Najem prywatny KSeF – czy należy wystawiać e-faktury?

×

Rodzaje najmów

Prawo materialne rozróżnia najem na:

• najem zwykły,
• najem okazjonalny,
• najem instytucjonalny.

Podstawowe różnice między rodzajami najmu.

Sprawdź, czym charakteryzuje się najem zwykły.

Najem okazjonalny a najem prywatny – czy to to samo?

Najem prywatny to pojęcie podatkowe, związane z rozliczeniem PIT. W rozumieniu przepisów podatku dochodowego najem prywatny oznacza osiąganie dochodów z wynajmu realizowanego poza działalnością gospodarczą. A zatem określenie „najem prywatny” dotyczy sposobu rozliczania podatków PIT , a nie rodzaju umowy najmu w sensie cywilnym/materialnym.

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w ustawie o ochronie praw lokatorów (art. 19a–19e). Dotyczy on tylko osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali (czyli najczęściej będzie to „najem prywatny”), które chcą zawrzeć umowę w formie szczególnej, z dodatkowymi zabezpieczeniami (akt notarialny, wskazanie lokalu zastępczego, zgłoszenie do urzędu skarbowego).

Każdy najem okazjonalny jest najmem prywatnym, ponieważ może być zawarty tylko przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali (realizowany poza działalnością gospodarczą). Ale nie każdy najem prywatny jest najmem okazjonalnym, ponieważ umowa wynajmu może być podpisana także w formie zwykłej pisemnej (nie musi być w formie aktu notarialnego).

Więcej informacji o najmie okazjonalnym znajdziemy w artykule: Najem okazjonalny lokalu. Wzór umowy najmu okazjonalnego z omówieniem!

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie innym niż wynajem, także może realizować najem prywatny, czyli rozliczać go poza swoją działalnością gospodarczą.

Wynajem mieszkania a VAT

Ustawa o VAT, podobnie jak ustawa o PIT, nie rozgranicza najmu na najem zwykły, okazjonalny czy instytucjonalny.

Co więcej, w podatku VAT nie występuje także pojęcie „najmu prywatnego” ani „najmu w ramach działalności gospodarczej”. Takie rozróżnienie istnieje tylko w podatku PIT.

Wynajem prywatny (czyli opodatkowany ryczałtem w PIT) jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą, a osoba świadcząca taką usługę jest podatnikiem, tylko że korzystającym ze zwolnienia z VAT. Taka osoba podlega pod przepisy ustawy o VAT, a co za tym idzie – KSeF.

Z perspektywy ustawy o VAT najmem jest każde odpłatne udostępnienie nieruchomości lub lokalu mieszkalnego, gdzie stawka VAT od takiej usługi różni się w zależności od przeznaczenia lokalu. To oznacza, że dla najmu prywatnego, opodatkowanie VAT wygląda następująco:

• mieszkanie na cele mieszkaniowe najemcy: zwolnione z VAT;
• mieszkanie na cele firmowe (dla podmiotu gospodarczego) najemcy: 23% VAT;
• wynajem krótkoterminowy: 8% VAT.

Przy czym podatnicy zwolnieni z VAT mogą korzystać ze zwolnienia z VAT (dla pkt. 2 i 3), o ile ich roczne przychody z działalności – jeżeli taką posiadają (w tym wynajem prywatny) – nie przekraczają 200 tys. zł (a w stanie prawnym od 1.01.2026 – 240 tys. zł). Po przekroczeniu tej kwoty konieczna będzie rejestracja do VAT i naliczanie VAT 23% lub 8%.

Przeczytaj także: Najem prywatny nieprowadzącego działalności gospodarczej a VAT.

Czy przy najmie prywatnym trzeba wystawiać faktury?

Najem okazjonalny na cele mieszkaniowe najemcy (osoby korzystającej z lokalu) jest zwolniony z VAT. Ustawa o VAT w art. 106 b ust.2 mówi, że w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT nie ma potrzeby wystawiania faktur.

Co prawda w kolejnym ustępie (art. 106b ust.3) czytamy, że na żądanie nabywcy, które zostało zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od wykonania usługi, należy wystawić fakturę dokumentującą czynności zwolnione z VAT, jednak przepis ten nie ma zastosowania do wynajmu.

Świadczy o tym tak skonstruowany art. 106b:

„Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

(…)

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty”.

A artykuł 19a ust.5 pkt 4, do którego odwołuje się art. 106b ust.3 w pkt.1 lit.a, wskazuje właśnie na najem (m.in. prywatny).

Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej i niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT nie muszą wystawiać faktur. Jednak na żądanie najemcy powinny wystawić rachunek (art. 87 Ordynacji podatkowej), jeśli najemca zgłosił takie zapotrzebowanie w ciągu w ciągu 3 miesięcy od wykonania usługi. Jeżeli żądanie rachunku zostanie zgłoszone po upływie trzech miesięcy, wynajmujący nie ma obowiązku wystawiać rachunku. Może to jednak uczynić dobrowolnie.

KSeF a najem prywatny – kiedy e-faktura jest obowiązkowa?

Krajowy System e-Faktur to platforma rządowa do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej (e-faktur, faktur elektronicznych).

To, czy osoba uzyskująca przychody z najmu prywatnego będzie musiała korzystać z KSeF, zależy od statusu nabywcy i rodzaju wystawianego dokumentu.

KSeF służy wyłącznie do wystawiania faktur, dlatego inne dokumenty – np. rachunki – należy wystawiać poza systemem, niezależnie od tego, kto jest nabywcą.

Jeśli wynajmujący zdecyduje się wystawić fakturę, sposób jej wystawienia zależy od odbiorcy:

• dla przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o VAT (czynnego lub zwolnionego z VAT, posiadającego NIP) – faktura musi być wystawiona w KSeF,
• dla osoby prywatnej – faktura nie musi być wystawiona w KSeF, choć można to zrobić dobrowolnie. W takim przypadku podatnik powinien zapewnić nabywcy dostęp do faktury, np. poprzez kod QR lub link umożliwiający jej weryfikację w systemie.

Ważne! Z perspektywy ustawy o VAT działalność nierejestrowana, podobnie jak najem prywatny, stanowi działalność gospodarczą. Oznacza to, że usługi wykonywane na rzecz takiego podmiotu są traktowane jako usługi dla przedsiębiorcy, a w konsekwencji faktury wystawiane dla tych podmiotów powinny być wystawiane przy użyciu KSeF. Przy czym to nabywca co do zasady powinien określić, czy dokonując zakupu działa jako podatnik, czy też jako konsument (osoba prywatna).

Przeczytaj także: Działalność nierejestrowana w KSeF – najważniejsze informacje.

Najem okazjonalny – od kiedy w KSeF

Osoby rozliczające najem prywatny często mogą nie zdawać sobie sprawy, że są podatnikami zwolnionymi z VAT. Oznacza to, że obejmie ich KSeF – jeśli sprzedaż dokumentują fakturami, a nabywcą (najmującym) jest przedsiębiorca (podmiot posługujący się NIP). Przy najmie wyłącznie osobom prywatnym faktury można wystawiać w KSeF dobrowolnie, ale nie ma tego obowiązku.

Przypomnijmy, że obligatoryjny KSeF zacznie obowiązywać:

• od 1 lutego 2026 roku – dla podatników, których przychody w roku 2024 przekroczyły 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników;

Do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż brutto (wraz z VAT) nie przekroczy 10 tys. zł.

W praktyce osoba uzyskująca przychody z najmu prywatnego i wystawiająca faktury innym podatnikom (podmiotom gospodarczym) będzie musiała korzystać z KSeF od daty właściwej dla „pozostałych podatników” (1 kwietnia 2026), ale jeśli w każdym miesiącu 2026 nie przekroczy z faktur limitu 10 tys. zł, obowiązek przesunie się na 1 stycznia 2027 r.

Dodajmy jeszcze, że podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą wystawiać faktur; mogą dokumentować sprzedaż innymi dowodami, np. rachunkami, które są wyłączone z KSeF.

Uwaga! Aby wystawić fakturę w KSeF, konieczne jest podanie NIP sprzedawcy. Oznacza to, że wynajmujący, którzy będą musieli lub chcieli korzystać z KSeF, powinni wystąpić o nadanie NIP (jeśli takiego numeru nie posiadają, składając w urzędzie skarbowym formularz NIP-7.