Czy rejestracja do VAT w Polsce będzie wymuszała wystawianie i odbieranie faktur w KSeF?

Rejestracja do VAT a KSeF – omówione zagadnienia:

Rejestracja do VAT a KSeF to dziś jedno z kluczowych zagadnień podatkowych, które ma realny wpływ na sposób dokumentowania sprzedaży, obieg faktur oraz organizację procesów księgowych w firmie.

Rejestracja do VAT 2026

Rejestracja do VAT nie jest automatyczna, bowiem nie następuje ona z mocy prawa przy rozpoczęciu działalności. Obowiązek powstaje dopiero po spełnieniu ustawowych przesłanek, tj. limit obrotów lub rodzaj wykonywanych czynności.

PRZEKROCZENIE LIMITU SPRZEDAŻY

Ustawa o VAT przewiduje zwolnienie z podatku dla podmiotów o niewielkiej skali działalności, a po przekroczeniu ustawowego limitu sprzedaży zwolnienie to traci zastosowanie.
Rejestracja do VAT jest wymagana, jeżeli wartość sprzedaży przekroczy:
- 200 tys. zł netto w skali roku,
- od 1 stycznia 2026 r. – 240 tys. zł netto.
W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.
Podstawa prawna – art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.

CZYNNOŚCI WYŁĄCZONE ZE ZWOLNIENIA Z VAT

Niektóre rodzaje działalności zostały ustawowo wyłączone z prawa do zwolnienia z VAT, niezależnie od wysokości osiąganych obrotów.
Rejestracja do VAT jest obowiązkowa bez względu na wartość sprzedaży, jeżeli wykonywane są czynności wskazane w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, w szczególności:
- sprzedaż towarów na odległość, np.:
  - kosmetyków i preparatów toaletowych,
  - komputerów i sprzętu elektronicznego,
  - urządzeń elektrycznych,
  - sprzedaż części do pojazdów samochodowych i motocykli,
- świadczenie usług:
  - prawniczych,
  - doradczych,
  - jubilerskich.
- Już sama sprzedaż takich towarów lub usług powoduje utratę prawa do zwolnienia.
- Podstawa prawna – art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

ZWOLNIENIE PODMIOTOWE Z VAT

Zwolnienie podmiotowe przysługuje ze względu na niską wartość sprzedaży, o ile nie są wykonywane czynności wyłączone ze zwolnienia.
Rejestracja do VAT nie jest wymagana, jeżeli:
- wartość sprzedaży nie przekracza ustawowego limitu,
- nie są wykonywane czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.
Podstawa prawna – art. 113 ust. 1-9 ustawy o VAT.

ZWOLNIENIE PRZEDMIOTOWE Z VAT

Niektóre czynności zostały przez ustawodawcę całkowicie zwolnione z VAT, niezależnie od wysokości obrotów.
Rejestracja do VAT nie jest wymagana, jeżeli wykonywane są wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, takie jak m.in.:
- usługi medyczne,
- opieka zdrowotna i dentystyczna,
- nauczanie języków obcych.
W tym przypadku limit sprzedaży nie ma znaczenia.
Podstawa prawna – art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

DOBROWOLNA REJESTRACJA DO VAT

Ustawa dopuszcza rezygnację ze zwolnienia z VAT, nawet jeżeli podatnik ma do niego prawo.
Rejestracja do VAT następuje dobrowolnie poprzez złożenie VAT-R. Skutkiem jest:
- obowiązek naliczania VAT od sprzedaży,
- prawo do odliczania VAT od zakupów,
- obowiązek składania JPK_V7.
Podstawa prawna – art. 113 ust. 4 ustawy o VAT.

REJESTRACJA JAKO PODATNIK VAT ZWOLNIONY

Możliwe jest formalne potwierdzenie statusu podatnika VAT zwolnionego poprzez złożenie VAT-R.
Zgłoszenie to nie jest obowiązkowe, chyba że wymagają tego przepisy szczególne (np. procedura SME w UE).
Podstawa prawna – art. 96 ust. 3 ustawy o VAT.

REJESTRACJA DO VAT UE

Transakcje zagraniczne mogą powodować obowiązek rejestracji do VAT UE, nawet przy zwolnieniu z VAT w Polsce.
Rejestracja do VAT UE jest wymagana m.in. przy:
- nabywaniu usług od kontrahentów z UE,
- realizacji określonych transakcji wewnątrzwspólnotowych.
- Rejestracja VAT UE nie powoduje utraty krajowego zwolnienia z VAT.
Podstawa prawna – art. 97 ustawy o VAT.

TERMINY REJESTRACJI DO VAT

Przepisy precyzują moment, w którym należy złożyć zgłoszenie VAT-R.
Przy obowiązkowej rejestracji – najpóźniej dzień przed pierwszą czynnością opodatkowaną.
Przy dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia:
- przed pierwszą sprzedażą – przy rozpoczęciu działalności,
- przed początkiem miesiąca – przy rezygnacji w trakcie roku.
Podstawa prawna – art. 96 ust. 1–5 ustawy o VAT.

Chcesz wiedzieć, czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Jak zarejestrować się do VAT – procedura krok po kroku

KROK I – ZŁOŻENIE ZGŁOSZENIA REJESTRACYJNEGO VAT-R

Rejestracja do podatku od towarów i usług następuje poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R. Na etapie składania formularza należy wybrać jeden z dwóch wariantów:
- rejestrację jako podatnik VAT czynny,
- rejestrację jako podatnik VAT zwolniony (w tym przypadku złożenie VAT-R jest fakultatywne).
Zgłoszenie VAT-R może zostać złożone:
- osobiście w urzędzie skarbowym,
- za pośrednictwem operatora pocztowego,
W przypadku składania VAT-R przez Biznes.gov.pl formularz stanowi załącznik do wniosku CEIDG i może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.
Formularz VAT-R składany bezpośrednio przez Portal Podatkowy wymaga podpisu kwalifikowanego.

KROK II – WYMAGANE DOKUMENTY

W standardowym przypadku do zgłoszenia rejestracyjnego mogą być wymagane następujące dokumenty:
- formularz VAT-R,
- dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (dotyczy siedziby oraz miejsc prowadzenia działalności),
- pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) albo pełnomocnictwo szczególne (PPS-1) – jeżeli zgłoszenie składane jest przez pełnomocnika,
- potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeżeli jest wymagane).
W przypadku pełnomocnictwa ogólnego nie ma obowiązku dołączania jego kopii – urząd skarbowy weryfikuje je samodzielnie w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

KROK III – DODATKOWE OBOWIĄZKI PODMIOTÓW ZAGRANICZNYCH

Podmioty zagraniczne mogą zostać wezwane do przedstawienia dodatkowych dokumentów, w szczególności:
- umowy spółki lub aktu założycielskiego,
- aktualnego odpisu z rejestru handlowego kraju siedziby (wraz z tłumaczeniem),
- potwierdzenia rejestracji do VAT w kraju siedziby,
- dokumentów potwierdzających posiadanie rachunku bankowego w Polsce,
- szczegółowego opisu działalności prowadzonej w Polsce (z kodami PKD),
- oświadczenia dotyczącego posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- w przypadku podmiotów spoza UE – dokumentów dotyczących przedstawiciela podatkowego,
- zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2, jeżeli podmiot nie posiada numeru NIP.

KROK IV – TERMIN ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA VAT-R

przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej VAT,
przed utratą prawa do zwolnienia podmiotowego (po przekroczeniu limitu sprzedaży),
przed początkiem miesiąca, w którym następuje rezygnacja ze zwolnienia z VAT.

Od 1 stycznia 2026 r. limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł rocznie.

KROK V – REJESTRACJA PRZEZ URZĄD SKARBOWY

Po złożeniu zgłoszenia urząd skarbowy dokonuje jego weryfikacji i rejestruje podmiot jako:
- podatnika VAT czynnego,
- podatnika VAT zwolnionego.
Status podatnika VAT może zostać nadany najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R. Na wniosek podatnika możliwe jest uzyskanie potwierdzenia rejestracji.
Rejestracja może zostać odmówiona m.in. w przypadku podania nieprawdziwych danych, braku kontaktu z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem albo stwierdzenia ryzyka nadużyć podatkowych.

KROK VI – OBOWIĄZKI PO REJESTRACJI

Po uzyskaniu statusu podatnika VAT powstaje obowiązek:
- prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów VAT,
- składania plików JPK_VAT (miesięcznie lub kwartalnie),
- terminowego rozliczania podatku,
- zgłaszania zmian danych na formularzu VAT-R w terminie 7 dni,
- informowania urzędu skarbowego o planowanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Powrót do zwolnienia podmiotowego możliwy jest po upływie pełnego roku kalendarzowego od rezygnacji lub utraty zwolnienia, pod warunkiem spełnienia limitu sprzedaży. Wymaga to ponownej aktualizacji formularza VAT-R.

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF i jak odbierać faktury z systemu? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Rejestracja do VAT a obowiązkowy KSeF

Rejestracja do VAT nie oznacza automatycznie obowiązku wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Status podatnika VAT czynnego lub zwolnionego wynika z samej rejestracji, natomiast obowiązek korzystania z KSeF pojawia się dopiero po spełnieniu ustawowych przesłanek dotyczących e-fakturowania. W praktyce oznacza to, że rejestracja do VAT oraz obowiązek korzystania z KSeF to dwa odrębne zagadnienia. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów wskazanych w przepisach jako zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w określonym terminie i zakresie. Nie obejmuje wszystkich podatników VAT automatycznie i nie powstaje z chwilą złożenia formularza VAT-R.

Przykład:

Interpretacja indywidualna z dnia 27 maja 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST dotyczy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Przedmiot interpretacji:

Interpretacja dotyczy obowiązku wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez podatnika zagranicznego zarejestrowanego do VAT w Polsce, który nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (SMPD).

Stan faktyczny:

Spółka zagraniczna posiada polski NIP VAT.
W Polsce prowadzi jedynie działalność magazynową i logistyczną, realizowaną przez podmioty zewnętrzne.
Spółka nie dysponuje własnym zapleczem technicznym ani personelem, a obecność w Polsce nie ma charakteru samodzielnego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

Aby powstało SMPD w Polsce, muszą być spełnione trzy warunki:
- stałość działalności – działalność prowadzona w sposób ciągły i nieprzemijający,
- dysponowanie zapleczem technicznym i personalnym pod kontrolą podatnika,
- samodzielność i niezależność – możliwość samodzielnego świadczenia lub odbioru usług.
W analizowanym przypadku te warunki nie zostały spełnione – obecność spółki w Polsce jest funkcjonalna i zależna od usługodawców.

Wniosek organu:

Spółka nie posiada SMPD w Polsce.
W konsekwencji spółka nie jest zobowiązana do wystawiania ani odbierania faktur w KSeF, mimo posiadania polskiego NIP VAT.

Tym samym rejestracja do VAT w Polsce nadaje jedynie status podatnika, ale nie powoduje automatycznie obowiązku korzystania z KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podatników, którzy prowadzą w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i dysponują własnym lub kontrolowanym zapleczem technicznym i personalnym. Interpretacja jasno pokazuje, że samo posiadanie polskiego NIP VAT nie nakłada obowiązku stosowania KSeF.

Podsumowanie

Rejestracja do VAT w Polsce nie wiąże się automatycznie z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten powstaje wyłącznie w przypadku prowadzenia w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czyli możliwości samodzielnego wykonywania działalności z własnym lub kontrolowanym zapleczem technicznym i personalnym. Podatnik zagraniczny, który posiada polski NIP VAT, ale nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązany do wystawiania ani odbierania faktur w KSeF. Obowiązek korzystania z systemu ma charakter następczy i warunkowy, zależny od faktycznego prowadzenia działalności w kraju.

Więcej na temat KSeF i faktur od zagranicznych dostawców, przeczytasz tutaj.