Numer KSeF w elektronicznych przelewach bankowych – nowy obowiązek dla przedsiębiorców?

×

Czy każda płatność będzie musiała zawierać unikalny ciąg znaków identyfikujący dokument? Jak prawidłowo opisać przelew, stosując identyfikator zbiorczy KSeF, aby uniknąć problemów z rozliczeniem? Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej wymusza głębokie zmiany nie tylko w działach księgowych, ale i w sposobie obsługi bankowości elektronicznej przez właścicieli firm.

W poniższym artykule analizujemy prawne aspekty płatności w nowym systemie, sprawdzamy terminy wejścia przepisów w życie oraz wskazujemy konkretne sytuacje, w których obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu nie będzie stosowany.

Czy trzeba podawać numer KSeF w przelewie bankowym?

Kwestię związaną z obowiązkiem podania przy płatności za faktury numeru identyfikującego je w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego reguluje przepis art. 108g ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), w szczególności ustępy 1-3.

• Nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy [por. ustęp 1];
• W przypadku gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy wystawcy faktury [por. ustęp 2];
• Status podatnika, o którym mowa w ust. 1, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1, na dzień dokonywania płatności za faktury, o których mowa w ust. 1 [por. ustęp 3].

Z powyższego przepisu wynika, że obowiązek podania numeru KSeF w przelewie bankowym ma charakter warunkowy i nie dotyczy wszystkich płatności. Obowiązek ten powstaje w sytuacji, gdy:

• płatność dotyczy faktur ustrukturyzowanych (KSeF),
• płatność dokonywana jest pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni,
• wykorzystywany jest przelew lub inny instrument płatniczy umożliwiający wskazanie tytułu płatności,
• w momencie dokonywania płatności faktura posiada już numer identyfikujący nadany w KSeF.

W takim przypadku w tytule przelewu należy wskazać numer identyfikujący fakturę w KSeF albo identyfikator zbiorczy. Obowiązek ten obejmuje również podmiot trzeci dokonujący zapłaty za fakturę.

W przypadku płatności realizowanej w formie polecenia zapłaty obowiązek ten ciąży na wystawcy faktury. Z kolei status podatnika VAT czynnego ustalany jest na dzień dokonania płatności, na podstawie wykazu podatników VAT (tzw. białej listy).

W praktyce oznacza to, że ustawodawca powiązał proces płatności z cyfrowym obiegiem faktur. Nie wystarczy już posługiwanie się wewnętrznym numerem faktury (np. FV/2027/01/01). Po wejściu w życie przepisów systemy bankowe i instytucje płatnicze będą musiały umożliwić wskazanie numeru KSeF nadanego przez system Ministerstwa Finansów. Jeżeli płatność realizowana jest pomiędzy czynnymi podatnikami VAT, a faktura została już zarejestrowana w KSeF, w tytule przelewu konieczne będzie wskazanie odpowiedniego identyfikatora.

Tym samym numer KSeF nie będzie wymagany w każdym przelewie, lecz wyłącznie w określonych relacjach B2B przy płatnościach za faktury ustrukturyzowane. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek ten nie obowiązuje obecnie – zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

 

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Wystaw pierwszą fakturę  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

Kto musi podawać numer KSeF w przelewie bankowym?

W literaturze przedmiotu wskazuje się, że: Zgodnie z przepisami zawartymi w komentowanym artykule niektórzy podatnicy dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane wystawione przez określonych podatników mają obowiązek podawania przy dokonywaniu płatności bezgotówkowych albo numeru identyfikującego fakturę, której dotyczy płatność, albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF. Obowiązek ten istnieje w przypadku płatności bezgotówkowej realizowanej w formie polecenia przelewu albo z wykorzystaniem innego instrumentu płatniczego, w przypadku którego możliwe jest określenie tytułu płatności. Jeśli faktura jest opłacana gotówkowo, względnie płatność za nią następuje z wykorzystaniem takiego instrumentu płatniczego, przy korzystaniu z którego nie można wskazać tytułu płatności – np. w przypadku płatności kartą płatniczą czy też BLIK-iem – to wówczas nie ma obowiązku podawania numeru faktury (identyfikatora zbiorczego). Obowiązek odpowiedniego oznaczenia płatności powstaje w przypadku, gdy płatność jest dokonywana na rzecz podatnika VAT czynnego przez podatnika VAT czynnego. Płatności dokonywane na rzecz podatnika, który nie jest podatnikiem VAT czynnym, nie podlegają obowiązkowi podania w tytule płatności numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej (względnie identyfikatora zbiorczego) (…) Płatność dokonywana przez podmiot, który nie jest podatnikiem VAT czynnym, nie musi być oznaczona numerem KSeF faktury ustrukturyzowanej (względnie identyfikatorem zbiorczym). Jeśli osoba trzecia dokonuje płatności za faktury ustrukturyzowane, to wówczas także ma obowiązek oznaczenia płatności numerem KSeF faktury (względnie identyfikatorem zbiorczym), o ile sprzedawca towarów lub usług jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (w momencie dokonywania płatności) oraz nabywca jest podatnikiem VAT czynnym.

Z powyższego wynika, że obowiązek podania numeru KSeF albo identyfikatora zbiorczego nie ma charakteru powszechnego i dotyczy wyłącznie określonych podmiotów oraz sytuacji:

I. PODATNICY VAT CZYNNI JAKO PODSTAWOWY ZAKRES OBOWIĄZKU

Obowiązek dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której:

• płatności dokonuje podatnik VAT czynny,
• na rzecz innego podatnika VAT czynnego,
• w związku z zapłatą za fakturę ustrukturyzowaną (KSeF),
• przy użyciu przelewu bankowego lub innego instrumentu umożliwiającego wpisanie tytułu płatności.

W takim przypadku w tytule przelewu należy wskazać numer KSeF albo identyfikator zbiorczy.

II. OSOBY TRZECIE DOKONUJĄCE PŁATNOŚCI

Obowiązek obejmuje również podmioty trzecie dokonujące zapłaty za cudzą fakturę (np. factoring, spółka matka płacąca za spółkę zależną), o ile spełnione są pozostałe warunki, tj.:

• sprzedawca jest VAT czynnym podatnikiem,
• nabywca jest VAT czynnym podatnikiem.

WAŻNE – numer KSeF w tytule przelewu należy wskazać w przypadku dokonywania płatności bezgotówkowej za fakturę ustrukturyzowaną pomiędzy podatnikami VAT czynnymi, jeżeli wykorzystywany instrument płatniczy umożliwia wpisanie tytułu przelewu. Obowiązek ten dotyczy zarówno nabywcy dokonującego zapłaty, jak i podmiotu trzeciego regulującego należność w jego imieniu, o ile spełnione są ustawowe warunki dotyczące statusu stron transakcji oraz faktury objętej systemem KSeF.

Kiedy nie trzeba podawać numeru KSeF w tytule płatności?

Wprowadzenie nowych przepisów nie oznacza, że każdy przelew w obrocie gospodarczym będzie musiał zawierać identyfikator ustrukturyzowany. Istnieje szereg sytuacji, w których podanie numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) nie jest wymagane.

Obowiązek ten nie występuje, gdy:

STATUS STRON TRANSAKCJI JEST INNY NIŻ VAT CZYNNY

Jeśli choć jedna ze stron transakcji (Ty lub Twój kontrahent) nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, wymóg podania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) nie jest wymagany. Dotyczy to więc wszystkich zakupów dokonywanych przez osoby prywatne (B2C) oraz transakcji z przedsiębiorcami korzystającymi ze zwolnienia podmiotowego z VAT

WYKORZYSTYWANA JEST FORMA PŁATNOŚCI BEZ TYTUŁU PRZELEWU

Obowiązek dotyczy tylko tych form płatności, które pozwalają na edycję pola „tytuł płatności”. Dotyczy to płatności realizowanych:

• kartą płatniczą,
• systemem BLIK,
• gotówką.

FAKTURA NIE POSIADA JESZCZE NUMERU KSEF

W sytuacjach awaryjnych lub podczas ogłoszonej niedostępności systemu, faktury mogą być wystawiane w trybie offline. Dopóki taki dokument nie zostanie wprowadzony do systemu centralnego i nie otrzyma oficjalnego numeru identyfikacyjnego, w tytule przelewu nie wskazuje się identyfikatora KSeF. W takim przypadku należy zastosować standardowy numer faktury nadany przez program księgowy.

Co więcej, obowiązek uzupełnienia numeru KSeF w tytule płatności powstaje tylko wtedy, gdy dany numer fizycznie istnieje w momencie zlecania przelewu. Jeśli płatność jest realizowana zanim faktura „offline” zostanie przetworzona przez system ministerialny, stosowanie tradycyjnych oznaczeń (numeru własnego faktury) uznaje się za prawidłowe i wystarczające.

Obowiązek podania numeru KSeF a rodzaj płatności

Numer KSeF w płatnościach w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP)

Zgodnie z przepisem art. 108a sut. 3 pkt 3 ustawy o VAT Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje: numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Obowiązek podawania numeru KSeF obejmie również płatności realizowane w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Od 1 stycznia 2027 r. w komunikacie przelewu MPP konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury, której dotyczy płatność.

Jednocześnie zmianie ulegnie sposób dokonywania płatności zbiorczych. Obecnie płatność zbiorcza może obejmować wszystkie faktury wystawione przez jednego kontrahenta za określony okres. Po zmianach podatnik będzie mógł dokonać zapłaty za wybrane faktury. W takim przypadku:

• zamiast wskazywania okresu rozliczeniowego,
• konieczne będzie podanie identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w systemie KSeF, odpowiadającego fakturom objętym daną płatnością.

Co się zmieni w kontekście MPP od 2027 roku?

Od 1 stycznia 2027 r. w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) wprowadzane zostaną istotne zmiany związane z obsługą faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Dotyczą one przede wszystkim sposobu identyfikowania faktur w komunikacie przelewu oraz zasad płatności zbiorczych.

Najważniejsze zmiany obejmują:

• obowiązek podawania numeru KSeF w komunikacie przelewu MPP,
• zmianę zasad realizacji płatności zbiorczych,
• zastąpienie dotychczasowego okresu rozliczeniowego identyfikatorem zbiorczym.

Więcej na temat: KSeF a split payment – jak Krajowy System e-faktur wpływa na mechanizm podzielonej płatności?

Płatności z numerem KSeF lub identyfikatorem zbiorczym od 1 stycznia 2027 r.

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. zmieniającej ustawę o VAT, nowe brzmienie przepisów dotyczących oznaczania płatności (art. 108a oraz art. 108g) znajdzie zastosowanie do transakcji dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. Od tej daty podawanie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego stanie się stałym elementem rozliczeń bezgotówkowych pomiędzy czynnymi podatnikami VAT. Obowiązek ten dotyczy nie tylko nabywców, ale również podmiotów trzecich płacących w ich imieniu oraz sprzedawców realizujących płatności w formie polecenia zapłaty.

Podsumowanie

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach bankowych nie ma charakteru powszechnego i dotyczy wyłącznie określonych sytuacji, przede wszystkim płatności realizowanych pomiędzy podatnikami VAT czynnymi za faktury ustrukturyzowane. Kluczowe znaczenie mają przy tym zarówno forma płatności, jak i moment nadania fakturze numeru w systemie KSeF. Jednocześnie należy podkreślić, że obowiązek ten zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., co daje podatnikom czas na odpowiednie przygotowanie się do nowych wymogów. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia rozwiązań umożliwiających prawidłowe identyfikowanie faktur w przelewach, w tym korzystanie z numerów KSeF lub identyfikatorów zbiorczych.

W konsekwencji KSeF nie tylko porządkuje obieg faktur, ale również istotnie wpływa na sposób regulowania zobowiązań, zwiększając transparentność i automatyzację rozliczeń w obrocie gospodarczym.