Co znaczy odbierać faktury w KSeF?

Na temat wystawiania i odbierania faktur w KSeF rozmawia się już od kilku lat. Część firm podjęła decyzję o dobrowolnym wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, jednak zdecydowana większość zamierza korzystać z KSeF dopiero kiedy stanie się obowiązkowy. Z uwagi na zbliżający się wielkimi krokami ten moment w dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem odbierania faktur w KSeF.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system teleinformatyczny służący w szczególności do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF odbywa się etapami.

Przedsiębiorcy powinni jednak mieć na uwadze, że termin 1 kwietnia 2026 r. obejmuje obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Natomiast przedsiębiorcy będą zobowiązani do pobierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 r. a więc znacznie wcześniej, dlatego warto się do tego procesu odpowiednio przygotować.

Odbieranie faktur w KSeF

Wiemy już, że od 1 lutego 2026 roku wszystkie podmioty gospodarcze będą zobowiązane do odbierania faktur z KSeF. Co to oznacza dla firm? Otóż niezbędna jest wiedza jak się do tego procesu przygotować i jakie kroki podjąć, żeby taką fakturę pobrać i zaksięgować. Takim obowiązkiem są objęte wszystkie polskie firmy prowadzące działalność gospodarczą, bez względu na jej rozmiar a także status w VAT – podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Ministerstwo Finansów wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców przygotowało stosowne bezpłatne narzędzia, które są ogólnie dostępne dla wszystkich:

1. Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
2. Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon.
3. e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.

W celu pobrania faktury z KSeF można między innymi skorzystać z tych bezpłatnych narzędzi wymienionych powyżej.

Jak odebrać fakturę z KSeF krok po kroku

Pora odpowiedzieć sobie na pytanie czy przedsiębiorcy mają się czego bać? Otóż wygląda na to, że będzie to zwykła czynność techniczna. Jeśli kontrahent nie wyśle nam faktury w inny umówiony sposób np. mailem czy listem, to pozostaje już tylko ją odebrać w wybrany przez siebie sposób z KSeF. Jedno jest pewne wystawiona faktura musi być przesłana do KSeF. Fakturę można odebrać na kilka sposobów. Można to zrobić przykładowo po zalogowaniu do KSeF, gdzie znajdują się wszystkie faktury przedsiębiorcy. Potraktuj KSeF jak skrzynkę e-mail z fakturami, co ułatwi sprawę.

Jeśli korzystasz przykładowo z programu ifirma.pl wystarczy to tego przycisk “Pobierz z KSeF”. Tak samo można to zrobić w aplikacji mobilnej ifirma.pl. Jak widać cały proces nie jest zbytnio sformalizowany, tak jak odbiór listu poleconego czy korzystanie z e-Doręczenia. Przy pobieraniu faktury z KSeF niczego nie trzeba zatwierdzać. Nie bójmy się więc odbierać faktur z KSeF.

Na stronach rządowych Ministerstwo Finansów udostępniło instrukcje, w której zostało opisane, w jaki sposób pobrać faktury wystawione w KSeF. Pokazujemy więc jakie przedsiębiorca ma opcje do wyboru.

Krok 1 – Wybór narzędzi do odbierania faktur

Opcja 1

Może to być bezpłatne narzędzie oferowane przez Ministerstwo Finansów.

Opcja 2

Faktury mogą być również odbierane z wykorzystaniem programu księgowego, z którego korzysta przedsiębiorca. W tym przypadku nie będzie potrzeby logowania się do systemy KSeF. Jeśli program księgowy posiada integrację z KSeF, to powinna ona zostać włączona. Po zalogowaniu do systemu przedsiębiorca najczęściej będzie mógł:

• zaimportować faktury z KSeF,
• jeśli zaznaczy opcję automatycznego importu takie faktury będą widoczne w systemie bez podejmowania dodatkowych kroków.

Tryb i zasady poboru faktur z KSeF w programach księgowych będą zależały od ich funkcjonalności, jednak w każdym przypadku efekt końcowy będzie taki sam.

Opcja 3

Nadanie uprawnień dla biura rachunkowego do odbierania faktur w imieniu klienta na formularzu ZAW-FA. Jeśli nabywca nada uprawnienia do odbioru faktur dla biura rachunkowego, to powinien wiedzieć, że biuro będzie widziało wszystkie faktury, w których dany podatnik występuje jako strona transakcji:

• sprzedawca,
• nabywca,
• podmiot trzeci,
• podmiot upoważniony.

Opcja 4

W poradniku MF czytamy, że przedsiębiorcy mogą skorzystać jeszcze z jednej opcji odbioru faktury w KSeF:

• przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może wydać tzw. „potwierdzenie transakcji” opatrzone kodami QR,
• po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca może także wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. jako wydruk lub plik pdf, opatrzony kodem QR z numerem KSeF.

Po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na potwierdzeniu transakcji lub na wizualizacji faktury możliwa jest weryfikacja czy faktura znajduje się już w KSeF.

Uwaga!
Kod QR (Quick Response) to graficzna postać linku prowadzącego do faktury w KSeF umożliwiająca weryfikację, czy dana faktura znajduje się w KSeF. Fakturę można pobrać bez konieczności logowania do systemu KSeF.

Krok 2 – Uzyskanie dostępu do KSeF

W przypadku firm jednoosobowych niepotrzebne są żadne dodatkowe dokumenty. W takim przypadku wystarczy tylko numer NIP, który posiada każdy przedsiębiorca.

Krok 3 – Logowanie do KSeF

Zalogować do KSeF można się przez stronę ksef.podatki.gov.pl. Uwierzytelnienia dokonuje się poprzez:

• Profil Zaufany, lub
• podpis kwalifikowany.

Jeśli przedsiębiorca korzysta z programu komercyjnego zintegrowanego z KSeF, to jest to równoznacznego z dostępem do KSeF.

Krok 4 – Wyszukiwanie faktur

Jeśli przedsiębiorca korzysta:

• z narzędzi ministerialnych faktury zakupowe będą widoczne w zakładce: “lista faktur”,
• z programu księgowego, to faktury może zaimportować zgodnie z dostępnymi funkcjonalnościami w systemie.

Krok 5 – Pobranie faktur

Pobrane faktury z KSeF można:

• pobrać np. w pdf,
• zapisać na komputerze lub telefonie,
• wydrukować, jeśli jest taka potrzeba.

Pobrane i wydrukowane faktury opatrzone są kodem QR i numerem KSeF.

Praktyczne przykłady jak odbierać faktury w KSeF

W podręczniku KSeF 2.0 część II czytamy, że faktura ustrukturyzowana jest dostępna po stronie nabywcy od razu po przyjęciu i nadaniu numeru KSeF. Nie ma więc potrzeby podejmowania dodatkowych czynności po stronie sprzedawcy takich jak informowanie nabywcy o wystawieniu i przesłaniu faktury do KSeF.

Przedsiębiorcy mogą korzystać z aplikacji testowych do odbierania faktur, które są dostępne na stronie: www.ksef.podatki.gov.pl. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących odbierania faktur z KSeF przedsiębiorcy mogą skorzystać także z infolinii KAS pod numerami telefonów: 801 055 055, 22 330 03 30

Przykład 1

Pan Piotr prowadzi działalność gospodarczą na niewielką skalę. Do tej pory rozliczał się samodzielnie, prowadził ewidencję przychodów na ryczałcie. W takim przypadku do pobierania faktur w KSeF może skorzystać z jednej z bezpłatnych aplikacji MF. W tym celu powinien zainstalować aplikację. Aplikacja e-mikrofirma jest dostępna w e-urzędzie skarbowym.

Przykład 2

Pani Lucyna korzysta z programu księgowego, w którym sama wystawia i księguje faktury zakupowe. W takim przypadku powinna ustalić, czy ten program ma zapewnioną integrację z KSeF. Dodatkowo przed 1 lutego 2026 r. powinna sprawdzić, jakie opcje powinny być zaznaczone w ustawieniach w celu pobrania faktur z KSeF. Jeśli program przewiduje automatyczne księgowanie takich faktur, to może też rozważyć czy skorzystać z tej opcji, czy jednak woli sprawdzić każdą fakturę przed zaksięgowaniem. ,/p>

Przykład 3

Pan Sebastian jest klientem biura rachunkowego od kilku lat i chce żeby wszystkie faktury z KSeF pobierało i księgowało biuro w jego imieniu. W takim przypadku pan Sebastian powinien stosownie wcześniej nadać uprawnienia dla biura poprzez zgłoszenie do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA. W tej sytuacji podatnik nie będzie już musiał się zastawiać, w jaki sposób pobierać faktury z KSeF zrobi to w jego imieniu biuro.

Jak odebrać fakturę z KSeF – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat odbierania faktur z KSeF. Pomimo iż mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r., to i tak są zobowiązane do odbioru faktur zakupowych z tego systemu. Można więc uznać, że temat odbioru faktur z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy mają do wyboru kilka opcji. Mogą skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, pobierać faktury w programach księgowych, jeśli z takich korzystają lub scedować ten obowiązek na biuro rachunkowe. Jest to bardzo indywidualna decyzja.

Od 1 lutego sprzedawca nie będzie informował nabywcy o wystawieniu i przesłaniu faktury do KSeF. Faktura będzie widoczna w czasie rzeczywistym i można ją pobrać w dowolnym momencie. Sprzedawcy, poza przesłaniem faktury do KSeF, nie będą wydawać faktury poza systemem nabywcom krajowym posiadającym identyfikator podatkowy NIP. Taki obowiązek będzie tylko w sytuacjach awaryjnych, do których nie odnosimy się w dzisiejszym opracowaniu.

Możliwe jest wydanie nabywcy “potwierdzenie transakcji” jeśli faktura został wystawiona w trybie online:

1. Faktura z nadanym numerem KSeF:
   • sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf. Faktura musi być opatrzona kodem QR i numerem faktury w KSeF lub
   • sprzedawca wydaje nabywcy (podmioty wymienione w art. 106gb ust. 4 ustawy VAT, np. dla podmiotu zagranicznego) fakturę w postaci z nim uzgodnionej. Faktura powinna być opatrzona kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF).
2. Faktura bez nadanego numeru KSeF. Sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji. Jest to informacja dla nabywcy, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej.

Wydawanie “potwierdzenia transakcji” nabywcom jest w pełni dobrowolne i nie będzie uregulowane w żadnych przepisach.

Stan prawny na dzień: 22.01.2026 r.