Czy można anulować fakturę po zapłacie?

×

W większości przypadków, zwłaszcza gdy faktura została przekazana kontrahentowi, opłacona lub wystawiona w KSeF, właściwym sposobem poprawienia rozliczeń będzie wystawienie faktury korygującej.

W artykule wyjaśniamy, kiedy anulowanie faktury jest możliwe, jak prawidłowo je przeprowadzić, czym różni się od faktury korygującej oraz jakie zasady obowiązują w przypadku faktur wystawianych w KSeF.

Czy można anulować fakturę?

Choć przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT) nie regulują procedury anulowania faktur, to nie oznacza to, że przedsiębiorca w żadnym przypadku nie może anulować błędnie wystawionego dokumentu. Możliwość anulowania faktury została wypracowana w praktyce stosowania prawa – zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne, które od wielu lat przyjmują, że w wyjątkowych sytuacjach podatnik może anulować wystawioną fakturę, jeżeli nie dokumentuje ona rzeczywistego zdarzenia gospodarczego.

Przykładowo, w wyroku WSA w Gliwicach z dnia 27 stycznia 2021 r., sygn. akt I SA/Gl 1175/20 wskazano, że:

• Przesłanka niewprowadzenia faktury VAT do obrotu prawnego, która warunkuje dopuszczalność anulowania faktury VAT, sprowadza się do tego, ażeby podatnik, który tę fakturę VAT wystawił, posiadał jej oba egzemplarze oraz szczegółowo opisał przesłanki jej anulowania, a w konsekwencji tego determinuje brak ryzyka bezpodstawnego pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury VAT anulowanej przez nabywcę.
• W kontekście anulowania faktury należy również mieć w polu widzenia art. 106j ust. 1 u.p.t.u. Zgodnie z tym przepisem korekty faktury można dokonać wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, przy czym żaden z nich nie odnosi się do sytuacji wystawienia dokumentu, jakim jest faktura VAT, w razie niezrealizowania transakcji (braku dostawy towaru lub wykonania usługi).

Z kolei w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 kwietnia 2016 r., ILPP1/4512-1-43/16-2/AP wskazano, że:

• Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
• W przypadku anulowania faktury sprzedawca (podmiot sporządzający faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Natomiast w literaturze przedmiotu wskazano wprost, iż za niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego można uznać w szczególności sytuację, gdy:

• faktura nie została przekazana kontrahentowi;
• faktura została wprawdzie wysłana, jednak nie została doręczona kontrahentowi;
• faktura została doręczona kontrahentowi, lecz następnie została zwrócona wystawcy, który dysponuje zarówno oryginałem, jak i kopią dokumentu, a kontrahent nie ujął jej w swoich ewidencjach podatkowych [tak J. Matarewicz [w:] Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, Gdańsk 2026, art. 106(j)].

Warunkiem zastosowania anulowania jest jednak również to, aby faktura nie dokumentowała rzeczywiście dokonanej czynności, tj. aby nie doszło do dostawy towarów ani wykonania usługi.

Zatem, kiedy można anulować fakturę? Można przyjąć, że anulowanie faktury jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy łącznie zostaną spełnione dwa warunki:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego;
• faktura dokumentuje czynność, która w rzeczywistości nie została dokonana.

Jeżeli oba powyższe warunki są spełnione, przedsiębiorca może anulować fakturę. Natomiast w sytuacji, gdy dokument został już wprowadzony do obrotu prawnego lub potwierdza rzeczywiście wykonaną transakcję, jego anulowanie nie jest dopuszczalne. W takim przypadku właściwym sposobem usunięcia błędów jest wystawienie faktury korygującej.

Przykład:

Tomek Nowak prowadzi sklep internetowy z elektroniką. Jeszcze przed wysyłką zamówionego towaru wystawił fakturę dla klienta. Tego samego dnia klient odstąpił od zakupu, a faktura nie została wysłana ani udostępniona nabywcy. Ponieważ sprzedaż nie została zrealizowana, a faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, Tomasz Nowak może ją anulować.

Czy można anulować opłaconą fakturę?

Sama zapłata za fakturę nie została wskazana w Ustawie o VAT jako okoliczność wyłączająca możliwość jej anulowania. W praktyce jest jednak traktowana jako jeden z najważniejszych argumentów świadczących o tym, że faktura została zaakceptowana przez strony i funkcjonuje już w obrocie prawnym. Jeżeli nabywca uregulował należność wynikającą z faktury, oznacza to zazwyczaj, że uznał istnienie zobowiązania oraz zaakceptował dokument stanowiący podstawę rozliczenia. W takiej sytuacji nie są już spełnione przesłanki pozwalające na anulowanie faktury, ponieważ dokument wywołał skutki gospodarcze i podatkowe.

Co do zasady zatem opłaconej faktury nie można anulować. Jeżeli zawiera ona błędy albo po jej wystawieniu zmieniły się okoliczności transakcji, właściwym sposobem poprawienia rozliczeń jest wystawienie faktury korygującej zgodnie z przepisem art. 106j ustawy o VAT.

Należy jednak pamiętać, że o możliwości anulowania faktury nie decyduje wyłącznie fakt dokonania zapłaty. Kluczowe znaczenie ma to, czy dokument został wprowadzony do obrotu prawnego oraz czy dokumentuje rzeczywiście dokonaną czynność. W praktyce jednak zapłata niemal zawsze oznacza, że oba te warunki nie są już spełnione, dlatego anulowanie opłaconej faktury należy traktować jako sytuację wyjątkową.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?

Co do zasady, jeżeli wystawiona faktura zawiera błędy lub po jej wystawieniu nastąpiły okoliczności wpływające na treść dokumentu, właściwym sposobem ich uwzględnienia jest wystawienie faktury korygującej. Jest to podstawowy mechanizm przewidziany przez ustawę o VAT do poprawiania nieprawidłowości w wystawionych fakturach.

Zgodnie z przepisem art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą należy wystawić w szczególności wtedy, gdy:

• zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku,
• nastąpił zwrot towarów lub opakowań,
• nabywcy zwrócono całość lub część otrzymanej wcześniej zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W praktyce oznacza to, że faktura korygująca znajduje zastosowanie zarówno wtedy, gdy konieczne jest poprawienie błędu popełnionego przy wystawianiu faktury, jak i w sytuacji, gdy po dokonaniu sprzedaży zmieniły się okoliczności wpływające na sposób jej rozliczenia. Za pomocą faktury korygującej można skorygować m.in. dane nabywcy, cenę, ilość towarów, stawkę VAT czy wartość sprzedaży. Istotne znaczenie ma również to, czy pierwotna faktura została już wprowadzona do obrotu prawnego. Jeżeli dokument został przekazany kontrahentowi i może wywoływać skutki podatkowe lub gospodarcze, jego anulowanie nie jest co do zasady dopuszczalne. W takiej sytuacji wszelkie błędy należy usunąć poprzez wystawienie faktury korygującej.

Odmiennie należy ocenić przypadki, w których faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i jednocześnie nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności. W takich okolicznościach, zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych i sądów administracyjnych, możliwe jest anulowanie faktury zamiast wystawiania korekty.

Stanowisko organów podatkowych – kiedy anulowanie faktury jest dopuszczalne?

Aktualna praktyka organów podatkowych potwierdza, że anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie wyjątkowo. Dobrym przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 września 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.427.2024.2.MB.

Przedsiębiorca zawarł z kontrahentem umowę o współpracy. W jej ramach przekazał urządzenia do bezpłatnego używania, zastrzegając jednocześnie obowiązek ponoszenia określonych opłat w razie niewywiązania się z warunków umowy. Po uznaniu, że kontrahent naruszył postanowienia umowy, przedsiębiorca wystawił faktury dokumentujące naliczone opłaty.

Kontrahent od początku kwestionował zasadność tych należności. Nie zaksięgował faktur, odesłał ich oryginały do wystawcy i odmówił zapłaty.

Spór trafił do sądu i prawomocnym wyrokiem sąd oddalił powództwo przedsiębiorcy, uznając, że naliczone opłaty były nienależne. Powstała więc wątpliwość, czy przedsiębiorca może anulować wystawione faktury i odzyskać zapłacony wcześniej podatek VAT.

Organ podatkowy uznał, że w tej sprawie anulowanie faktur było dopuszczalne, a decydujące znaczenie miały dwie okoliczności:

• faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, ponieważ kontrahent odesłał ich oryginały i nie ujął ich w swoich rozliczeniach,
• dokumentowały czynności, które – zgodnie z prawomocnym wyrokiem sądu – w rzeczywistości nie rodziły obowiązku zapłaty.

W konsekwencji Dyrektor KIS potwierdził, że przedsiębiorca mógł anulować faktury oraz skorygować podatek należny za okresy, w których pierwotnie wykazał VAT.

Interpretacja ta pokazuje, że samo wystawienie faktury nie przesądza jeszcze o powstaniu obowiązku podatkowego. Jeżeli okaże się, że dokument nie potwierdza rzeczywiście wykonanej czynności, a jednocześnie nie został skutecznie wprowadzony do obrotu, jego anulowanie może być prawidłowym rozwiązaniem.

Anulowanie faktury czy faktura korygująca – porównanie

Tym samym anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego oraz nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności. We wszystkich pozostałych przypadkach właściwym sposobem poprawienia rozliczeń jest wystawienie faktury korygującej.

Czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF?

O ile w przypadku faktur wystawianych poza KSeF w wyjątkowych sytuacjach możliwe było ich anulowanie, o tyle faktury, które zostały skutecznie wystawione w KSeF, co do zasady nie mogą zostać anulowane ani usunięte z systemu.

Wynika to z konstrukcji KSeF. Faktura uznawana jest za wystawioną z chwilą nadania jej numeru identyfikującego w systemie. Od tego momentu zostaje wprowadzona do obrotu prawnego, a więc nie jest już spełniona jedna z podstawowych przesłanek pozwalających na jej anulowanie.

Oznacza to, że jeżeli po nadaniu numeru KSeF przedsiębiorca stwierdzi błąd w fakturze, powinien go usunąć poprzez wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to zarówno błędów formalnych, jak i pomyłek dotyczących wartości sprzedaży czy danych nabywcy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na faktury wystawione na błędny numer NIP. W takim przypadku Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie należy zmieniać numeru NIP na fakturze korygującej. Prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej „do zera” dla faktury z błędnym numerem NIP oraz wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi nabywcy.

Najważniejsze wnioski:

• faktury wystawionej w KSeF nie można anulować ani usunąć z systemu;
• nadanie numeru KSeF oznacza, że faktura została wprowadzona do obrotu prawnego;
• wszelkie błędy w fakturach wystawionych w KSeF usuwa się poprzez wystawienie faktury korygującej;
• w przypadku błędnego numeru NIP nabywcy konieczne może być wystawienie korekty „do zera” oraz nowej faktury z prawidłowymi danymi.

Przykład:

Przedsiębiorca omyłkowo wystawił fakturę w KSeF dla niewłaściwego kontrahenta. Błąd zauważył kilka minut później. Mimo że faktura nie została jeszcze opłacona, nie można jej anulować. Jedynym sposobem usunięcia skutków pomyłki jest wystawienie odpowiedniej faktury korygującej.

Więcej na temat: Anulowanie faktury w KSeF – czy będzie możliwe?

Podsumowanie

Choć pojęcie anulowania faktury jest powszechnie używane w praktyce gospodarczej, nie zostało uregulowane w przepisach ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nigdy nie może anulować błędnie wystawionego dokumentu. Taką możliwość dopuszczają organy podatkowe oraz sądy administracyjne, ale wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Kluczowe znaczenie mają dwa warunki – faktura nie może zostać wprowadzona do obrotu prawnego oraz nie może dokumentować rzeczywiście dokonanej dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, właściwym rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej.

Najprościej zapamiętać jedną zasadę – jeżeli faktura nie opuściła jeszcze przedsiębiorstwa i nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, w wyjątkowych przypadkach możliwe jest jej anulowanie. Jeżeli natomiast została przekazana kontrahentowi, wywołała skutki prawne, została opłacona lub wystawiona w KSeF, co do zasady należy ją skorygować, a nie anulować. Znajomość tych zasad pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach VAT oraz ograniczyć ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe.