Czym jest oddelegowanie pracownika do innego miejsca pracy. Kiedy można to zrobić?

×

Specyfika prowadzonej działalności gospodarczej może niekiedy wymuszać konieczność oddelegowania pracownika do innej pracy. Chociaż w praktyce pojawiają się pojęcia takie jak delegacja czy oddelegowanie to tak naprawdę nie ma formalnych definicji tych pojęć. Pomimo to w dzisiejszej publikacji opiszemy czym jest oddelegowanie pracownika do innego miejsca pracy i kiedy można to zrobić.

Delegacja czy oddelegowanie?

Pojęcie delegacji najczęściej jest kojarzone z podróżą służbową. W ustawie Kodeks pracy napisane zostało, że jeśli pracownik wykonuje polecenia służbowe poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy, to przysługuje mu zwrot kosztów związanych z podróżą służbową (art. 755 KP).

Przepisy przewidują również prawo do przeniesienia pracownika do innej pracy na okres nie dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika (art. 42 § 4 KP). W takim przypadku nie jest wymagana zgoda pracownika. Przepisy nie mówią jednak wprost, że mamy w takim przypadku do czynienia z oddelegowaniem.

Trudno jest więc w sposób jednoznaczny zdefiniować czym jest delegacja a czym oddelegowanie. Jest to o tyle istotne, że właściwa kwalifikacja zdarzenia ma wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe i składkowe a także stosowanie przepisów przepisów prawa pracy.

Przykład 1

Pan Jan jest informatykiem i zajmuje się instalowaniem oprogramowania w firmach, najczęściej na terenie Łodzi. Zdarza się jednak, że firma otrzymuje zlecenia z innych miast i wówczas pan Jan wyjeżdża na kilka dni poza Łódź. W takim przypadku będziemy mieli do czynienia z delegacją służbową.,/p>

Przykład 2

Pani Ilona jest pracownikiem biurowym z wieloletnim doświadczeniem na stanowiskach: sekretarki, księgowej, archiwistki. W firmie jest zatrudniona na stanowisku sekretarki. Z uwagi na długotrwałe zwolnienie jednej z księgowych pracodawca postanowił oddelegować panią Ilonę do pracy na tym stanowisku na okres 2 miesięcy. W takim przypadku będziemy mieli do czynienia z oddelegowaniem pracownika do innej pracy.

Czasowe oddelegowanie

Wspominaliśmy już o tym, że z przepisów prawa pracy wynika, iż w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy pracownik może zostać przeniesiony do innej pracy na okres nieprzekraczający w danym roku 3 miesięcy. Przy czym, żeby nie stosować wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy powinny być spełnione łącznie następujące warunki:

1. Okres wykonywania innej pracy nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym.
2. Uzasadnione potrzeby pracodawcy.
3. Pozostawienie wynagrodzenia na takim samym poziomie lub powyżej.
4. Wykonywanie obowiązków służbowych zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami.

W przepisach wiele pojęć jest nieostrych, brakuje definicji stąd problemy z prawidłową interpretacją. Sformułowanie “uzasadnione potrzeby pracodawcy” jest jednym z nich. Błędna kwalifikacja może doprowadzić do sporu na linii pracownik – pracodawca, który będzie musiał rozstrzygnąć sąd pracy. W takich przypadkach to na pracodawcy będzie będzie spoczywał obowiązek udowodnienia swoich racji w sądzie.

Podobnie problematyczne może być powierzenie obowiązków zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami. Należy domniemywać, że nie mogą one być ani niższe ani wyższe od posiadanych. Sądy stoją na stanowisku, że pojęcie kwalifikacji zawodowych powinno być rozpatrywane szeroko, nie tylko z uwzględnieniem posiadanego wykształcenia na etapie edukacji, ale również doświadczenia i praktyki zawodowej. Można więc wnioskować, że pracodawca może oddelegować pracownika do innej pracy, jeśli z jego CV wynika, że wykonywał już taką pracę wcześniej u innego pracodawcy.

Kwalifikacje pracownika a oddelegowanie

Jeżeli założymy, że przepis art. 42 § 4 KP odnosi się do oddelegowania pracownika i pracodawca zdecyduje się na przeniesienie pracownika do innej pracy na jego podstawie, to powinien zwrócić szczególną uwagę na formalne założenia tego przepisu.Przede wszystkim zapis mówiący o kwalifikacjach na nowym stanowisku pracy.

Pod pojęciem kwalifikacji kryje się wykształcenie i doświadczenie zawodowe, które można udowodnić poprzez załączenie świadectw szkolnych, dyplomów, kursów czy świadectw pracy z poprzednich miejsc.

W wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 1 kwietnia 2019 r., sygn. akt VIII U 1238/18 czytamy, że: “(…) pojęcie kwalifikacji zawodowych nie jest ograniczone tylko do zawodu uzyskanego w szkole zawodowej, ani też do dotychczasowego miejsca wykonywania pracy (…) kwalifikacje zawodowe należy rozumieć szerzej, jako wynikające nie tylko z formalnego wykształcenia, lecz również z doświadczenia i praktyki zawodowej”. Sąd stoi na stanowisku, że w praktyce mamy do czynienia z kwalifikacjami:

• formalnymi, które mają związek z nabytym wykształceniem,
• rzeczywistymi, które zdobywa się przy wykonywaniu określonej pracy.

Jeśli pracownik zostanie zatrudniony na stanowisku pracy, które nie jest zgodne z wykształceniem i dotychczasową praktyką zawodową mówi się o przekwalifikowaniu i zdobywaniu nowych doświadczeń zawodowych. Dlatego tak ważna jest obiektywna ocena, czy powierzenie innej pracy odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Przy tej okazji warto zwrócić uwagę jeszcze na jedną kwestię a mianowicie czy przypadkiem nie będziemy mieli do czynienia z przekwalifikowaniem pracownika? Wówczas dochodzi do zdobycia nowych umiejętności, które mogą zostać wykorzystane na innym stanowisku pracy.

Oddelegowanie pracownika do innej miejscowości

Jeśli pracodawca chce skorzystać z przepisów art. 42 § 4 KP, to powinien zwrócić uwagę na literalne brzmienie przepisu. Mowa jest o powierzeniu pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę. Jeśli dojdzie do oddelegowania pracownika do innej miejscowości, to już w takim przypadku pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) na swojej stronie internetowej wyraźnie podkreśla, że pracodawca nie może na podstawie art. 42 § 4 KP oddelegować pracownika do innego, niż wskazane w umowie o pracę, miejsca pracy. Powierzenie wykonywania tej samej pracy w innym miejscu niż określone w umowie może nastąpić jedynie na podstawie zgodnego porozumienia stron, bądź na podstawie wypowiedzenia zmieniającego.

Dlatego w takich przypadkach, w których mogłoby dojść do oddelegowania do innej miejscowości warto zadbać o odpowiednie zapisy w zawieranej umowie o pracę. W przeciwnym razie należałoby wprowadzić aneks do umowy.

Przykład 3

Firma posiada siedzibę działalności gospodarczej w Łodzi, ale również oddziały w Zgierzu, Pabianicach i Zduńskiej Woli. Pan Michał jest pracownikiem produkcyjnym ze stałym miejscem pracy w Łodzi z zastrzeżeniem, że może dojść do zmiany na jeden z oddziałów z uwagi na potrzeby pracodawcy. Z uwagi na braki kadrowe w Pabianicach właściciel firmy oddelegował go do pracy w tej miejscowości na okres 3 miesięcy. W tym przypadku mamy do czynienia z oddelegowaniem a nie z delegacją.

Zakwaterowanie w miejscu oddelegowania a podatek PIT

Jeśli pracownik zostanie przeniesiony do miejscowości, która jest poza miejscem jego zamieszkania, to najczęściej pracodawca będzie ponosił koszty zakwaterowania. Z uwagi na brak precyzyjnych przepisów o oddelegowaniu ustawodawca nie narzuca na pracodawcę obowiązku zapewnienia noclegu czy zrekompensowania jego kosztów.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wartość takiego świadczenia będzie stanowiło dla pracownika przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń i pracodawca powinien od tego pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Takie rozstrzygnięcie zapadło przykładowo w interpretacji z dnia 13 czerwca 2025 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.240.2025.2.MS. Organ podatkowy dowodzi, że koszty zakwaterowania, dojazdów, przejazdów będą stanowiły przychód ze stosunku pracy, który może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego do kwoty 500 zł na mocy art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy PIT. Nadwyżka ponad tę kwotę powinna być opodatkowana.

Odmiennego zdania są sądy. W wyroku NSA z dnia 9 stycznia 2024 r., sygn. akt II FSK 434/21 sąd podkreślił, że zapewnienie pracownikom usług zakwaterowania i podróży leży w interesie pracodawcy a nie pracownika. Dlatego nie można przyjmować, że takie wydatki będą stanowiły po stronie pracownika przychody ze stosunku pracy. Takie samo rozstrzygnięcie zapadło w wyroku NSA z dnia 6 lutego 2024 r., sygn. akt II FSK 609/21.

Wypowiedzenie zmieniające umowę o pracę

W pewnych okolicznościach pracodawca może podjąć decyzję o zmianie ustalonych wcześniej warunków pracy i płacy. Przepisy prawa pracy taki stan rzeczy określają mianem wypowiedzenia zmieniającego. W takim przypadku pracodawca przedkłada na piśmie pracownikowi nowe warunki pracy i płacy a pracownik składa oświadczenie o ich przyjęciu lub odmowie przyjęcia.

W przypadku odmowy przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego dochodzi do rozwiązania umowy o pracę z upływem terminów wypowiedzenia, które wynoszą odpowiednio:

• 2 tygodnie – pracownik zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – pracownik zatrudniony od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące – pracownik zatrudniony powyżej 3 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony pracodawca ma obowiązek podać przyczynę wypowiedzenia. Każdy pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni od otrzymania wypowiedzenia, bez względu na to czy przyjął nowe warunki pracy czy też nie.

W wyroku Sądu Rejonowego w Szczecinie z dnia 26 października 2022 r., sygn. akt IX P 431/21 czytamy, że wymogi formalne wypowiedzenia zmieniającego zostały określone w art. 42 § 2 KP. Takie wypowiedzenie uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Jednak w ocenie Sądu do takiego wypowiedzenia ma jeszcze zastosowanie art. 30 § 3, 4 i 5 KP co oznacza, że pracodawca ma jeszcze obowiązek wskazywać przyczynę wypowiedzenia (konkretną, prawdziwą, rzeczywistą) a także zawrzeć pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat oddelegowania pracownika do innego miejsca pracy, jak i kiedy można to zrobić. Z przepisów prawa pracy nie wynika bezspornie kiedy dochodzi do takiej sytuacji. Przyjmuje się, że w takim przypadku ma zastosowanie art. 42 § 4 KP.

1. Ustalenie przez pracodawcę czy pracownik jest w delegacji czy został oddelegowany będzie kluczowe dla prawidłowego stosowania przepisów prawa pracy.
2. Oddelegowanie jest możliwe o ile zostaną spełnione łącznie przesłanki wynikające z art. 42 § 4 KP.
3. Pracodawca nie może obniżyć wynagrodzenia pracownika jeśli dojdzie do przeniesienia na inne stanowisko w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące w roku kalendarzowym.
4. Praca wykonywana na nowym stanowisku powinna odpowiadać kwalifikacjom posiadanym przez pracownika. Pod tym pojęciem kryje się wiedza i umiejętności zdobyte w całym okresie edukacji i praktyki zawodowej.
5. Oddelegowanie pracownika do innej miejscowości w ocenie PIP powinno być za zgodą pracownika lub poprzez wypowiedzenie zmieniające umowę o pracę. Pracodawca może uniknąć takich procedur, jeśli wprowadzi odpowiednie zapisy do umowy o pracę.
6. Jeśli dojdzie do wprowadzenia w życie wypowiedzenia zmieniającego, to mamy wówczas proces rozwiązania umowy o pracę z uwzględnieniem terminów ustawowych.

Stan prawny na dzień: 30.06.2026 r.