorców bez konieczności żądania kopii dokumentów czy ich fizycznego przeglądania w siedzibie firmy – wszystko odbywać się będzie w sposób cyfrowy.

Rozwiązanie to pozwala prowadzić kontrole w sposób bardziej zautomatyzowany i znacznie szybszy.

KRÓTSZY CZAS KONTROLI – urzędnicy będą mieli natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur i danych niezbędnych do weryfikacji rozliczeń. Nie będą musieli prosić przedsiębiorcy o przesyłanie dokumentów czy ich udostępnienie na miejscu. W praktyce wiele czynności kontrolnych zostanie przeprowadzonych automatycznie, a ewentualne wątpliwości będzie można wyjaśnić szybciej i zdalnie.
MNIEJSZA LICZBA WYMAGANYCH WYJAŚNIEŃ I DOKUMENTÓW – ponieważ wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do systemu, większość danych potrzebnych do analizy będzie już dostępna dla urzędu. Przedsiębiorca nie będzie musiał kompletować kopii faktur, raportów czy zestawień, a urząd sam zweryfikuje te informacje w KSeF.
ORGANY PODATKOWE UZYSKAJĄ PEŁNIEJSZY OBRAZ DZIAŁALNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA – integracja KSeF z innymi bazami danych (takimi jak JPK, CEIDG, ZUS czy systemy bankowe) pozwoli na całościowe spojrzenie na działalność firmy. Dzięki temu urzędnicy będą mogli szybciej zidentyfikować ewentualne niezgodności, a uczciwe podmioty zyskają na przejrzystości i ograniczeniu liczby kontroli.

W praktyce KSeF stanie się centrum danych o działalności firm, ponieważ połączy informacje z faktur, deklaracji VAT, plików JPK, CEIDG, ZUS i systemów bankowych. Organy będą mogły szybko sprawdzić, czy rozliczenia są spójne z rzeczywistymi transakcjami i płatnościami. System sam wychwyci nieprawidłowości, takie jak fikcyjne faktury, zawyżony VAT czy powiązania między podejrzanymi podmiotami. Kontrole będą więc bardziej precyzyjne i oparte na konkretnych danych, co dla przedsiębiorców oznacza mniej biurokracji, stresu i szybsze zakończenie postępowań.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF nie zlikwiduje kontroli podatkowych, ale sprawi, że staną się one szybsze, bardziej precyzyjne i oparte na danych, a nie na papierowych dokumentach. System usprawnia pracę urzędów, ogranicza błędy i nadużycia, a przedsiębiorcom daje większą przejrzystość i przewidywalność działań fiskusa. To krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego nadzoru podatkowego.