Jak sprawdzić czy kontrahent jest zarejestrowany w VAT UE?

Zobacz nasz film podsumowujący najważniejsze informacje na temat VAT UE

Z pomocą przychodzi platforma VIES UE – akronim od angielskiego „VAT Information and Exchange System”, a zatem Systemu Wymiany Informacji o VAT. Jak sprawdzić kontrahenta unijnego z jej zastosowaniem? Co można na niej znaleźć? Na jakiej zasadzie funkcjonuje? Dlaczego warto zdać się na zawarte w niej dane? Zapraszamy do lektury.

Jak sprawdzić VAT UE: czym jest VIES?

Komisja Europejska nie ponosi przy tym odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości co do prawdziwości danych, jakie znaleźć można w wyszukiwarce VAT UE, gdyż stanowi ona jedynie agregat informacji pochodzących z krajowych baz danych i to na tym poziomie następuje ich wprowadzanie, korekta i kontrola.

Jak sprawdzić kontrahenta unijnego za pomocą wyszukiwarki VAT UE?

Sprawdzenia NIP-u unijnego nie jest skomplikowane. Wystarczy wskazać państwo członkowskie pochodzenia danego przedsiębiorcy oraz jego numer VAT UE.

W odpowiedzi na te dane system powinien udzielić informacji co do statusu określonego numeru VAT. Może on być aktywny lub nieaktywny.

Ten pierwszy oznacza, iż dany przedsiębiorca jest zarejestrowany jako europejski płatnik VAT-u, podczas gdy drugi wskazuje, iż na chwilę weryfikacji wskazanych danych status ten nie został dochowany. Co należy podkreślić, status ten jest aktualny na dzień wyszukiwania. Dlatego też istotne jest, aby sprawdzać go w dniu dokonania transakcji. Ewentualne późniejsze zmiany pozostają bez wpływu na prawo do stosowania stawki VAT lub zasad opodatkowania właściwego dla przeprowadzenia transakcji europejskiej.

Informacja o aktywnym statusie danego przedsiębiorcy może, ale nie musi być uzupełniona o dane identyfikujące podatnika, takie jak jego nazwa lub adres. Niejednorodne wyniki wyszukiwania są w tym przypadku następstwem indywidualnych polityk i regulacji prawnych państw członkowskich odnośnie do poziomu ochrony danych.

Brak aktywnego statusu przedsiębiorcy jako płatnika VAT-u EU może z kolei wynikać z szeregu okoliczności, takich jak nieistnienie danego numeru VAT, brak jego aktywacji, brak dopełnienia procesu rejestracji lub wykreślenie z bazy danych podatników VAT – system nie wskazuje jednak konkretnego powodu ani terminu utraty omawianego statusu. Możliwe również, że nastąpiła pomyłka podczas wpisywania lub przekazywania danych identyfikacyjnych. Jeżeli jest się zaś pewnym odnośnie do prawidłowości wprowadzonych danych oraz statusu europejskiego płatnika VAT-u należy zwrócić się do właściwego organu administracji podatkowej i wyjaśnić zaistniałą sytuację.

Dlaczego posiadanie NIP-u UE jest ważne?

Obowiązek posiadania NIP-u UE spoczywa na każdym podmiocie chcącym zrealizować transakcję wewnątrzwspólnotową. Celem rejestracji powinien on uzupełnić formularz VAT-R, a następnie złożyć go w urzędzie samodzielnie, za pośrednictwem poczty lub w formie elektronicznej opatrzonej bezpiecznym kwalifikowanym podpisem.

Ci, którzy są już zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT-u lub którzy zostali zwolnieni z podatku, zgłaszają jedynie aktualizację danych, wypełniając formularz.

Potwierdzenie rejestracji podatnika VAT-u EU jest warunkiem zastosowania 0-procentowej stawki VAT. Chcąc przeprowadzić transakcję wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (sprzedaży i wywozu towarów na teren innego państwa członkowskiego, w związku z którymi przysługują ulgi podatkowe) konieczne jest, aby strony transakcji posiadały status podatników zarejestrowanych dla celów WDT.