Problemy z KSeF! Znikające i odrzucone faktury i bałagan w dokumentach

KSeF działa już ponad miesiąc. Oprócz awarii Profilu Zaufanego i ogólnych wstępnych problemów wynikających z zapoznaniem się przedsiębiorców z funkcjonowaniem serwisu nie było większych problemów. Do czasu! Jak się okazuje nie wszystkie błędy i problemy udało się wyłapać na bieżąco.

Odrzucone faktury w KSeF - omówione zagadnienia:

W KSeF pojawiają się problemy z fakturami – część dokumentów jest odrzucana lub „znika” z systemu.

Zdarza się, że faktura ma numer KSeF i status „przyjęta”, ale odbiorca jej nie widzi, co utrudnia rozliczenia i odliczenie VAT.

Problemy zmuszają księgowych do ręcznego monitorowania dokumentów, co zwiększa koszty i ryzyko błędów.

Ministerstwo Finansów wskazuje na błędy integracyjne lub w plikach XML i rekomenduje ponowne wysyłanie faktur oraz wdrożenie narzędzi do kontroli XML.

MF zapewnia, że faktury nie są usuwane z systemu, a trwają prace nad diagnozą i usunięciem problemu.

Jakie błędy wskazują przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy zgłaszają, że faktury nie trafiają do KSeF mimo ich wysłania. Z przyczyn, których na ten moment Ministerstwo Finansów nie wskazuje jednoznacznie, system odrzuca dokument. MF w Podręczniku KSeF 2.0 w takich sytuacjach sugeruje ponowne wysłanie faktury. Niewątpliwie jednak zakłóca to obieg dokumentów i wprowadza chaos w procesach księgowych.

W wyniku problemów z przyjmowaniem dokumentów dochodzi również do sytuacji, w których faktura ma nadany numer KSeF i status “przyjęta”, a mimo to odbiorca nie widzi jej w systemie. Gwarancją prawidłowo dostarczonej faktury nie jest nawet urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO).

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

Więcej instrukcji oraz inne materiały na temat KSeF, znajdziesz: tutaj.

Konsekwencje dla przedsiębiorców

Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli już zostaną zapisane w systemie, to dzieje się to np. w nieodpowiednim module, w efekcie czego kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów, a w konsekwencji – nie może odliczyć VAT.

Księgowi są zatem zmuszeni do ręcznego sprawdzania dokumentów i monitorowania obiegu, co generuje koszty i zwiększa ryzyko pomyłek.

Masz pytanie o KSeF? Odpowiemy! Zadzwoń na naszą infolinię KSeF.

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Jakie rozwiązanie rekomenduje MF?

W reakcji na obawy związane ze „znikającymi fakturami” Ministerstwo Finansów uspokaja, że dokumenty nie są usuwane z KSeF i faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie. Jednocześnie jako winowajcę problemów wskazuje błędy integracyjne lub w formatach XML.

Jako rozwiązanie MF rekomenduje ponowną wysyłkę faktur do KSeF, po której dokumenty powinny być widoczne u odbiorcy. W przypadku dużej liczby odrzuconych faktur rekomendowane jest również wdrożenie w programach do fakturowania narzędzi do kontroli plików XML. Jednocześnie informatycy w MF pracują nad dokładnym zdiagnozowaniem przyczyny błędu i jak najszybszym jej usunięciu.