Własny biznes. Jak założyć firmę szkoleniową?

---

Firma szkoleniowa może być dobrym pomysłem na biznes dla osób, które mają specjalistyczną wiedzę, doświadczenie zawodowe i potrafią przekazywać je innym. Szkolenia mogą być kierowane zarówno do przedsiębiorców i ich pracowników, jak i do osób prywatnych.

Firma szkoleniowa – od czego zacząć?

Przed założeniem działalności warto odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: co dokładnie będzie oferować firma szkoleniowa i kto będzie jej klientem?

Rynek szkoleń jest bardzo szeroki. Można prowadzić m.in.: szkolenia biznesowe i menedżerskie, sprzedażowe, szkolenia z marketingu i social mediów, kursy z zakresu nowych technologii i sztucznej inteligencji, szkolenia dla działów HR, kursy zawodowe, szkolenia BHP, szkolenia językowe, coaching i mentoring, szkolenia z zakresu rozwoju osobistego, szkolenia dotyczące pozyskiwania dotacji, kursy i szkolenia online.

Na początku warto jednak unikać kierowania oferty do wszystkich. Znacznie łatwiej zbudować rozpoznawalność, jeżeli firma specjalizuje się w konkretnej dziedzinie.

Jak założyć firmę szkoleniową?

Pod względem formalnym założenie firmy szkoleniowej nie różni się od zakładania innych rodzajów działalności gospodarczej.

Osoba rozpoczynająca działalność może zdecydować się m.in. na jednoosobową działalność gospodarczą albo na spółkę.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podstawowym krokiem jest rejestracja firmy w CEIDG, podczas której należy określić m.in.: nazwę firmy, adresy związane z działalnością, przedmiot działalności i kody PKD, formę opodatkowania, informacje dotyczące ZUS. Przed rozpoczęciem działalności warto również założyć firmowy rachunek bankowy, wybrać sposób prowadzenia księgowości i przygotować system wystawiania faktur.

Firma szkoleniowa – jakie PKD wybrać?

W przypadku działalności szkoleniowej do wyboru są następujące kody PKD

• 85.59 – Pozostałe formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane
• 85.59.A – Nauka języków obcych. Podklasa ta obejmuje kursy języków obcych oraz kursy nauczania umiejętności prowadzenia konwersacji w języku obcym).

85.59.B – Kursy i szkolenia związane ze zdobywaniem wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych. Podklasa ta obejmuje:

• działalność placówek prowadzących kształcenie zawodowe i ustawiczne to jest placówek kształcenia ustawicznego, centrów kształcenia zawodowego oraz branżowych centrów umiejętności,
• pozostałe pozaszkolne formy edukacji związane głównie z rozwijaniem własnych zainteresowań, uzyskiwaniem i uzupełnianiem wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych oraz doskonaleniem zawodowym, w tym:
• kwalifikacyjne kursy zawodowe,
• kursy umiejętności zawodowych,
• kursy kompetencji ogólnych,
• turnusy dokształcania teoretycznego młodocianych pracowników,
• branżowe szkolenia zawodowe,
• kursy inne umożliwiające uzyskiwanie i uzupełnianie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub zmianę kwalifikacji zawodowych, realizowane w ramach kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych
• działalność profesjonalnych instruktorów i nauczycieli w zakresie edukacji innej niż sportowa, artystyczna, nauka języków obcych, nauka jazdy i pilotażu

85.59.C – Placówki doskonalenia nauczycieli. Podklasa ta obejmuje:

• edukację w placówkach doskonalenia nauczycieli, której celem jest doskonalenie zawodowe nauczycieli,
• działalność placówek doskonalenia nauczycieli na rzecz doskonalenia systemu oświaty, zgodnie z polityką oświatową państwa, w zakresie określonym w statutach tych placówek, oraz wykonywanie przez nie zadań związanych z podnoszeniem jakości edukacji.

85.59.D – Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane. Podklasa ta obejmuje:

• edukację, w której nie da się zdefiniować poziomu nauczania,
• udzielanie korepetycji,
• kursy przygotowujące do egzaminu z wiedzy zawodowej,
• działalność ośrodków prowadzących kursy wyrównawcze,
• kursy komputerowe (na przykład ogólnej obsługi komputera, kursy programowania, korzystania z aplikacji komputerowych),
• kursy relaksacji (na przykład kursy medytacji, techniki oddychania, kursy świadomości poprzez ruch, kursy technik łagodzenia stresu i lęku),
• kursy szycia,
• kursy w zakresie enologii,
• szkolenia dla rodziców, na przykład w zakresie doskonalenia relacji rodzic-dziecko,
• szkolenia w zakresie środków ochrony roślin,
• kursy udzielania pierwszej pomocy,
• szkoły przetrwania,
• szkolenia w zakresie wystąpień publicznych,
• kursy szybkiego czytania.

Usługi szkoleniowe a VAT

Jednym z istotnych wyborów przy zakładaniu firmy szkoleniowej jest decyzja dotycząca rozliczania podatku VAT. Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł rocznej wartości sprzedaży. Oznacza to, że przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z VAT dopóki jego obrót nie przekroczy tej kwoty. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit VAT oblicza się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.

Warto jednak wiedzieć, że w branży szkoleniowej obowiązują również zwolnienia przedmiotowe z VAT, uzależnione od rodzaju usługi, statusu podmiotu, prowadzącego szkolenie oraz spełnienia określonych warunków.

Kiedy szkolenia mogą być zwolnione z VAT?

Zwolnienie przedmiotowe z VAT dla szkoleń może przysługiwać między innymi w następujących przypadkach:

• Usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym, świadczone przez nauczycieli (zarówno świadczone bezpośrednio, jak i tzw. e-learning na platformach szkoleniowych).
• Nauka języków obcych.
• Usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego – jeżeli spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:
  • są prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach (przepisy podatkowe nie precyzują o jakich przepisach mowa. Dlatego każdy przypadek wymaga osobnej analizy. Przepisami takimi mogą być: przepisy Kodeksu pracy, przepisy oświatowe, Prawo o ruchu drogowym itp.);
  • za organizację szkoleń odpowiada uczelnia lub jednostka posiadającą akredytację w ramach systemu oświaty;
  • oferowane szkolenia są finansowane przynajmniej w 70% ze środków publicznych  – (np. fundusze unijne, BUR, PARP, urzędy, EFS, KFS itd.), przy czym znaczenie ma publiczne źródło pochodzenia funduszy. Nie ma znaczenia kto prowadzi szkolenie ani tryb przekazania środków – dotyczy to także sytuacji, gdy kontrahent lub uczestnik najpierw sam otrzymał środki z budżetu państwa, a następnie zapłacił nimi za szkolenie.

Co oznacza kształcenie lub przekwalifikowanie zawodowe?

Nie każde szkolenie przydatne w pracy jest uznawane za kształcenie zawodowe. Musi ono pozostawać w bezpośrednim związku z określonym zawodem lub branżą albo służyć zdobyciu lub aktualizacji wiedzy i umiejętności niezbędnych do celów zawodowych. Przykładem są obowiązkowe szkolenia BHP, kursy operatora dronów czy inne szkolenia przygotowujące do wykonywania konkretnych obowiązków pracowniczych.

Firma szkoleniowa – co można wliczyć w koszty?

Firma szkoleniowa do kosztów prowadzenia działalności może wliczyć takie wydatki, jak m.in.: urządzenia multimedialne (laptop, komputer, drukarka, rzutnik, kamera, aparat, głośniki, mikrofon itp.), reklamę (banery, ulotki, Google AdWords), stronę internetową, materiały edukacyjne dla szkoleniowców i uczestników szkoleń (książki, kursy), transport na szkolenia (zakup i użytkowanie samochodu służbowego, bilety MPK, taksówka), usługi księgowe, usługi kurierskie, usługi finansowe (kredyt na firmę), opłaty urzędowe, czynsz (wynajem biura, mieszkania, coworking, wynajem sal), książki i czasopisma branżowe, opłaty za telefon lub Internet, wydatki poniesione na własne kursy i szkolenia.

Powyższa lista nie jest katalogiem zamkniętym, to tylko przykładowe wydatki. W koszty, które obniżają dochód do opodatkowania można wliczać takie wydatki, które służą celom działalności gospodarczej, a nie celom prywatnym.

Przeczytaj także: Koszty uzyskania przychodu – jakie wydatki mogą być kosztem podatkowym?

Podmiot szkolący – jaka forma opodatkowania?

Przedsiębiorca prowadzący firmę szkoleniową może wybrać jedną z następujących form opodatkowania.

Skala podatkowa

Przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca może uwzględniać koszty uzyskania przychodów, a także korzystać z określonych ulg i preferencji. Stawka podatku wynosi 12% dla dochodów do 120.000 zł, a powyżej tej kwot – 32%, z kwotą wolną od podatku wynoszącą 30.000 zł.

Podatek liniowy

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu. Podatek liniowy podobnie, jak skala podatkowa daje możliwość rozliczania kosztów firmowych, jednak nie występuje tutaj kwota wolna od podatku.

Ryczałt

Na ryczałcie podatek jest obliczany od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że koszty działalności nie są odliczane od przychodu na zasadach właściwych dla skali podatkowej i podatku liniowego. Wysokość stawki ryczałtu dla usług szkoleniowych to zazwyczaj 8,5% (PKWiU: dział 85). Przeczytaj: jaka stawka ryczałtu na edukację i szkolenia.

Dostawca usług szkoleniowych a KSeF

Od 1 kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców jest zobowiązana do korzystania z KSeF przy wystawianiu faktur B2B. Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie jest objęta tym obowiązkiem.

Warto jednak pamiętać, że nawet firmy niewystawiające faktur w KSeF mogą otrzymywać za jego pośrednictwem faktury od swoich kontrahentów. Wystawca faktury w relacji B2B nie musi dodatkowo informować nabywcy o wystawieniu faktur w KSeF ani przekazywać ich poza systemem.

Przeczytaj: Rejestracja firmy a KSeF – co system zmienia w zakładaniu działalności gospodarczej.

Usługi szkoleniowe a NDG

Jako działalności nierejestrowanej nie można wykonywać działalności, która:

• wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej,
• została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców

Powyższe oznacza, że działalność szkoleniowa, usługi edukacyjne, które nie wymagają zezwoleń może być prowadzona jako NDG.

Przypomnijmy, że działalność nierejestrowana to forma działalności gospodarczej, która jest wykonywana w celach zarobkowych, regularnie i w sposób zorganizowany, pod warunkiem że kwartalny  przychód nie przekracza 225% minimalnego wynagrodzenia. W przypadku przekroczenia tej kwoty, konieczna jest rejestracja firmy w ciągu 7 dni. \

Tutaj dowiesz się wszystkiego o działalności nierejestrowanej.

Kasa fiskalna

Usługi edukacyjne (PKWiU ex 85) są zwolnione z kasy fiskalnej bez względu na limit obrotów czy formę płatności (również przy płatności gotówką).

Wyjątki: Zwolnienie z kasy fiskalnej nie dotyczy:

• zajęć sportowych, rekreacyjnych i pozaszkolnej edukacji sportowej (PKWiU 85.51.10.0),
• szkół tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0),
• szkół nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).

Jeśli wykonywana usługa należy do powyższych wyłączeń lub nie mieści się w PKWiU ex 85, stosuje się ogólne zasady: Limit do 20 000 zł – do tej kwoty rocznej sprzedaży na rzecz osób prywatnych można korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Powyżej 20 000 zł: Aby zachować zwolnienie, cała płatność musi być przyjęta bezgotówkowo, a z ewidencji i dowodów wpłaty musi jednoznacznie wynikać, kogo i jakiej czynności dotyczyła transakcja.

W przypadku transakcji B2B nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Sprawdź: Kasy fiskalne w działalności gospodarczej – wszystko co powinieneś wiedzieć.

Dofinansowanie na założenie firmy szkoleniowej

Osoba planująca założenie firmy szkoleniowej może sprawdzić dostępne formy wsparcia dla początkujących przedsiębiorców. Jedną z możliwości jest dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej z urzędu pracy. Dostępność środków, wysokość dotacji oraz warunki jej uzyskania zależą od konkretnego naboru.

Warto również sprawdzić programy finansowane ze środków europejskich oraz projekty realizowane na poziomie regionalnym, np. dofinansowanie dla firm szkoleniowych na terenach wiejskich (Lokalne Grupy Działania), czy dotacje na firmy szkoleniowe od PFRON dla osób z niepełnosprawnościami.

Firma szkoleniowa a Baza Usług Rozwojowych (BUR)

Od 1 stycznia 2026 r. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) został zamknięty, a jego rolę przejęła Baza Usług Rozwojowych (BUR), prowadzona przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Wpis do BUR jest obowiązkowy dla firm, które chcą realizować szkolenia dofinansowane ze środków publicznych (np. z Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub środków unijnych). Co ważne, dotychczasowe wpisy z RIS nie zostały przeniesione automatycznie – wymaga to ponownej rejestracji i spełnienia wymogów dotyczących potencjału technicznego, kadrowego oraz jakości usług (np. posiadania odpowiedniego certyfikatu lub akredytacji).

Dofinansowanie trafia do uczestnika lub pracodawcy, a firma szkoleniowa zarabia na realizowaniu tych usług.

Jeśli firma prowadzi wyłącznie szkolenia komercyjne, opłacane przez klientów z własnych środków, wpis do BUR nie jest z tego powodu obowiązkowy. Może jednak być korzystny, jeśli firma chce docierać do klientów korzystających z dofinansowania.

Firma szkoleniowa dokonuje rejestracji elektronicznie w portalu BUR , składając Kartę Dostawcy Usług i przechodząc weryfikację PARP.

Kto może skorzystać z dofinansowania BUR?

Dofinansowanie jest przeznaczone dla uprawnionych przedsiębiorców, pracodawców, pracowników lub innych uczestników objętych danym programem. Firma szkoleniowa nie otrzymuje dotacji za sam wpis do BUR — zarabia na realizacji usług, za które otrzymuje wynagrodzenie zgodnie z warunkami finansowania.

Szczegółowe warunki, poziom dofinansowania i krąg uprawnionych osób zależą od programu oraz zasad obowiązujących w danym województwie. Przed wyborem usługi warto sprawdzić ofertę regionalnego operatora i wymagania dotyczące uzyskania wsparcia.

Jak zdobyć uprawnienia do prowadzenia szkoleń?

Droga do uzyskania uprawnień zależy od branży: w regulowanych wymagane są odpowiednie kwalifikacje i certyfikaty państwowe (np. BHP – studia podyplomowe/kursy i staż; UDT – egzamin państwowy; SEP – świadectwa E/D i staż; nauka zawodu – tytuł czeladnika/mistrza i kurs pedagogiczny).

Natomiast w nieregulowanych (np. IT, marketing, biznes) brak jest wymogów prawnych, choć zaleca się ukończenie kursów, czy zdobycie akredytacji rynkowych (np. ICF, PMP itd.).

Firma szkoleniowa – najważniejsze informacje w skrócie

Przed rozpoczęciem działalności warto:

• określić specjalizację firmy,
• zdefiniować grupę docelową,
• sprawdzić konkurencję,
• wybrać odpowiednie kody PKD,
• wybrać formę opodatkowania,
• przeanalizować kwestię VAT,
• przygotować się do obowiązków związanych z KSeF,
• sprawdzić, czy dane szkolenia wymagają dodatkowych uprawnień,
• rozważyć obecność w BUR,
• przygotować stronę internetową i ofertę,
• policzyć koszty prowadzenia działalności,
• zaplanować sposób pozyskiwania klientów.

Dobrze przygotowana firma szkoleniowa może łączyć kilka źródeł przychodu – od szkoleń dla przedsiębiorstw, przez coaching i konsultacje, aż po sprzedaż kursów online. Dzięki temu działalność może rozwijać się nie tylko poprzez zdobywanie kolejnych klientów, ale również przez tworzenie produktów, które można sprzedawać wielokrotnie.