Podróże służbowe pracowników. Jak rozliczyć delegacje krajowe i zagraniczne?

W dzisiejszej publikacji napiszemy na temat podróży służbowej pracownika i odpowiemy na pytanie jak rozliczyć delegacje krajowe i zagraniczne.

Podróż służbowa – definicja

Jak do tej pory nie została opracowana legalna definicja podróży służbowej. Najczęściej powołujemy się na przepisy ustawy Kodeks pracy, w których ustawodawca zamieścił pewne informacje na ten temat. Wynika z nich, że:

1. Podróż służbowa oznacza wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy lub siedzibą pracodawcy.
2. Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługuje:
• a) dieta za czas podróży służbowej,
• b) zwrot kosztów, o ile zostały poniesione.
3. Zasady rozliczania podróży służbowej zostały opisane w Rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowej jest stosowane zarówno w stosunku do pracowników sfery budżetowej, jak i spoza niej.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 12 maja 2021 r., sygn. akt III AUa 715/19 czytamy, że w orzecznictwie jak i w doktrynie ugruntowała się wykładnia przepisu art. 77 5 § 1 Kodeksu pracy zgodnie, z którą wyjazdy służbowe poza siedzibę pracodawcy, aby mogły być traktowane, jako podróże służbowe powinny charakteryzować się między innymi incydentalnością w zakresie obowiązków pracowniczych.

Przykład 1

Pracownik dwa razy w tygodniu jeździ na przeglądy techniczne urządzeń do firmy znajdującej się poza stałym miejscem pracy. W takim przypadku nie będą to wyjazdy służbowe, ponieważ nie mają charakteru incydentalnego a są cykliczne.

Przykład 2

Pracownik prowadzi szkolenia lokalnie w siedzibie firmy. Jednak z uwagi na potrzeby rynkowe kilka razy do roku organizowane są szkolenia wyjazdowe do innych miejscowości. W takim przypadku będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową.

Miejsce pracy a podróż służbowa

Jak się okazuje w praktyce problematyczne może być ustalenie miejsca pracy pracownika. Kluczowe będzie zamieszczenie precyzyjnego zapisu w umowie o pracę, z którego jasno powinno wynikać, gdzie pracownik wykonuje zadania służbowe. W przeciwnym razie może się okazać, że problematyczne będzie rozstrzygnięcie czy pracownik jest w podróży służbowej, czy też nie.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 9 lutego 2010 r. sygn. akt. I PK 157/09 czytamy, że: Stałe miejsce pracy to, co do zasady, miejsce ściśle określone w granicach jednej miejscowości lub placówki zatrudnienia i tam, gdzie praca jest stale, zwykle i regularnie świadczona (…) oznacza punktowo lub terytorialnie oznaczony obszar, na którym pracownik stale (zwykle) wykonuje obowiązki pracownicze w granicach obowiązujących go norm czasu pracy.

Dopuszczalne jest wskazanie pewnych obszarów geograficznych, jako miejsce pracy, jednak sądy podkreślają, że za niewłaściwe uznaje się podawanie obszarów całych państw a nawet kontynentów.

Nietypowe miejsca pracy

Dylematy związane z ustaleniem miejsca pracy będą na pewno dotyczyły pracowników mobilnych takich jak chociażby przedstawiciele handlowi, instalatorzy czy pracownicy budowlani. Jak się okazuje w takim przypadku można wskazywać w umowie o pracę zmienne (ruchome) miejsce pracy z uwagi na jej charakter.

Odniósł się do tego SN w uchwale z dnia 9 grudnia 2011 r. sygn. akt. II PZP 3/11. Uznał, że nie jest sprzeczne z prawem wskazanie w umowie o pracę pewnego obszaru geograficznego jako miejsca wykonywania pracy. Żaden przepis prawa tego nie wyklucza. Taka możliwość jest szczególnie pomocna przy świadczeniu pracy przez pracowników mobilnych. W umowie powinien być wskazany obszar, na którym pracownicy mobilni będą zobowiązani do przemieszczania się. Stanowisko zaprezentowane w uchwale SN prowadzi do wniosku, że pracownik będzie w podróży służbowej dopiero w momencie, w którym opuści wskazany w umowie obszar.

Przykład 3

Pracownik ma wskazane w umowie jako miejsce pracy obszar województwa łódzkiego. W takim przypadku dopiero jak wyjedzie do innego województwa będzie to oznaczało, że jest w podróży służbowej.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 12 maja 2021 r., sygn. akt III AUa 715/19 czytamy, że praca robotnika budowlanego ma nietypowy charakter i z tego względu jest wykonywana w różnych miejscach. Nie jest to sytuacja sporadyczna, ale stała. Dlatego w takim przypadku w umowie o pracę powinno być wskazane ruchome miejsce pracy, do którego będzie kierowany pracownik w celu stałego świadczenia, umówionego rodzaju pracy.

W ocenie Sądu Najwyższego miejsce pracy w umowie o pracę może być określone na trzy sposoby:

1. Adresowo (punktowo).
2. Poprzez wskazanie obszaru geograficznego.
3. Podanie ruchomego/zmiennego miejsca pracy.

Przykład 4

Pracownik jest zatrudniony w firmie budowlanej. W umowie o pracę ma wskazane ruchome miejsce pracy. Siedziba firmy jest w Łodzi a zlecenie budowlano-remontowe znajdują się na terenie różnych miejscowości w Polsce. W takim przypadku wyjazdy związane z wykonywaniem zadań budowlanych nie będą traktowane jak podróż służbowa. Pracodawca musi jednak pamiętać o zamieszczeniu stosownego zapisu w umowie o pracę.

Rozliczanie delegacji krajowej

Zgodnie z przepisami z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje:

• dieta,
• zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta podlega zmniejszeniu jeśli jest zapewnione wyżywienie odpowiednio o:

• 25% – śniadanie,
• 50% – obiad,
• 25% – kolacja,
• 100% – całodzienne wyżywienie.

Jak udokumentować podróż służbową?

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy. Środek transportu wykorzystany do odbycia podróży powinien być uzgodniony z pracodawcą. Nie ma przeszkód, aby pracownik w tym celu korzystał z własnego samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru.

Poniesione przez pracownika wydatki powinny być właściwie udokumentowane biletami lub fakturami. W przypadku, gdy pracownik odbywa podróż własnym środkiem transportu przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym.

Faktury (rachunki) powinny być wystawiane na pracodawcę z oznaczeniem nazwy firmy, numerem NIP i adresem. Dzięki temu firma będzie mogła zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów i tam gdzie to będzie możliwe odliczyć podatek VAT naliczony.

Uwaga!
Jeśli pracownik nie posiada dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w podróży służbowej może złożyć oświadczenie, w którym wyjaśnia powód takiego braku, np. zagubienie, zniszczenie, brak możliwości uzyskania.

Rozliczanie delegacji zagranicznej

Nieco odmienne zasady będą obowiązywały przy rozliczaniu podróży służbowej zagranicznej. W przypadku wyjazdów zagranicznych pracownik może przebywać w więcej niż jednym kraju docelowym. W związku z powyższym w załączniku do Rozporządzenia zamieszczone zostały kwoty diet i limit za nocleg w poszczególnych krajach.

Podobnie jak przy rozliczaniu podróży służbowej krajowej pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków.

Zapewnienie wyżywienia całościowego lub częściowego prowadzi do zmniejszenia diety odpowiednio o:

• 15% – śniadanie,
• 30% – obiad,
• 30% – kolacja.

Oznacza to, że nawet przy całodziennym wyżywieniu pracownik otrzyma 25% diety.

Uwaga!
Dieta nie przysługuje jeśli pracownikow otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jest ona niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diet.

Czas zagranicznej podróży służbowej jest liczony od określonego momentu.

W przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. Lądowej – przekroczenie granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju.
2. Lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.
3. Morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Rozliczenie zwrotu wydatków dla pracownika w PIT

Pracownik powinien złożyć rozliczenie podróży służbowej w terminie 14 od dnia zakończenia podróży. Co do zasady przychodem ze stosunku pracy jest każde świadczenie pozostające w związku ze stosunkiem pracy i powinno ono być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę.

W tym jednak przypadku mają zastosowanie przepisy o zwolnieniu przedmiotowym z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT, z których wynika, że diety i inne należności za czas podróży pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub Rozporządzeniu w sprawie rozliczania podróży służbowej nie podlega pod podatek dochodowy.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 listopada 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.788.2021.2.JM organ podatkowy potwierdza, że wypłata diety powyżej limitu będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Składki ZUS od należności za podróże służbowe

Co do zasady podstawę do rozliczanie składek ZUS stanowi przychód, o którym jest mowa w ustawie PIT. Jednak z Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynika, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w Rozporządzeniu w sprawie rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza jego granicami nie stanowią podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówione zostało zagadnienie związane z podróżami służbowymi pracowników.

1. Podróż służbowa oznacza wykonywanie zadań pracowniczych poza stałym miejscem pracy.
2. Wyjazdy w delegację powinny mieć charakter incydentalny a nie cykliczny.
3. Miejsce pracy może być wskazane w umowie o pracę na 3 sposoby:
• adresowo – stałe miejsce pracy,
• obszarowo – wyznaczenie określonego obszaru geograficznego,
• ruchomo – zmienne miejsce pracy w zależności od charakteru pracy i potrzeb pracodawcy.
4. Zagadnienia związane z rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych zostały uregulowane w Rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe. Przepisy odnoszą się również do pracowników sfery pozabudżetowej.
5. Pracownikom przysługuje zwrot koszt poniesionych w podróży służbowej.
6. Wszystkie wydatki powinny być udokumentowane najlepiej fakturą, rachunkiem, biletem, paragonem. Nabywcą towarów i usług wskazanym na dokumentach imiennych będzie przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.
7. Dopuszcza się złożenie oświadczenia na okoliczność poniesienia kosztu w przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentu.
8. Przychód z tytułu należności związanych z podróżami służbowymi korzysta ze zwolnienia od podatku PIT i oskładkowania, ale jedynie do wysokości limitów, o których jest mowa w przepisach.

Stan prawny na dzień: 24.06.2026 r.